テレワーク移行の書類にまつわるお悩み解決方法をスキャニング業界のプロが解説！

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テレワーク実施の際、仕事場所をオフィスから各従業員の自宅へ移すにあたって「紙の書類の取り扱い方法をどうすべきか」は多くの企業様がお悩みになられる課題のひとつではないでしょうか？
そこで今回は、書類のデータ化を行うプロであるスキャニング代行業者様に特別にお話をお伺いいたしました！

スキャンマン株式会社の代表取締役社長・杉本勝男様と取締役・大内和也様のお二方に、テレワークにおける書類関係のお悩みの解決方法を解説いただいております。

テレワークの導入をご検討されている事業者様や、書類を扱う業務の効率化にお悩みの事業者様はぜひ最後までご覧ください。

テレワークが浸透した今改めて確認したいスキャニング代行サービスのメリット

今回は、スキャンマン株式会社の代表取締役社長・杉本勝男様と取締役・大内和也様にご協力いただきました。

杉本勝男
スキャンマン株式会社代表取締役社長。
名古屋工業大学在学中、電子書籍事業の会社を設立。
その後、オフィス内文書や本のスキャン需要に目をつけ、派遣型スキャン代行サービスを事業を開始。
2013年にスキャンマン株式会社を創設。
2019年にはSaaSやiPaaSサービスを組み合わせた業務効率化支援サービスを提供する、株式会社働き方改革チーム長を設立。

大内和也
スキャンマン株式会社　取締役。
専修大学在学時に杉本と出会い、アルバイトとして派遣型スキャン代行サービスに参画。
サービスの基礎を築き、2013年にスキャンマン株式会社を創設。

テレワークの大きな課題・書類関連業務の解決方法

感染症拡大防止の観点から、オンライン取材でお話を伺いました。
（写真左上：杉本様、右上：大内様、左下：EMEAO!城下、右下：EMEAO!望月）

――コロナ禍をきっかけに、テレワークを始められる企業様が増えています。
貴社にスキャニングを依頼されるお客様の中でも、テレワークに関連した書類のデータ化などに関するご相談をされる方は増えているのでしょうか？

杉本様：はい。テレワーク関連でいただくご相談は大きく2種類あります。
まず1つ目は、出社していない間に会社に届く郵便物をどうやって閲覧できるようにするか。
2つ目は、昨年話題になった「はんこを押すためだけに出社する」問題を解決したいというご相談です。

――やはりテレワークの実施において紙の書類の扱いは大きな課題となっているのですね。
それぞれどうすればスムーズに解決できるのか、スキャニングのプロの目線でアドバイスをいただけますでしょうか？

大内様：まず、会社に届く郵便物については弊社の派遣型スキャンサービスをお役立ていただくことで解決が可能です。
週に一度など決められたタイミングでスタッフがお客様のオフィスにお伺いし、郵便物をスキャンして会社のサーバーなどご指定の場所にアップロードいたします。 そうすることで、スキャンした郵便物のデータを皆様のご自宅でも閲覧可能になります。

スキャナーやPCなど必要な機材はもちろん弊社で用意いたしますので、訪問時にご担当者の方にご対応いただくだけで特別な準備は必要ありません。

提供：スキャンマン株式会社

――派遣型サービスであれば、都度書類をスキャニング代行会社に郵送する手間がないので効率的ですね！
続いて、書類の押印に関する問題についてもぜひお聞かせください。

大内様：実は弊社では、スキャニング業務に関連する各種クラウドサービスの提案や導入支援なども行っています。
契約書の押印については電子契約書サービスを導入すれば解決できるので、お客様の業態やご希望の条件などをお伺いして 最適なサービスを紹介していますね。
その上で、既存の紙の契約書は我々のほうでスキャンして電子契約システムにお取り込みいたします。

これにより、今まで紙で発行していた契約書とシステムで発行した電子契約書を同じところで一元管理できるような仕組みも提供可能です。

――サービスの導入支援と従来の書類のデータ化を一括で行っていただけるのはスキャニング代行会社様ならではの強みですね。
ちなみに、コロナ禍以前はどのようなお問い合わせが多かったのでしょうか？

杉本様：今までは、オフィスの引っ越しやレイアウト変更をきっかけにこれまで スペースを圧迫していた書類のデータ化をお考えになり、その結果スキャニングをご依頼されるというお客様が多かったです。
今年に入ってからも同様のタイミングでのご相談は多くいただいております。

しかし、今までと異なるのは、オフィス移転や縮小をご検討される背景に、「テレワークを中心とした業務形態の変更」が多く見られるようになったという点です。

大内様：コロナ禍が後押しになってオフィスの移転が増えたという印象は確かにありますね。

月10部 ～の少部数でもスキャニング代行を利用する大きなメリットが

提供：スキャンマン株式会社

――個人的な印象ですが、スキャニング代行をご利用される企業様は、何千、何万枚もの大量の書類のスキャンをご依頼されるイメージがあります。もっと少ない枚数でご利用されるお客様もいらっしゃるのでしょうか？

大内様：もちろんいらっしゃいます。

弊社では、大量の書類のスキャニングを派遣型もしくは郵送型で行うスキャニングサービスと、スタッフが定期的に訪問して少量の書類をスキャンするスキャンマン定期便という主に2つのプランをご用意しております。

少ないお客様ですと、月に10～20部 程度の契約書のスキャンでご利用いただいていますね。

――素人考えで恐縮ですが、10～20部 程度であれば自社の複合機でスキャンして済ませる企業様が多いイメージがあります。自社で対応できる程度の部数 であってもスキャニング代行を利用するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか？

大内様：それこそ先ほどのお話にあった、テレワークを基本として可能な限り従業員を出社させない方針をとられている企業様は、少量のスキャニング代行を定期的にご利用いただいています。
それに、 自社の限られたリソースはスキャニングの作業時間に使うよりも自社のために使っていただいたほうが有効活用できますよね。

また、 スキャンの作業だけでなく、 スキャンしたデータのファイル名の入力でもヒューマンエラーは起きてしまうものです。
弊社ではそういったチェックの体制も確立していますので、ミスを防ぎ自社のリソースを有効活用していただくという点で、少量であってもスキャニング代行をご利用されるメリットはあります。

高品質なスキャニング実現のために大切なこと

提供：スキャンマン株式会社

――確かにおっしゃる通り、スキャン一つひとつはそこまで時間のかからない作業であっても、その作業時間が積み重なることを考えると本来の業務に集中できる環境であるほうが望ましいですよね。
効率的かつチェック体制が整った高品質なサービスを提供されるにあたり、貴社で大切にされていることをお伺いしてもよろしいでしょうか？

杉本様：お客様に求められている以上のクオリティを出すことを心がけています。
ヒアリングの際はお客様の言葉から一歩踏み込んだ内容を汲み取ることを大切にしており、実際の作業の際は書類のゆがみや折れなどのないよう丁寧な作業を徹底しています。

弊社のスキャニング作業は、スタッフの教育体制を確立することで一定の品質を保っています。
新人スタッフがいきなり現場作業に入るのではなく、まずは数日間かけて社内研修を行い、それから少しずつスキャニングの現場に同行するという段階を踏んだ教育制度でクオリティを担保しています。

大内様：直接お客様と接する以外の部分では、社内の人間関係も重視しています。
弊社では、社内の空気や人間関係がお客様に提供するサービスの品質に直結するという考えのもと、

①他責的な考え方をしない
②社内の士気が下がるようなことはしない
③長期的な視点で生産性を意識する
④前向きさ・向上心をもつ

という4 つの考えが社内の文化として浸透するように心がけています。

――社内での精神面・技術面両方の教育がきめ細やかなサービスに結びついているのですね。
杉本様、大内様、本日はお話をお聞かせいただきありがとうございました！

テレワークにまつわる書類のお悩みは派遣型スキャンサービスの活用で解決できます！

今回は、スキャンマン株式会社の代表取締役社長・杉本勝男様と取締役の大内和也様にお話を伺いました。

テレワークを始められる多くの企業様にとって、「出社しない状況で紙の書類をどう扱うか」という問題は非常に悩ましい問題のひとつです。

派遣型スキャニング代行サービスや電子システムを活用したデータの一元管理によって紙の書類にまつわるお悩みは解決できますので、この機会にスキャニング代行サービスのご利用をご検討してみてはいかがでしょうか？

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