物流倉庫の外注で起こりがちなトラブルとは？事例や対策方法を詳しく解説

物流倉庫の外注は、適切な在庫管理や業務を効率化できます。しかし、在庫管理のミスや商品の破損など、トラブルが発生する可能性はゼロではありません。

この記事では、物流倉庫の外注で起こりがちなトラブルを解説します。対策方法もあわせて紹介するので、トラブルを未然に防ぐためにも参考にしてください。

物流倉庫の外注でよくあるトラブル

物流倉庫を外注する際に、よくあるトラブルについて把握しておきましょう。

• 在庫管理ミスによる納期遅れ
• 商品の破損・紛失
• 契約違反や不当な請求
• システム障害による出荷停止
• ピッキングミスによる誤出荷
• コミュニケーション不足による誤配

それぞれ解説します。

在庫管理ミスによる納期遅れ

商品が正しく管理されていないと、必要なときに在庫が揃わず、納期が遅れる可能性があります。これによって、顧客満足度の低下につながります。

反対にシステム上では在庫があるにもかかわらず、実際には品切れしていた場合は、余分に在庫を発注してしまうことも。在庫管理ミスによる納期遅れは、企業のイメージが悪化する可能性があるため、早期発見と迅速な対応が大切です。

商品の破損・紛失

下記のように、商品の破損や紛失するトラブルが発生することもあります。

• 荷物の積み下ろし時の乱暴な扱い
• 温度管理が必要な商品の不適切な保管
• 不十分なセキュリティ対策による盗難

高価な商品が倉庫内で破損した際は、企業の損失が大きく、経済的ダメージにつながるでしょう。特別な梱包や保管方法を指定し、さらに監視カメラの設置も行うことで、このような事態を避けられます。

契約違反や不当な請求

契約違反や不当な請求は、物流倉庫の外注において深刻な法的トラブルを起こす恐れがあります。契約内容の不明確さ、倉庫業者の不誠実な行動などが原因として挙げられます。

このようなトラブルは、予期せぬコスト増加や業務の混乱を引き起こすため、事前に対策を行うことが大切です。まずは契約書を詳細に確認し、すべての条件を明確にしましょう。

また、定期的に請求内容をチェックし、不審な点があればすぐに業者に問い合わせることで、未然にトラブルを防げます。

システム障害による出荷停止

システム障害によって出荷停止になると、物流倉庫の外注において深刻な業務中断を引き起こします。原因として考えられるのは、下記の4つです。

• 在庫管理システムの不具合
• サーバーダウン
• ネットワーク生涯
• サイバー攻撃

出荷の遅延や停止が起きてしまうと、顧客満足度が低下し、売り上げ機会の損失などの問題が起きます。システム障害を完全に防ぐのは難しいです。しかし適切な予防策と迅速な対応を行うことで、その影響を最小限に抑えられるでしょう。

ピッキングミスによる誤出荷

ピッキングミスによる誤出荷は、下記のような原因で起こります。

• 作業者の不注意
• 不適切な商品配置
• 類似商品の混同
• システムエラー

たとえば、異なる商品を誤って選択する、同じ商品の異なるサイズや色を間違えるなどのトラブルが起こりがちです。顧客に正しい商品が届かないと、クレームが発生する原因になります。

トラブルを防止するためには、ピッキングリストの詳細な確認と二重チェックを徹底することが効果的です。

コミュニケーション不足による誤配

業者との連携がうまくいかず、情報共有が不十分だと、誤った場所に商品が配送される可能性があります。配送先の変更や特別な指示が正確に伝わっていないと、誤配が発生します。

このようなトラブルを防ぐためには、定期的なミーティングや報告体制を設けることが大切です。業者との円滑なコミュニケーションを図り、情報共有を徹底することが、トラブル防止につながります。

物流倉庫外注のトラブルを防止する方法

物流倉庫の外注でありがちなトラブルは、下記の方法で防げます。

• 信頼できる倉庫業者を選ぶ
• 定期的な在庫確認と業者との連絡をとる
• 明確な契約内容の作成・確認を怠らない

それぞれ詳しく解説します。

信頼できる倉庫業者を選ぶ

過去の実績や顧客評価を確認し、信頼性の高い業者を選びましょう。倉庫業者の設備や管理体制を実際に見学し、セキュリティや作業環境をチェックすることで、より検討しやすくなります。

また、業者のサービス品質や顧客対応などにおいて、公式サイトやSNS上で実際の利用者の声を確認するのもおすすめです。業者との長期的な関係を築くことで、安心して物流業務の外注を実現できます。

定期的な在庫確認と業者との連絡をとる

定期的に在庫のチェックを行い、在庫管理システムのデータと実際の在庫が一致しているかを確認することで、トラブルを防げます。また、業者との連絡を密にとり、在庫状況や出荷計画を共有することも大切です。

万が一、トラブルが発生した際は連絡体制を整えておくことで冷静に対応できます。在庫管理ミスや納期遅れを防ぐためにも、定期的な確認と連絡を徹底しましょう。

明確な契約内容の作成・確認を怠らない

契約する際は、下記の内容を詳細に記載することが大切です。

• サービス内容
• 料金
• 納期
• 対応方法

また、契約前には必ず内容を確認し、不明点や疑問点があれば業者に質問しましょう。とくに違約金や追加費用の条件は、注意深く確認する必要があります。

明確な契約を結ぶことで、トラブル発生時にも迅速に対応でき、円滑な業務運営が可能になるでしょう。

物流倉庫を外注するメリット

物流倉庫を外注するメリットは、下記の4つです。

• コストを削減できる
• 業務の効率化を図れる
• 入出荷数を拡大できる
• ヒューマンエラーを減らせる

詳しく解説します。

コストを削減できる

自社で倉庫を運営する場合、建設費や維持管理費、人件費など、多くのコストがかかります。しかし、外注することで多額の初期投資や継続的な費用を節約できます。

また、倉庫スタッフの雇用、教育、福利厚生などにかかるコストを抑えられるのも魅力です。加えて、最新の技術やシステムへの投資も、自社で行う必要はありません。

コスト削減は企業の収益向上に直結するため、外注の大きなメリットとなります。

業務の効率化を図れる

専門業者は、最新の設備やシステムを導入し、効率的な在庫管理や出荷作業を行います。そのため、自社の業務負担が軽減され、コア業務に集中することが可能になります。

また、専門業者の持つネットワークを活用すれば、配送の効率化や納期短縮も図れます。業務の効率化は、企業の競争力を高めるために大切な要素です。

ただし、効率化を追求するあまり、サービスの品質が低下しないように注意する必要があります。

入出荷数を拡大できる

自社倉庫では対応可能な数が限られていても、外注業者の大規模な施設を利用すれば、季節需要や急な注文増加にも柔軟に対応できます。また、複数の倉庫を使用することで、より広範囲への迅速な配送も可能です。

さらに物流業者は効率的なピッキングや梱包作業を行うため、大量の入出荷を迅速に処理できるのもポイント。これによって、ビジネスの成長に対応したスムーズな物流運営が叶うでしょう。

ヒューマンエラーを減らせる

最新の自動化システムや、バーコード管理システムを導入している業者に依頼することで、ピッキングミスや在庫管理ミスを大幅に削減できます。また、定期的なトレーニングを受けたスタッフが業務を担当するので、作業の精度が向上するのも外注のメリットです。

ヒューマンエラーの削減は、納期遅れや誤出荷の防止につながるため、顧客満足度を高められるでしょう。

物流倉庫の外注先を選ぶポイント

物流倉庫の外注先を選ぶ際は、下記のポイントを参考にしてください。

• 実績と経験が豊富かどうか
• 自社のニーズに合った立地と適切な規模の倉庫か
• 急な需要の変化にも柔軟に対応できるか
• 料金体系を明確にしているか
• 出荷精度や返品処理などのサービスの品質はよいか
• 円滑なコミュニケーションと情報共有が可能か
• セキュリティ対策は万全か

これらのポイントを総合的に評価し、自社のニーズに最も適した業者を選ぶことが重要です。しかし、数多くの物流会社から1社に絞るのは難しく感じる方も多いでしょう。

効率よく最適な業者を見つけるためには、2～3社の物流会社に見積もりを依頼するのがおすすめです。サービス内容や立地、料金などを比較することで、自社にとって最善の選択ができるでしょう。

物流倉庫の外注にかかる費用

物流倉庫を外注する際は、固定費、変動費が発生します。おもな費用は下記のとおりです。

それぞれ詳しく解説します。

固定費

固定費は、定期的に発生する費用のことで、内訳は下記のとおりです。

倉庫管理システムの利用料は、月額または年額で設定される場合が多いのが特徴です。また、これらの固定費は契約内容や規模によって異なります。

なお、一定期間内では変化しないため、予算管理がしやすいという特徴があります。固定費を抑えるためには、必要最小限のスペースと機能を選択し、長期契約による割引が適用される業者を選ぶことが大切です。

変動費

変動費は、物流倉庫の商品の数や業務量に応じて発生する費用のことで、内訳は下記のとおりです。

商品の数によって変動するため、費用を調整できる点が魅力です。また、取り扱っている商品の数に応じた料金設定や、一定数以上の取り扱いに対する割引制度を適用することで、コストの削減が可能になります。

まとめ：トラブルも事前に把握し、自社に最適な外注先を見つけよう

物流倉庫の外注は、多くの企業にとって業務の効率化やコスト削減ができるメリットがあります。ただし、下記のようなトラブルが起こる可能性もあるため、事前に対策する必要があります。

• 在庫管理ミスによる納期遅れ
• 商品の破損・紛失
• 契約違反や不当な請求
• システム障害による出荷停止
• ピッキングミスによる誤出荷
• コミュニケーション不足による誤配

信頼できる業者を選び、契約内容を明確にするなど、予防策を徹底すれば多くのトラブルを回避が可能です。また、固定費と変動費をしっかりと管理し、コスト削減を目指せます。

ぜひ本記事を参考にし、物流倉庫の外注を成功させましょう。