業務を行うオフィスを分散させるメリット・デメリット

このコラムでは、オフィスを分散させるメリット・デメリットと押さえておくべきポイントについて解説します。
オフィスの分散を考えている事業者様は、ぜひご一読ください。

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オフィス分散の3つのメリット

オフィス分散とは、本社やサテライトオフィスへの出勤、自宅でのテレワークなど従業員が業務を行う拠点を複数個所に分散させることです。

オフィス分散には3つの大きなメリットがあります。

メリット①オフィスの固定費の削減につながる

従業員全員が本社に出社して仕事をする従来のスタイルでは、広い床面積のあるスペースが必要になります。
広い床面積のオフィスは家賃が高く、光熱費なども同時にかかってくるので負担が大きくなりがちです。

しかし、オフィスを分散させることで、これらの固定費を削減できます。
毎日全従業員が同時に出社するためのスペースが必要なくなるため、規模の小さいオフィスに引っ越すことで家賃を抑えられます。また、出社人数を減らすことで光熱費の削減も可能です。

メリット②優秀な人材と出会える機会が拡大する

オフィス分散では本社への出社が必須ではなくなるため、本社から離れている地域に住んでいる人でも自宅やサテライトオフィスを使って出社の負担なく業務に携わることができます。
そのため、従来の出勤スタイルでは出会う機会のなかった優秀な人材に入社してもらえる可能性があります。

メリット③さまざまな事態に柔軟に対応できる

自宅やサテライトオフィスなど、自分の好きな場所で働けるため、社会の変化に合わせて柔軟に対応できます。
例えば、リモートワークが推奨される場合、社員は自宅から簡単に業務を開始することが可能です。
また、出社人数が制限される状況においても複数の拠点に社員が分散しているため、容易に実現できます。

オフィス分散のデメリット

オフィス分散ではそれぞれの社員が複数の拠点に分散されるため、リモート環境でも業務を問題なく行うことのできるクラウドサービスや、Web会議ツールなどの導入が必要です。

また、オフィス以外の場所で業務を行う可能性もあるため、業務に使用するPCのセキュリティ対策や、従業員へのセキュリティ教育も行う必要があるため、事前準備にある程度のコストや手間がかかるという点は押さえておきましょう。

オフィス分散をはじめる際に確認したい3つのポイント

オフィス分散の実施をお考えの際は、以下の3つのポイントをご確認ください。

ポイント①システムを導入する

オフィス分散では自宅などオフィス以外の場所でも業務を行うため、リモート体制で働けるようにするためのシステムを導入します。
具体的には下記のようなシステムが必要です。

ポイント②セキュリティの強化

社外の環境から社内ファイルにアクセスする必要が出てくる場合は、セキュリティ強化のために二段階認証の導入やツールの活用を検討しましょう。
また、情報漏えいを防ぐための研修を定期的に行い、システムだけでなく利用する側の従業員への教育も徹底します。

ポイント③評価制度を見直す

オフィス分散ではそれぞれの社員が別の拠点にいるため、業務の進捗状況や勤務態度の確認が難しくなります。
そのため、評価制度を見直してリモート環境下でも適切に社員を評価できる体制を整える必要があるでしょう。

オフィスを分散させるならセキュリティ強化やシステム導入が必須

以上、オフィスを分散させるメリット・デメリット、抑えるべきポイントについて解説しました。

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