オフィスレイアウトを変更する手順やコストダウンする方法を解説

オフィスのレイアウトを変更したいと思っても、具体的な手順や注意点が分からずに悩んでいませんか？

今回の記事ではオフィスレイアウトを変更するメリットや具体的な手順、注意点などを解説します。

依頼する業者を決める際のポイントなども紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

オフィスレイアウトを変更するメリット

オフィスレイアウトを変更することで、以下のメリットがあります。

• 業務の効率化
• 会社のイメージアップ
• コスト削減

より快適で生産性の高い職場環境を実現することで、社員の満足度や働きがいの向上にもつながります。

業務の効率化

部署間のコミュニケーションが重要な場合、関連する部署を近くに配置することで、情報共有やコラボレーションがスムーズになります。また作業内容に合わせてゾーニングすることも効果的です。

集中して作業に取り組むスペースと、リラックスしてアイデアを出し合うスペースを分けることで、メリハリのある働き方ができるようになります。

さらに動線を最適化すれば、無駄な移動を減らし作業時間も短縮できます。ファイルやオフィス用品などの配置を工夫することも、効率アップにつながるでしょう。

会社のイメージアップ

洗練されたデザインのオフィスは、社員だけでなく取引先や来訪者に対しても良い印象を与えられます。具体的には、受付や商談スペースを充実させることでスムーズな来客対応ができ、サービスの高品質さをアピールできます。

加えてエコフレンドリーな設備を導入したり、バリアフリー化を進めたりすることで、社会的責任に対する姿勢を示すことも可能です。多様性を尊重する企業文化を体現するレイアウトも、求職者の心をつかむでしょう。魅力的なオフィス環境は、優秀な人材の獲得や、ブランドイメージの向上にもつながります。

コスト削減

コスト削減を意識したレイアウト変更もおすすめです。例えばオープンなレイアウトにすると、パーテーションが不要になり設備コストを抑えられます。

またフロアを有効活用することで、オフィススペースを縮小できる可能性もあります。賃料やメンテナンス費用の削減につながるため、大きな節約効果が期待できるでしょう。

さらに省エネ設備の導入や自然光を取り入れる工夫なども、光熱費の削減が期待できます。リサイクル素材を使用したインテリアを選べば、環境負荷を低減しながらコストダウンを図ることも可能です。

オフィスレイアウトを変更する手順

オフィスレイアウトを変更する際は、以下の手順で進めていきましょう。

1. ゴールを決める
2. 業者を決める
3. 見積もりをとる
4. 契約する
5. 実施日を決める
6. 実施

それぞれ詳しく解説します。

ゴールを決める

まずはレイアウト変更の目的や、コンセプトなどを決めます。業務効率の向上なのか社員のコミュニケーション促進なのかなど、何のためにレイアウト変更するのか明確にしておきましょう。

業者を決める

次にレイアウト変更を依頼する業者を選びます。実績が豊富で、自社のニーズに合ったデザインの提案力がある業者がおすすめです。

見積もりをとる

選んだ業者に、レイアウト変更の目的や希望する内容を伝えて見積もりをとります。予算内に収まるか確認し、必要であれば内容を調整します。

契約する

見積もりで調整した後、問題がなければ業者と契約を結びます。契約する際、工期やスケジュールについても確認しておきましょう。

実施日を決める

業者と相談して、レイアウト変更の実施日を決定します。実施日が決まったら、社員への周知など必要な準備を進めます。

実施

レイアウト変更の当日は、業者の指示に従って社員も協力しながら作業を進めていきましょう。

オフィスレイアウトを変更する際のポイント

オフィスレイアウトを変更する際は、以下の4点に注意してください。

• スタッフが使いやすいか
• 必要なスペースが確保されているか
• セキュリティに問題はないか
• 必要なコンセントが確保されているか

レイアウト変更を成功させるために、これらのポイントを押さえて計画を立てましょう。

スタッフが使いやすいか

各部署の業務内容や社員の働き方を考慮するとともに、スタッフの意見を反映させた使いやすいレイアウトを設計しましょう。

例えば部署間のコミュニケーションが多い場合は、関連部署を近くに配置するのが効果的です。一方、集中して作業を行う部署には、静かで落ち着いたスペースを用意するのがおすすめです。

また社員の動線にも配慮が必要です。よく使う設備や備品はアクセスしやすい場所に配置し、無駄な移動を減らすことで業務効率を高められます。

必要なスペースが確保されているか

人数や設備に合わせて、適切な広さのスペースを割り当てるのも重要なポイントです。

打ち合わせスペースや会議室は、利用人数に合わせた広さと設備を用意しましょう。また備品や資料の保管スペースも十分に確保することが大切です。

一方で、スペースを有効活用するための工夫も必要です。棚の高さを調整したり空きスペースを有効利用したりすることで、限られたオフィスの中でも効率的なレイアウトができます。

セキュリティに問題はないか

機密情報を扱う部署のレイアウト変更では、アクセス制限や防犯対策も必要です。

人事部や経理部など重要な情報を扱う部署は、専用のセキュリティルームを設けるのが望ましいでしょう。また来客スペースと社員スペースを明確に分けることで、不正アクセスのリスクを軽減できます。

さらに監視カメラやICカードによる入退室管理など、物理的なセキュリティ対策も検討しましょう。情報漏えいや不正行為を防ぐために、セキュリティの確保は欠かせません。

必要なコンセントが確保されているか

オフィス機器の電源確保は、レイアウト変更の際に見落としがちなポイントです。パソコンやプリンター、シュレッダーなど、電子機器を使用する場所には十分なコンセントを用意する必要があります。

レイアウト変更前に、現状の電源位置と必要な電源数を把握しておくことが大切です。その上で適切な位置に必要な数のコンセントを設置するよう、工事業者に依頼しましょう。

また床下配線などを活用することで、見た目がすっきりとしたレイアウトを実現できます。コードの絡まりや転倒を防ぎ、安全性も高められるでしょう。

オフィスレイアウトの変更業者を選ぶポイント

オフィスレイアウトの変更を業者に依頼する際は、抑えるべきポイントがあります。

• 実績があるか
• 予算に見合っているか
• 必要なアドバイスをしてくれるか

自社に最適な業者を選ぶことで、オフィスレイアウトの変更を成功に導けるでしょう。

実績があるか

業者を検討する際は、ホームページなどでこれまでに手がけた施工事例を確認しましょう。

実現したいデザインやレイアウトと似たような事例があれば、自社のオフィスでも期待どおりの結果が得られる可能性が高まります。豊富な実績を持つ業者は、様々なオフィスの特性を理解した上で最適なプランを提案してくれます。

予算に見合っているか

希望ばかりを優先しても、予算オーバーしては適切なレイアウト変更とは言えません。自社の予算に見合ったサービスを受けられるか確認しましょう。

そのためには見積もりを複数の業者から取り、価格や内容を比較検討することが大切です。ただし価格だけでなく、サービスの質や対応力なども総合的に判断する必要があります。

予算内で最大限の効果を発揮できる業者を選ぶことが、オフィスレイアウト変更の成功につながります。

必要なアドバイスをしてくれるか

オフィスレイアウトの変更は、ただ単にデザインを変えることが目的ではありません。業務効率や社員の満足度の向上など、様々な要素を考慮する必要があります。そのため、業者には的確なアドバイスをしてくれる能力が求められます。

まずは自社の要望をしっかりとヒアリングし、それを実現するための具体的な提案をしてくれる業者を選びましょう。また事前の打ち合わせだけでなく、施工中や完了後のフォローアップ体制も充実しているかを確認することが大切です。

経験豊富な業者であれば、自社では気づかなかった点についても、適切なアドバイスをしてくれるはずです。

コストをかけずにオフィスレイアウトを変更する方法

オフィスレイアウトの変更には一定のコストがかかりますが、工夫次第では費用を抑えることも可能です。ここでは「中古品の活用」「補助金の活用」という2つの観点から、コストをかけずにオフィスレイアウトを変更する方法を解説します。

予算が限られている場合でも、これらの方法を組み合わせることで、理想のオフィス空間を実現できるでしょう。

家具は中古品などを使う

オフィスレイアウトを変更する際、家具の購入にかかる費用は大きな割合を占めます。コストを抑えるには、中古のオフィス家具を活用するのがおすすめです。

中古品でも機能性を重視して選べば、十分に実用的なオフィス家具が揃えられます。リサイクルショップやオフィス家具の専門店などで、お買い得な商品を探してみましょう。

また不要になった家具は、売却することで廃棄物処理費用を節約できる場合もあります。新旧の家具を組み合わせながら、コストを抑えつつ、快適なオフィス空間を目指すことが大切です。

補助金がないか探す

オフィスレイアウトの変更には、活用できる補助金や助成金があります。これらを上手に利用することで、費用負担を軽減できる可能性があります。

具体的には、以下の補助金があります。

対象となるのは、事業所の移転に伴う借料機器・設備のリース・レンタル料や、新サービスを行うためのスペース確保を目的とした設備処分等です。他にもITツール導入を補助するための補助金がありますので、自社が受けられる補助金がないか事前によく調べましょう。

オフィスレイアウトのパターン

ここでは、代表的な4つのレイアウトパターンを紹介します。

• 向かい合わせ型
• 背中合わせ型
• ブース型
• クラスター型

それぞれのパターンの特徴を理解して、快適で生産性の高いオフィス空間を作りましょう。

向かい合わせ型

向かい合わせ型のレイアウトは、デスクを向かい合わせに配置するスタイルです。このパターンは、社員同士のコミュニケーションを促進するのに効果的です。

お互いの顔を見ながら会話ができるため、情報共有やアイデア出しがスムーズに行えます。またチームワークを重視する部署や、協力して作業を進める必要がある場合に適した形です。

一方で向かいに人がいるため、他人の目が気になって集中しづらくなる可能性もあり、個人ワークを重視する職場には不向きといえます。

背中合わせ型

背中合わせ型のレイアウトは、社員が背中合わせになるようにデスクを配置するスタイルです。このパターンは、振り向くだけでメンバーと会話できるため、コミュニケーションを重視する職場に向いています。

また前方からの視線がないため、個人ワークに集中できる点も特徴です。チームワークと個人ワークを両立したい場合は、背中合わせ型がおすすめです。

ただし通路を確保するために、広めのスペースが必要な点には注意が必要です。

ブース型

ブース型のレイアウトは、パーテーションで区切られた個別のブースを配置するスタイルです。プライバシーを確保しながら、集中して作業できる環境を作れます。

ブースごとに仕切られているため周囲の雑音や視線を遮断でき、自分だけの空間で仕事に没頭できます。またブースの中であれば、電話応対や打ち合わせも周りを気にせず行えるでしょう。

一方でブースが多すぎると社員間のコミュニケーションが取りづらくなる恐れがあるため、適度なオープンスペースを設けることも大切です。

クラスター型

クラスター型のレイアウトはチームごとにデスクをまとめて配置するスタイルで、チーム内のコミュニケーションと連携を促進するのに効果的です。

関連する部署やプロジェクトメンバーが近くに座ることで、情報共有やアイデア出しがスムーズに行えます。またチームごとのまとまりが生まれ、一体感の向上も期待できます。

オフィスレイアウト変更は適切な業者を選ぼう

オフィスレイアウトの変更は、単純に見た目を変えるだけではありません。今回ご紹介したポイントを押さえることで、業務の効率化はもちろん、会社のイメージアップやコスト削減も期待できます。

より効果的なレイアウト変更をしたい場合は、適切な業者に依頼することも大切です。豊富な実績を持ち、適切なアドバイスをしてくれたりする業者を選びましょう。