オフィスの空間を効率よく使えるフリーアドレスとは

このコラムでは、フリーアドレスの概要やメリットとデメリット、向いているケースについて解説します。
オフィスの新たな活用方法をお探しの事業者様は、ぜひご一読ください。

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フリーアドレスとは

フリーアドレスとは、社員が固定席を持たず、オフィス内で自由に作業場所を選んで仕事をするスタイルのことです。

わかりやすく説明するために、学校を例に挙げて考えてみましょう。
教室では生徒の座る席は決まっていますが、一方で図書館では空いている椅子に自由に座り、本を読んだり、勉強をすることができます。

固定席が決まっておらず、空いている場所に自由に座ることができる図書館のようなスタイルがフリーアドレスです。

働く環境の変化や働き方改革により近年注目が集まっており、IT企業やベンチャー企業、中央省庁などさまざまな業種で導入されています。

フリーアドレスのメリット

オフィスの座席をフリーアドレスにすることにより、3つのメリットを得ることができます。

メリット①社内交流の促進

1つ目のメリットは、社内交流の活性化です。

フリーアドレスでは固定席が決められていないため、毎日違うデスクで仕事をすることができます。
隣に座るメンバーも日々変わるため、部署や役職に関係なくさまざまな社員と交流することができるでしょう。

関わる人が多くなることで、業務を通して新しい価値観や考え方にも触れやすくなります。
結果、社内のコミュニケーションが活性化されることでサービスや製品に関する新しいアイディアが生まれる可能性も期待できるのです。

メリット②省スペース化によるコスト削減

2つ目のメリットは、オフィスの省スペース化です。
フリーアドレスを導入することで、オフィスをより柔軟に使えるようになるでしょう。

たとえば、外出中の社員がいる場合、その社員分のデスクが空席になります。
その空いた席を会議室として活用したり、作業スペースとして使うことが可能です。
少ないスペースでもうまくやりくりすることができるので、省スペース化を実現することができます。

また、社員がすぐ退職してしまいせっかく導入したデスクが無駄になるということや、新入社員のために新しくデスクを導入する必要があるということも減るため、結果的にコストを削減できるでしょう。

メリット③オフィスの環境を維持しやすい

3つ目は、美しいオフィス環境の維持です。

フリーアドレスのオフィスでは個人専用のデスクが存在しないため、机は社員全員の共有設備となり、使った後は整理整頓が基本です。
そのためデスクの上に私物が散乱したまま放置するという状態になりにくく、オフィス全体の美観を維持できます。

さらに、美しいオフィスはモチベーション向上にもつながるので、社員に仕事が捗る環境を提供できます。

フリーアドレス導入のデメリット

逆に、デメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
具体的にチェックしていきましょう。

デメリット①環境の変化を好まない人もいる

フリーアドレスで業務をすることになると、座る場所や顔を合わせるメンバーは日々変わることになります。
これはメリットの項目で紹介した内容ですが、場合によってはデメリットとなることも。

社員の中には、環境の変化にストレスを感じる人もいる可能性があるため、そのような場合は業務効率の低下を招く可能性があります。

デメリット②結局座席が固定化してしまう可能性がある

せっかくフリーアドレスを導入して柔軟な使い方ができる環境になっても、自然に座席が固定化されてしてしまうという逆転現象が起こる可能性もあります。

特に外出の機会が少ない業務の場合は同じデスクを使い続ける社員が増え、導入後の利点を得られない可能性があるという点はデメリットであるといえます。

フリーアドレスの導入が向いている2つのケース

フリーアドレスの導入に向いている企業は下記の2つです。

ケース①オフィス空間を有効活用したい

フリーアドレスを導入すれば、固定席を設置するよりも空間を有効活用することが可能です。

“場所をとっているにもかかわらず使われていない空間がある”という状況を減らし、オフィスの空間をそのときどきの状況や目的に合わせて柔軟に活用できます。
そのため、限られたスペースを有効活用したいとお考えの企業様におすすめです。

ケース②コミュニケーションを活性化したい

フリーアドレスは、コミュニケーションの促進を図りたいとお考えの場合にも向いています。

部署や役所など、垣根を超えてコミュニケーションを取りやすい環境を提供することが可能です。
社内のコミュニケーション不足や部署間の交流が課題となっている企業様は導入してみてはいかがでしょうか。

フリーアドレスとは、座席を都度自由に選べるオフィスの新しい形態

以上、フリーアドレスとは何か、メリット・デメリットを交えて解説しました。

実際に導入することで、コスト削減やコミュニケーション活性化などさまざまなメリットを獲得することできます。
そのため、実際に導入を考えている企業様も多いのではないでしょうか。

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