名刺入力代行とは？サービス内容と業者選び4つのポイントも解説

営業先や取引先との打ち合わせには、名刺交換が付き物。
もらった名刺はファイルにまとめている方も多くいらっしゃるかと思います。

しかし、保管場所を取ってしまったり、各個人で保管しているとお客様の情報共有が滞りがち。

そこでこの記事では、省スペース化したい、業務を円滑にしたいという事業者様に名刺入力代行サービスをご紹介します。
ぜひご一読ください。

名刺入力代行とはどんなサービス？

名刺入力代行とは、取引先などと交換した名刺から必要な情報を抽出し、リスト化する業務を代行するサービスです。

取りまとめた情報はエクセルなど、パソコンやスマホですぐに検索できるデータとして納品されます。
企業内や部署内ですぐに検索できるようになるため、社内での情報共有に大いに役立ちます。

名刺入力代行を依頼すると行ってもらえる業務内容

名刺入力代行事業者では、主に以下2つの業務が行われます。

①情報の抽出

名刺の内容から、依頼時にあらかじめ指定した情報を抽出してリストにまとめてもらえます。
名刺に記載されている情報で抽出されるものには、以下のようなものがあります。

この他にもメールアドレスやFAX番号、企業ホームページのURLなど、必要に応じて項目を追加することも可能です。

サービスによっては追加料金がかかる場合もあるので事前に確認しておきましょう。
また、フリガナなどを別項目として扱う代行業者もあります。

②重複名刺の除外

同一の名刺が複数ある場合、代行業者の方で重複分を除外してデータをシンプルにまとめてもらえます。
社内で同じ人の名刺を何枚も保管されている結果、管理が煩雑になったり名刺の枚数が多くなりすぎたりする状況を避けることができます。

名刺入力代行の納品形式・方法

納品はエクセルのファイルとして納品されることが多く、CSVなど形式の指定も可能です。

納品方法はROMやUSBなどのハードウェアでの納品や、指定サーバーへのアップロード、メール添付などさまざまな方法を選択できます。

名刺入力代行業者選びの4つのポイント

名刺入力の代行業者を選ぶ際には、コスト面だけでなく成果物のクオリティが担保されているか、情報漏洩に対策がなされているかも確認しておくべきポイントです。

ポイント①コスト

名刺入力代行は、抽出する項目数によって1枚あたりの金額が設定されていることが多いです。
依頼する枚数が多くなるほど金額が安くなる業者もあります。

必要な項目をよく吟味し、依頼内容をコンパクトにすることでコストの削減ができます。

ポイント②正確性

一括で数千枚もの枚数を依頼することもある名刺入力代行ですが、プロによる作業といえどもミスが発生する可能性は否定できません。

代行会社が正確性を担保するためにどのような対策を行っているか、万が一大きなミスがあった場合に保証制度があるかも確認しておきましょう。

ポイント③対応スピードの速さ

名刺は随時増えていくものですし、人事異動などで名刺の内容が変わることもしばしばありますので、こまめなアップデートが必要となります。

新規発注時のみならず、追加発注時にも迅速に作業してくれる業者を選ぶよいでしょう。

ポイント④情報漏洩対策

取引先や付き合いのある企業や個人についての情報は、純然たる企業の内部情報です。
これらの情報が漏れてしまったら、今後の取引に悪影響を与えることも考えられます。

したがって、代行業者のセキュリティ意識や情報漏洩防止の対策方法、情報管理体制を依頼前に詳しく確認しておくことは大変重要です。

名刺入力代行会社は情報漏洩対策ができているかなどに注目して選びましょう

以上、名刺入力代行のサービス内容と業者選び4つのポイントを解説してきました。

名刺をデータ化して業務を円滑に進めるために、名刺入力代行を依頼する業者は慎重に選びましょう。
業者を選ぶ際はコストや正確性はもちろん、納期と情報漏洩対策も比較するのがおすすめです。

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