データ入力におけるOCR処理とはなにか処理の流れとメリットを解説

データ入力代行業者のWebサイトなどを見ていて、“OCR処理”という言葉を見てなんのことだろうと疑問に思った事業者様やご担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、OCR処理とは何か、処理の流れと依頼すると得られるメリットまで解説します。
伝票など手書きの書類が多く、これからデータ入力を依頼しようと思われている事業者様やご担当者様は、ぜひ最後までご覧ください。

データ入力におけるOCR処理とは？

OCR処理とは、スキャンした伝票や書類の文章に文字情報を上乗せすることで、画像を文章データ化することです。

通常、スキャンした文章は画像として処理されるため、文字列を検索や選択したりすることはできません。
しかし、OCR処理をすればスキャンしたデータも打ち込み文章と同じように文字データとして扱えるので、非常に便利です。

OCR処理が施されるまでの流れ

スキャンした書類にOCR処理が施されるまでの流れは以下のとおりです。

これらはすべてOCRソフトが自動的に行ってくれ、作業としてはもととなるデータをスキャナーにセットするだけなので、非常に簡単です。

OCR処理をしてもらうことで得られるメリット

ここでは、OCR処理を活用することで得られるメリットを紹介していきます。

メリット①入力ミスが少ない

人の手でパソコン上にデータを入力すると、ケアレスミスが発生しがちです。
しかし、OCR処理はソフトが自動的にスキャンした文字画像から文字を識別してくれるので、入力ミスが格段に少なくなります。

ただし、OCRソフトも完璧ではありません。
荒い文字画像やくせ字などは変換ミスが起きることもあるので、多少の目視チェックが必要です。

メリット②人件費を削減できる

OCRを導入していない場合、伝票や手書きの請求書などはすべて人が目で確認し、パソコンに入力する必要があります。
この作業には膨大な時間がかかり、ミスも発生しやすいという欠点があります。

しかし、OCR処理を活用すれば入力作業を自動化できるので、人件費の削減が可能です。

メリット③書類の保管場所が必要なくなる

紙ベースの書類や伝票は、数ヶ月分保管しておくだけでも膨大な量になってしまい、オフィス内のスペースを圧迫してしまいます。
書類は長期間保管していると、端が破れ変色して見えにくくなり、紛失してしまうケースもあります。

しかし、OCR処理を活用していれば書類をデータで保存できるので、オフィス内に紙媒体を保管しておく必要がありません。
保管しておくのはデータを写したCD-Rだけでよいので、場所の有効活用にも役立ちます。

メリット③データ管理が手軽にできる

OCR処理を施したデータは一見PDFと見分けがつきませんが、すべて文字データとしてファイルに保存されています。
そのため、急に数年前のデータが必要となった場合でも、パソコン上で検索をかければすぐに探し出せるので、大変便利です。

メリット④データの編集が手軽にできる

申込書やアンケートデータなどは紙や画像データのまま保管していると、いざ再利用しようと思っても、手入力で作成し直さなければなりません。
しかしOCR処理をしていれば、いつでもデータとして呼び出せ、作業内容によっては文言やフォントを変えたりできるので、データ編集も手軽です。

OCR処理とは、手書き等の文書のスキャンデータに文字情報を乗せる作業

OCR処理とは何か、処理の流れとメリットをおわかりいただけたでしょうか？
伝票やアンケート、申込書といった手書きの書類をデータ化したい場合はOCR処理を行うことで文書データとして扱うことが可能になります。

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