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高精度なデータ入力を実現する3種類のチェック体制とは

公開日:2021.01.06 最終更新日:2021.02.17

自社でも行えるデータ入力業務を業者に外注するメリットは、プロの手によって大量のデータを素早く・正確に入力してもらえるという点です。

そこで本記事では、データ入力代行業者が行っている3種類のチェック体制を紹介します。
データ入力の外注をすべきか迷われている事業者様は、ぜひご覧ください。

データ入力代行業者の行う主なチェック体制

データ入力代行業者が行う主なチェック体制は、以下の3種類です。

データ入力代行業者の主なサービス
  • 名刺や顧客名簿などの入力
  • 応募ハガキの入力・集計

チェック体制①クロスチェック

多くのデータ入稿代行業者は、クロスチェック体制を構築しています。

クロスチェックとは、最初に確認した資料とは別の資料を使って複数回の確認をするチェック体制のことです。
2つの異なる情報を突き合わせて間違いがないかの確認を行い、担当者を変えてチェックするケースもあります。

クロスチェックで担当者を変える理由としては、同じ人が同じ資料で確認をすると、間違いに気づきにくいという点があるからです。
異なる資料や担当者で多重的にチェックを行なうことで、新しい間違いに気づく確率が高くなるでしょう。

チェック体制②目視チェック

目視チェックとは、データ入力されたものを検査員が目で見て確認をするチェック体制のことを指します。

目視チェックの行い方はシンプルで、実際に入力されているデータを自分の目で確認し間違いを見つけていくというものです。
データ入力者が再度自分で目視チェックをすることもあれば、別の検査員が担当することもあります。

また、機械などのツールを使ってデータ入力したあとに、人の目で1つ1つデータを確認していく作業を行なうこともあるでしょう。
人の目でもチェックすることにより、機械が自動で読み取ったデータに間違いがないか見つけることができるのです。

機械の入力ツールと違い、入力ミスが起きた理由なども把握することが可能になります。
ミスの原因を精査することで、今後同じようなミスが起こらないようにすることもできるでしょう。

ただしデータ入力されたものを一つ一つ確認していくため、データの量が多くなるに従い目視チェックにかかる時間が長くなるので注意が必要です。

チェック体制③ロジックチェック

ロジックチェックとは、条件や決められたルールにもとづいて入力に間違いがないかチェックする方法です。

たとえば、数字などを入力するときに他のものと桁数が違うなどを見つけるなど、例外をすぐに見つけることができるのが特徴です。
そのため、ロジックチェックを実施する前には、チェックする内容によって、どんな条件で確認するかの組み合わせをつくることが必要です。

ロジックチェックはツールやプログラムを用いて行われることが多く、あらかじめプログラム上で設定した条件でのエラーがないかを検出します。
各種ツールを使用して行なうため、人が判断できないものや人為的な確認ミスをなくすことがメリットです。
さらに、システムを使用するためチェックスピードもはやくなります。

ただし論理的なものを組み合わせて確認するため、自由回答など設定できないルールのものがあるとチェックできません。

データ入力代行業者は機械や担当者を変えての多重的なチェックを行う

以上、データ入力代行業者の行う主な3つのチェック体制について解説してきました。

データ入力代行業者は主に、クロスチェック・目視チェック・ロジックチェックなどを行い、その他独自のチェック体制を構築しているケースもあります。
どのチェック方法も一度のチェックだけでなく、機械や担当者を変えて効率的なデータチェックを行っていることが特徴です。

チェックの精度は業者によって異なりますが、今回解説したチェック体制を構築している場合はある程度の精度が期待できるでしょう。

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この記事を書いた人

編集部員 濵岸

編集部員の濵岸と申します。コンテンツ作成と取材を主に担当しております。身長が低いため学生時代は「お豆」と呼ばれていました!豆らしく、皆様の役に立つ記事を「マメに豆知識を!」の意識で作成します!どうぞよろしくお願いいたします!

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