エクセルのデータ入力代行を利用する3つのメリットと業者の選び方

この記事では、業務効率化を目指す事業者様にエクセルのデータ入力代行を利用するメリットを紹介します。
まだエクセルへのデータ入力を社員に任せているという事業者様はぜひご一読ください。

エクセルのデータ入力代行を利用する3つのメリット

ここからは、エクセルのデータ入力代行を利用するメリットを紹介します。

メリット①社内リソースの確保

エクセルのデータ入力を外部の代行業者に依頼することで、社内のリソースを効率的に確保できます。
エクセルへのデータ入力で行われる作業内容には、「領収書の集計」や「取引先名刺の取りまとめ」、「顧客情報の整頓」などさまざまなものがあり、どれも膨大な数の情報を扱います。

また、作業自体も「情報の確認」「重複情報の除外」「エクセルへの入力」「ミスの確認・修正」と複数のステップがあるため、総合的にかかる時間は何十時間単位であることも珍しくありません。
そのような作業を自社社員に行わせるよりも、データ入力は外部に委託し、社員でしか行えないコア業務や直接部門にリソースを割いたほうが効率的です。

メリット②コスト削減

エクセルのデータ入力は何十時間もの時間がかかる作業です。
その時間分を社員やアルバイトに給与として支払うよりも、代行業者へ委託したほうがコストを安く抑えられます。

たとえば、1件5分の作業を2,000件行う場合、入力が完了するまでに約167時間の時間を必要とし、ミスの確認や修正を含めると更に時間がかかります。
時給1,000円で換算すると、人件費としては167,000円以上かかることになり高額です。
代行業者への依頼であればその何分の１の費用で済ませられます。

メリット③高クオリティの担保

クオリティの高い完成物を目指すのであれば、プロである代行業者への依頼が近道です。

たくさんの情報を処理し、正確にエクセルにデータを入力することは想像以上にハードルの高い作業であり、慣れない人間が行うとどうしてもミスが頻発します。
その点、これらの作業に慣れた外部に委託したほうがミスのない高クオリティのエクセルデータを受け取れます。

また、後にグラフ化するなど完成品の運用方法に合わせてわかりやすく内容を編集してもらえる業者も存在するため、事業への反映もスムーズです。

エクセルのデータ入力代行会社の選び方

エクセルのデータ入力代行を依頼する会社の選び方のポイントは以下の通りです。

ポイント①料金を確認

データ入力代行の料金は、データベース入力で1レコードあたり35円、名刺・名簿入力 10項目あたり50円、データ集計・グラフ作成 1設問あたり400円が相場と言われています。

相場よりもあまりに安い見積もりが出された際は、管理体制や品質などに問題があるかもしれないので気を付けましょう。
価格だけではなく、複数の業者から見積もりを取って管理体制や品質などをよく見てみることをおすすめします。

また、代行会社からスタッフが派遣されるサービスの場合は、出張料や各種費用などが発生しないかも確認が必要です。

ポイント②納品日の目安を確認

データがいつ届くのかがわかれば計画が立てやすいですよね？
また、計画的に依頼を出せれば一番よいと思いますが、時には急にデータ入力代行が必要になるかもしれません。

データ入力代行会社にはあらかじめ納品日の目安を聞いておきましょう。

ポイント③サービスの利用実績を確認

データ入力代行会社の品質のレベルは様々です。
できれば安定した品質の業者に依頼したいですよね？

データ入力代行会社のWebサイトに利用実績が載っている場合もあるので、チェックしておきましょう。

また、データ入力と一口に言っても、得意分野が代行会社によって異なります。
同業他社の口コミや利用例でよいコメントが確認できれば確実でしょう。

エクセルのデータ入力代行を利用すると業務効率化やコスト削減につながる

いかがでしょうか？
エクセルのデータ入力代行を利用すると業務効率化やコスト削減につながります。
ただし、業者を選ぶ際はサービス内容をよく比較しましょう。

サービス内容を比較する時間も手間もかけられないという方は、EMEAO!にお問い合わせください。
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