データ入力代行業者の選び方の4つの見極めポイント

「社内リソースの有効活用や従業員の負担軽減のため、データ入力を外注しようかな」
とお考えの事業者様もいらっしゃるでしょう。
データ入力自体は単純作業ですが、だからこそ業者によって品質には差があり、依頼先の選び方に注意が必要です。

そこで今回は、データ入力代行業者の失敗しない選び方を解説します。
データ入力業務の業者をお探しの事業者様は、ぜひ依頼先を決める前にご一読ください。

データ入力代行業者の失敗しない選び方

データ入力代行業者の選び方においては、下記の4つのポイントを抑えることが重要です。

それでは、ひとつずつ確認していきましょう。

ポイント①データ入力の単価

データ入力代行業者によって、文字単価や項目ごとの費用は異なります。
依頼先を決めるときは価格で比較してしまいがちですが、あまりにも安い場合、以下のようなリスクを負う可能性があるので注意しましょう。

データ入力は正確性と納期厳守が絶対なので、単価の安さだけで依頼先を選ぶのではなく、確実なデータを納品してくれる業者を選びましょう。

そのためには、依頼内容ごとの相場を知ることが大切です。
1社のみの見積もりだと提示価格が相場の範囲内かどうか確認できないため、必ず複数社から見積もりを取り、相場を把握してから業者を選びましょう。
これがもっとも安全かつ確実な選び方です。

ポイント②担当者の対応

データ入力代行業者に仕事を依頼すると、担当者が窓口となりファイルの受け渡しや質問の受け答えをしてくれます。
ただし、担当者によってはレスポンスが遅かったり、質問をしても曖昧な回答をしてきたりするので、注意してください。

担当者がしっかり対応できないデータ入力代行業者の場合、工程管理が甘く仕事内容も信頼できない可能性が高くなります。
選び方に失敗しないためには、問い合わせ時の対応やレスポンスの素早さ、質問への対応を契約前に確認しておくと安心です。

ポイント③納期

データ入力代行業者に仕事を依頼する場合、もっとも重要なのが納期です。

納期を守ってもらえなければ業務が滞ってしまいますし、データを必要としている顧客と自社の間の信頼関係が崩れて重大なトラブルに発展する可能性があります。
データ入力代行業者の選び方において、納期厳守の業者であることは絶対条件です。

納期は多くの場合ホームページ上に記載されているので、必ず確認をしてください。
未記載の業者は、納期遵守の意識が低い可能性がありますので、注意しましょう。

ポイント④セキュリティ対応

データ入力を代行業者に依頼すると、会社の内部情報を外部に教えることになります。
顧客リストやアンケート情報などは、個人情報だけでなく会社にとって重要な内容が多く含まれているので、外部に情報が漏れてはいけません。

しかし、情報管理がずさんな代行業者に依頼をしてしまうと、社外秘の情報を外部に漏らされてしまう可能性があります。
“セキュリティ対策をきちんと行っているかどうか”という点に注視するのも、選び方において重要です。

プライバシーマークを取得しているか、具体的にどのようなセキュリティ対策を行っているのかという点を事前に確認するとよいでしょう。

データ入力代行業者の選び方のコツは、信頼性に着目すること

以上、データ入力代行業者の選び方に失敗しないためのポイントをご紹介しました。
データ入力を外注する場合、社外秘の情報を外部に共有することになるため、担当者の対応、納期、セキュリティ対策といった信頼性にかかわる面を重視した選び方をすることが大切です。
また、料金が安すぎる場合は質も相応な可能性が高いという点も念頭に置きましょう。

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