給与計算代行業者の選び方の事前に確認すべき3つのポイント

「給与計算業務を外注したいけど、いろんな業者があってどこに依頼したらいいのか分からない」
という事業者様もいらっしゃるのではないでしょうか。
給与計算代行を利用するメリットは多いですが、業者選びを間違えると後になってトラブルが発生してしまうかもしれません。

そこで今回は給与計算代行業者の選び方のポイントをご紹介します。
これから給与計算代行をご利用する予定の事業者様は、ぜひ事前にチェックしてください。

給与計算代行業者の選び方の3ポイント

それではさっそく、給与計算代行業者の選び方のポイントを3つご紹介していきます。

ポイント①料金が予算に合うか

給与計算をアウトソーシングするメリットは数多くありますが、コストがかかりすぎてしまったらデメリットの方が大きくなってしまうかもしれません。
そのため、業者を探す前にまずは給与計算代行の利用にかけれる予算を決め、その予算内で対応してくれる業者かをチェックするようにしましょう。

予算を決める際には、給与計算代行の利用によって削減できるコストを参考にしてみるといいでしょう。

業者に依頼することで削減できるコスト

給与計算を業者に依頼することでどのようなコストを削減できるのかというと、まず自社の経理部が抱えている人材コストがあげられます。
特に年末調整などの繁忙期だけ別途臨時の経理担当を雇っている会社も少なくないと思いますので、その場合のトータル年間コストを確認する必要があります。
逆に繁忙期以外に過剰になっている人材についても配置転換などを考える必要があります。
計算のみではなく、銀行からの振り込み作業や口座からの引き落とし作業なども必要になります。

また、給与計算に使うソフトの料金が削減できます。
削減できる費用には、初期費用だけではなく、バージョンアップ時にかかる費用やシステム部などの保守費用といったランニングコストも含まれます。

ポイント②必要な業務範囲をカバーしているか

給与計算をアウトソースすると言っても、業者の選び方は必要な業務範囲によって様々です。
任せたい業務の範囲をすべてカバーしているかを事前に確認しておくようにしましょう。

勤怠計算や管理

従業員の勤怠状況による勤怠計算や管理は、毎月発生する定期的な作業ですし、残業の有無などによっても変わってきます。
また給与計算のみではなく、明細の発行などの業務も勤怠計算業務の一つとして考えられます。
実際に振り込む作業もありますので非常に時間がかかりますが、スピード性が求められる作業です。

賞与計算作業

賞与計算作業は、年に数回の賞与計算作業は通常の給与計算とは税率も異なります。
そのため、その時の税率に関する知識なども必要になります。

年末調整の作業

年末調整は従業員とっても非常にわかりづらい分野です。
従業員からの質問や問い合わせ等も増える中、実際の計算作業も必要になってきます。
年末調整の時期は、経理の繁忙期といえるでしょう。

労務や社会保険の手続き

労務や社会保険の手続きは、厚生年金や住民税などの税金手続きを本人にかわって行うということになります。
従業員の負担は減りますが、会社側の負担としては大きい作業です。

ポイント③セキュリティ対策がしっかり整っているか

会社の給与計算をアウトソースする場合に、業者の選び方として大事なのが、セキュリティに関する考え方がしっかりとしているかどうかです。
社員の給与や税金に関する情報は、万が一外部に漏洩すると様々な形で悪用される可能性がある危険なものです。

すべての給与計算代行業者がきちんとセキュリティ体制を整えていれば良いですが、そうではない業者も実際には存在します。
中間代行を行っているだけで、実際にはさらに別の会社に代行しているような場合もありますので、どのような業務体形の会社かきちんと確認する必要があります。

ではどのように業者の選び方にもかかわるセキュリティ対策への取り組み方を確認すればいいのかというと、プライバシーマーク取得の有無をチェックするといいでしょう。
なぜかというと、プライバシーマークを取得するためには一定の要件があるからです。

たとえば、個人情報保護マネジメントシステムを定めていることが必要となります。
また、個人情報保護責任者や個人情報保護監査責任者が1名以上いる事なども必要要件の一つです。
このような要件を満たしてプライバシーマークを取得できているということは、会社のセキュリティに対する意識の高さの証といえるでしょう。

給与計算代行の選び方のポイントをおさえて、後悔のない業者選びをしよう！

以上、給与計算代行業者の選び方のポイントをご紹介してきました。
「料金が予算に合うか」「必要な業務範囲をカバーしているか」「セキュリティ対策がしっかり整っているか」という3つのポイントを事前にチェックして、後悔をしないように慎重に依頼先を選ぶようにしましょう。

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