清掃業者の乗り換えの流れは？5つのステップと確認ポイントを解説

「今、依頼している清掃業者が合わないように感じる」
「清掃コストの見直しをしたいけど、スムーズに乗り換えられるか心配」
清掃を外注されている企業のご担当者様で、このようなお悩みを感じられている方は多くいらっしゃいます。

押さえるべきポイントをしっかりと押さえ、余裕をもったスケジュールで進めることで、スムーズに清掃業者を乗り換えることができます。
本記事では、清掃業者の見直しをご検討されているご担当者様へ向けて、乗り換えの流れと確認すべきポイントを解説していきます。

清掃業者の乗り換えを検討すべき基準とは

そもそも、「今の清掃業者は乗り換えを検討すべきなのか」という点でお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
下記の例に当てはまる業者は、乗り換えを検討するには十分と考えられます。

特に、クオリティやコストに関してはよく確認しましょう。
業者の見直しを行ったことで、コストカットにも繋がったという実例は多くあります。

日常清掃・定期清掃の料金相場については、下記の記事で詳しく解説しています。

清掃業者を乗り換えるまでの流れ

ここからは、清掃業者を乗り換える際の流れを5つのステップで紹介していきます。

乗り換え手順①現在の契約内容を確認する

まずは契約書などを見直し、現在の契約内容を確認しましょう。
特に確認すべき内容は、下記の4点です。

契約期間

契約期間内は、原則解約ができません。期間満了となるのはいつのタイミングなのかといった点を確認しましょう。
契約期間を確認しておくことで、乗り換え先の業者の契約開始日が明確になり、トラブルなく乗り換えを進められます。

解約通告時期

「いつまでに手続きを行えば解約できるのか」という日程です。
基本的には、この時期を過ぎてしまうと契約が自動更新となるため、よく確認しておきましょう。

仕様

作業場所や頻度など、どのような清掃を依頼しているのかというプラン内容です。

金額

現在の金額を明確に把握することで、相場と照らし合わせてコストがかかっているか否かという確認ができます。
乗り換え先の業者を選ぶ際の基準にもなります。

乗り換え手順②課題を洗い出す

自社が清掃業者に対し、現状、のどのような部分に不満を感じているのか？という点を確認しましょう。

クオリティに不満があるのなら、「どの部分の清掃がどのように行き届いていないのか」
業者とのコミュニケーションに問題を感じているのなら、「どういったときにそのように感じるのか」
等、具体的な課題を洗い出します。
このとき、手順①で確認した契約内容と照らし合わせることも大切です。
契約時に聞いていた話と実際のクオリティが見合っていないのか。もしくは契約時にそのような内容は聞いていたが、自分の解釈が違っていたのかにより、問題は変わっていきます。

このように、あらかじめ課題を確認することで、乗り換え先の業者を探す際の基準が明確になり、契約の際にもしっかりと要望を伝えることができます。

乗り換え手順③解約手続きを行う

時期により、手順③と④「乗り換え先の業者探し」は順番が逆、もしくは平行して行う可能性もあります。
手順①で確認した契約期間満了のタイミング、および解約通告時期が近い場合は、期間に間に合うよう解約手続きを行いましょう。

乗り換え手順④乗り換え先の清掃業者を探す

手順①で確認した契約内容やプラン、手順②で洗い出した課題をもとに、乗り換え先の業者を探します。
業者乗り換えを想定している時期の、遅くとも2ヵ月前には申し込みをしておくと新しい業者がスムーズに入ることができるため、時期と相談しつつ進めることが必要です。

自社に最適な業者の選び方については、下記の記事をご覧ください。

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乗り換え手順⑤乗り換え先の清掃業者と打ち合わせを行う

乗り換え先の候補が決まったら、契約内容や依頼したい内容などを話し合います。
手順②で挙げた課題や、「清掃サービスにおいてどこを重視しているのか」ということを伝えることで、認識の齟齬によるトラブルを防ぐことができます。
また、業者の「できること」「できないこと」をこの段階で確認しておくと、「思っていたものと違った」というミスマッチが起きる可能性も大幅に減らせるでしょう。

現状の課題や契約内容を明確にして、スムーズな清掃業者の乗り換えを！

今回は、清掃業者の乗り換えの手順をご紹介しました。
自社において、業者の見直しをご検討される材料となりましたでしょうか。

解約時期のタイミングをしっかりと把握し、課題点を明確にすることで清掃業者の乗り換えをスムーズに行うことができます。

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