データ入力を依頼してから納品されるまでの9のステップ

「業務効率化のためにデータ入力を外注したいけど、どんな流れで進んでいくのか分からなくて不安だな……」
というご担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか？

そこでこの記事では、データ入力を委託してから納品までの流れ9ステップを解説します。
これからデータ入力を委託することを検討しているご担当者様はぜひ最後までご一読ください。

データ入力を委託してから納品されるまでの流れ

実際にデータ入力代行業者へデータ入力を委託すると、納品まで以下のような流れで進んでいきます。

それぞれの項目について、解説していきましょう。

ステップ①見積書の作成

データ入力代行業者に依頼すると、まずは依頼内容にあわせた見積書を出してくれます。
納期や仕様などが途中で変わると最終的な請求金額も変わってきますが、基本的には見積書で請求金額を把握できます。

ステップ②契約

見積書に問題がなければ、契約に進みます。
このとき、依頼先によっては秘密保持契約書などを交わすこともあるので、覚えておきましょう。

ステップ③原稿渡し

名簿やハガキなど、データ化してほしい原稿を業者へ渡します。
原稿は基本的に郵便や宅配便で送るよう指定されますが、使用してほしい画像データなどがある場合は、業者が用意するFTPサーバーを介して安全に送ることも可能です。

ステップ④依頼内容の確認

原稿が業者のもとに届くと、依頼内容をもとにアウトラインが作成され、作業開始前に確認が行われます。
業者によってはサンプルデータが送られてくる場合もあるので、納品後に依頼内容との相違が発覚することのないように、隅々まで確認しておきましょう。

ステップ⑤データ作成

業者とユーザーの間で依頼内容の確認が取れると、データの作成に入ります。
データは業者が提携している国内協力会社や、海外の委託社員によって作成されます。

業者によってはどこに依頼をするか（国内か海外か）選択できるところもあるので、気になる場合は依頼内容確認時に質問をしてみるとよいでしょう。

ステップ⑥校正

完成したデータは、クロスチェック（同じ原稿を2名に作らせ、2つの原稿を照らし合わせるチェック方法）やチェックツール、目視などの厳しいチェックを受けます。
たとえ初稿にミスがあったとしても、このようにさまざまなチェックツールを通して原稿が確認されていくので、納品時にはほぼミスのない原稿が仕上がります。

ステップ⑦納品

無事に原稿が完成すると、メールやCD-Rなどユーザーの希望する形でデータが納品されます。
データが納品されたあとは速やかに内容を確認し、ミスがないかチェックしましょう。

このタイミングで確認を怠り、後でミスに気がついたとしても、支払後は修正対応に応じてもらえない可能性があります。
データ入力代行業者もプロとはいえミスをしてしまうこともまれにあるので、納品されたらすぐにデータをチェックしてください。

ステップ⑧原稿破棄または返却

納品データに問題がなければ、原稿は速やかに破棄または返却されます。

ステップ⑨代金請求

業者から請求書が発行され、請求金額をユーザーが支払うことで契約満了です。
請求金額は基本的にステップ1で作成された見積書と同額ですが、途中で挿入画像データを追加したり納期を早めたりすると、料金が上がる場合もあります。
最終的な作業代はこの請求書で確定されるので、金額を間違わないようにしましょう。

データ入力代行の流れを知ってスムーズに委託しよう！

今回は、データ入力代行を委託する流れを解説してきました。
委託をする前には、依頼内容を整理して正しい見積もりを出してもらえるように準備するのがおすすめです。
また、納品されたデータをどう運用するか考えておくと納品形式をすぐに提案してもらえることもあります。

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