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オフィス移転とは?移転の流れと抑えるべき3つのポイントを紹介

公開日:2020.09.30 最終更新日:2020.10.12

「オフィスの移転を考えているけれど、どこから手を付けていいか分からない」
とお困りの事業者様もいらっしゃるのではないでしょうか。
少なくない費用と手間がかかる作業なだけに、後悔しないようしっかりと準備を進めていきたいですよね。

そこで本記事では、オフィス移転の概要から流れ、抑えておくべきポイントまでご紹介します。
オフィス移転をお考えの事業者様は、ぜひ本記事を参考に準備を進めてみてください。

オフィス移転とは?

オフィス移転とは、別のビルへとオフィス拠点を移すことを指します。
企業の在籍人数が増えた際などに増床のために行われることが一般的です。
最近では増床だけでなく、部署間をまたいだコミュニケーションを活性化させるために、複数フロアに分かれていたオフィスをひとつのフロアにまとめる目的で移転が行われることも多くなっているようです。

オフィスは単なるお引っ越しではなく、経営戦略のひとつとして考えるべき重要な事項です。
都心などの一等地に移転するのはブランドイメージなどの向上にも繋がりますが、あえて郊外に広大な自然に囲まれた拠点を構える場合もあります。

オフィス移転は不動産選定によって従業員の通いやすさにも大きな影響を及ぼしますし、1人ひとりが利用できるスペースの広さは従業員の働きやすさにも繋がります。
つまり、オフィスは生産性や業績にも影響するということです。

オフィス移転の流れ

オフィス移転をする際にはどのような流れで準備を進めていけばいいのでしょうか。
ここでは、旧オフィスから新オフィスまでの移転の流れをご紹介します。

オフィス移転の流れ
  1. 社内で移転計画を立案する
  2. 旧オフィスの解約予告をする
  3. 旧オフィスの現状回復を依頼する
  4. 新オフィスの物件を決める
  5. オフィス移転を任せる業者を選ぶ
  6. 新オフィスの内装・レイアウトを決める
  7. 物品整理をする
  8. 各種工事を手配する
  9. 郵便物届出変更届を提出する
  10. 新オフィスへの移転作業
  11. 公的機関に必要書類を提出する
  12. 旧オフィスの現状回復工事
  13. 旧オフィスの解約

物品整理の流れを詳しく解説

旧オフィスから退去する際には、家具や機器を再利用するのか廃棄するのかを決めて物品整理をしなければなりません。

再利用する家具や機器は、梱包して移転先に配送する手配をする必要があります。
小規模オフィスで数人程度の事務所であれば段ボールでの配送でも問題ないですが、ある程度まとまった数量になる場合には配送や施工を行う業者を手配して、業者に任せるのが良いでしょう。
新オフィスでスムーズに仕事を始めるために、配送する荷物には記号などでどのエリアに運び込むものかを分かりやすく記載しておくと、荷物を探すという手間がなくなります。

また、再利用しない家具や機器は、中古買取などに出してリサイクルに使うのか、もう使えない状態なので廃棄物として扱うのかを決めなければなりません。

オフィス移転で抑えるべき3つのポイント

ここでは、オフィス移転をする際に抑えておくべきポイントをご紹介します。

ポイント①実績が豊富な業者を選ぶ

まずオフィス移転をする際に抑えておくべきポイントは、実績が豊富でにある業者を選ぶことです。

オフィス移転には様々なノウハウが必要で、経験によって得られる感覚というのも非常に大事になります。
なるべく様々なタイプのオフィス移転に関わった実績のある業者を選ぶことによって、柔軟な対応をしてもらえ、満足のいく仕上がりにすることができるでしょう。

ポイント②費用だけでなくクオリティも重視する

次にご紹介するポイントは、費用の安さだけではなくクオリティも重視するということです。

とにかく安く済ませることだけを重要視しすぎると、満足のいく仕上がりにならない場合があります。
わざわざ少なくない費用をかけて移転をするので、今までの課題が解決されたり生産性が上がったりするような仕上がりになるよう、クオリティにもこだわってに進めましょう。

ポイント③理想の働き方のビジョンを持って相談する

最後にチェックしておきたいポイントは、従業員にどんな働き方をしてもらいたいかビジョンを持ってオフィス依頼業者に相談することです。

働き方とオフィスは非常に密接な関係にあり、その方向性がマッチしていないことには成り立ちません。
銃要因が働きやすい環境を作って生産性を上げていくためにも、しっかりと働き方を考えた上でそれにふさわしいオフィスづくりをしていくことが大切です。
ぜひこの点も業者によく相談して移転の準備を進めていきましょう。

オフィス移転の流れとポイントをおさえて準備をすすめよう!

今回はそもそもオフィス移転とはなんなのかという概要から、移転の流れや抑えておくべきポイントまでを解説してきました。
オフィス移転は業績の変動にもつながる重要なイベントなので、しっかり流れやポイントを確かめてから準備を進めるようにしましょう!

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この記事を書いた人

編集部員 河田

編集部員の河田です。編集プロダクションでの書籍編集の経験を経て、現在はEMEAO!のWebコンテンツ編集・執筆とお客様へのインタビューを担当させていただいています。日々、コツコツと皆さんのお役に立つ情報を発信していきます!よろしくお願いします。

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