事務所・オフィスを移転する際に必要な3つの手続き

「オフィスを移転する手配は全て終わったから、あとは業者に任せれば大丈夫」
と安心している事業者様もいらっしゃるでしょうが、移転前後に必要な手続きのことはご存知でしょうか？

本記事では事務所・オフィスを移転する際に必要な手続きについて解説します。
手続き関係はまだなにも手を付けていなかったという事業者様は、本記事をチェックして抜け漏れなく手続きを行ってください。

事務所・オフィス移転の際に必要な手続き

事務所やオフィスを移転する際には、以下の3つの手続きを行う必要があります。

手続き①オフィスや設備の解約

事務所やオフィスの移転の際に必要な手続きとして、まずオフィスや設備の解約手続きがあります。
これは貸主に対して退去の旨を通知することを指します。
貸主やビルのオーナーが次の借り手を探したりといった作業を行う時間が必要になるため、通知については契約書の定め通りに行わなければいけません。

通知を行うタイミングに関しては、移転の6ヶ月前には解約通知をするようにと定めている契約が一般的です。
ただし、契約の内容次第ではもっと早い時点で移転を伝えなければいけないこともありますし、逆にもっと退去日に近づいてからでも良い場合もあります。

また、通知後には原状回復義務を果たすための対応が必要になります。
指定の工事会社がある場合は定めに基づいて行い、特に指定がない場合は各社から見積もりを取り自分たちで比較検討するため時間がかかるので、早めに進めていきましょう。

手続き②役所への届け出

事務所やオフィスの移転の際には、労働基準監督所や法務局、税務署、都道府県税事務所といった各役所への届け出手続きをする必要もあります。
各役所への手続きは対応する期限もばらばらで、数も多いので、一覧表を作成して管理するなどの工夫をして提出漏れのないように対応を行ってください。

新オフィスを管轄する労働基準監督所には、移転してから10日以内に、労働保険名称所在地等変更届を提出しましょう。
その際、労災保険と雇用保険が一本化されている一元適用事業所と、労災保険と雇用保険が別々に扱われている二元適用事業所とでは、提出先が異なるので注意が必要です。
二元適用事業所の場合、雇用保険については公共職業安定所に別途提出しなければなりません。

また、法務局への手続きは、移転時に会社の本店を移動した場合は2週間以内、支店を移動した場合は3週間以内に必要な書類を提出します。

税務署への手続きは、移転後直ちに異動届出書を提出し、移転後1か月以内に給与支払事務所等の開設移転廃止の届出書を提出します。

都道府県税事務所には移転後すぐに事業開始等申告書を提出し、ハローワークには移転後10日以内 に雇用保険事業主事業所各種変更届の提出手続きをします。

手続き③サービスなどへの登録変更

事務所やオフィスを移転した際には、役所への手続きだけではなくさまざまなサービスの登録変更も発生します。

たとえば、銀行口座やクレジットカード等の登録情報を更新する必要があります。
銀行での事務所やオフィスの登録変更は個人の転居等とは異なり、通帳や届出印だけではなく移転後の登記事項証明書や社印も使いますので、準備をしておきましょう。

また、名刺に記載のある住所や電話番号も記載の修正が必要ですので、移転後にすぐに配れるよう事前に新しい名刺を発注しておきましょう。

TIPS：取引先への連絡も忘れずに！

オフィスを移転する際に、忘れてはいけないのが取引先への連絡です。
万が一連絡しそびれていた場合不信感を招きかねませんし、会社の信頼問題になりますので顧客や取引先の対応は慎重に行いましょう。

取引先との関係によっては移転後のオフィスにお花などを送ってもらえる場合もあるので、直前ではなくなるべく早めに連絡をするのがマナーです。

事務所・オフィス移転時には解約手続き・役所への届け出・サービスの登録内容変更が必要

以上、事務所やオフィスを移転する際に必要な手続きをご紹介しました。
オフィスを移転する際には、「オフィスや設備の解約手続き」「役所への届け出」「利用しているサービスの登録内容変更」をしなければなりません。
そのため、早めに準備を進めましょう。

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