2020.01.14

グループウェア導入に失敗したくない!長期運用するためのコツとは

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グループウェア導入に失敗したくない!長期運用するためのコツとは

業務効率の向上を目指してグループウェアを導入する企業は多くあります。
しかし、なかにはせっかく導入しても長期運用ができずに費用が無駄になってしまったといったケースが多々あります。

事業者様の中にも、グループウェアの運用にご不安をもつ方はいらっしゃるのではないでしょうか?

そこで本記事では、グループウェアを長期運用できるための3つのコツを紹介します。
グループウェアの運用にご不安のある事業者様は、ぜひ最後までご覧ください。

この記事でわかること
  • グループウェアを長期運用するためのコツ

グループウェアを長期運用するためのコツ

グループウェアを長期運用するためには、社員の協力や運用体制の構築などが必要となります。
以下に、グループウェアを長期運用するための3つのコツをまとめました。

グループウェアを長期運用するコツ

  • 運用開始は小規模グループでスタート
  • 運用ルールを明確に決める
  • 浸透させるためにある程度の強制をする

コツ①運用開始は小規模グループでスタート

グループウェアの失敗例の1つとして、いきなり会社全体に導入して従来の体制からの移行がうまくいかずに運用できなくなったというケースがあります。

そのような事態を避けるためにも、まずは料金プランの安い小規模グループで運用できるかを試すことが重要です。
グループウェアの料金プランは、基本的に使用するユーザーの数によって決まります。
もちろん人数が少ないほどに料金は安くなるため、小規模グループで運用がスムーズにできるかを確認しましょう。

コツ②運用ルールを明確に決める

長期的にグループウェアを運用していくためには、運用ルールを決めることが大切です。

グループウェアの最大の強みは、情報を社内で共有できるところにあります。
しかし、それぞれが独自のルールを作って活用するとちょっとしたことですれ違いが起きる場合があります。

例えば、Aさんは会議室を予約する際に『予約機能』を利用するが、Bさんはスケジュールに入れておくのみといった場合に利用者のバッティングが起きてしまいます。
やり方の違いによって小さなトラブルがいくつも発生することが考えられるため、ある程度の簡単な運用ルールを明確にして浸透させる必要があります。

コツ③浸透させるためにある程度の強制をする

せっかくグループウェアを導入しても、社員の中に浸透しなければ意味がありません。
前の管理体制のほうが使いやすくても、ある程度強制してグループウェアシステムを使用させることも必要です。

新しいシステムにするためには移行作業や操作の慣れなど、手間がかかることがほとんどです。
しかし運用開始時点でグループウェア離れが起きてしまうと、その後の定着は難しくなります。
ある程度の強制力をもたせるために、部門ごとの代表者や役職の高い人間が率先して使うといった工夫が必要です。

グループウェアの長期運用には社員の協力が不可欠!

以上、グループウェアを長期運用するための3つのコツを紹介してきました。

グループウェアの長期運用には、社員の協力が不可欠です。
新しいシステムが浸透するためには、ある程度の運用ルールを設けて使い慣れてもらうしかありません。

グループウェアが浸透するまでは前の管理体制と併用して、いずれは完全移行させるといった手段をとるほうがよいでしょう。

運用していく中で分からないことは、提供会社のサポートを受けて運用方法を考えていくことも一つの手段です。
EMEAO!では、運用方法についてサポートを行っている優良なグループウェア提供会社を、事業者様にご紹介します。
グループウェアの運用方法にお悩みの事業者様は、ぜひお気軽にお問合せください。

この記事を書いた人

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編集部員 濵岸

編集部員の濵岸と申します。EMEAO!のWebコンテンツの記事を作成させていただきます。 身長が低いため学生時代は「お豆」と呼ばれていました。 豆らしく、皆様の役に立つ記事を「マメに豆知識を!」の意識で作成します!どうぞよろしくお願いいたします!

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