2020.02.25

教育機関,学習支援業でグループウェアを導入する4つのメリットとは

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編集部員 M・S

編集部員のM・Sと申します。EMEAO!のコンテンツの取材、編集、ライティングを担当させていただいております。複雑な情報を分かりやすく整理し、忙しい皆様にとって読みやすい記事にまとめてご提供させていただきます!よろしくお願いします!

教育機関,学習支援業では、常勤・非常勤講師の存在や授業時間割など、スケジュール管理や情報共有に独特の難しさがありますよね。

「教育業でグループウェアなんて役立つの?」
と懐疑的な方もおられるのでは?

そこで本記事では教育機関,学習支援業でグループウェアを導入する4つのメリットについて紹介します。
教育機関,学習支援業でどうグループウェアが活用されているかを知り、グループウェア導入の検討にお役立てください。

この記事でわかること
・教育機関,学習支援業でグループウェアを導入する4つのメリット

教育機関,学習支援業でグループウェアを導入する4つのメリットとは?

グループウェアはビジネス現場のものだと思われがちですが、昨今は教育機関,学習支援の現場でも広く活用されています。
今回ご紹介する教育機関,学習支援業でグループウェアを導入するメリットは、主に以下の4つです。

教育機関,学習支援業でグループウェアを導入するメリットまとめ

  • 紙のやり取りがなくなって、コストダウンできる
  • 業務スピードを上げることができる
  • 授業日程や代理講義の調整がスムーズになる
  • ノウハウ共有により教育の質を向上させることができる

ここからは、どんなことがメリットなのかを1つひとつ解説していきます。

メリット①紙のやり取りがなくなって、コストダウンできる

まずご紹介する教育機関,学習支援業にグループウェアを導入するメリットは、『紙のやり取りがなくなって、コストダウンできる』ことです。

教育機関,学習支援の現場では、資料や教材など、大量の紙を消費します。
そのため、紙のコスト削減は経営面でも重要。
グループウェアを導入することで、日常的に使用する幾ばくかの文書を電子化することができます。

たとえば、会議資料を電子化し、グループウェアの回覧機能などを用いて参加者全員で共有することが可能です。
会議では、グループウェア上で共有した資料を各人が持ち込んだPCで開けば、従来通りに議論を行うことができます。
更に、コメント機能を利用して事前・事後のやり取りもでき、意見交換もスムーズです。

また、予算や決算といった金銭に関する膨大な資料は、ミスが見つかったときには印刷し直すと多くのコストがかかってしまうことも。
こういった場合にも、グループウェア上で資料を電子ファイル配布することにより、修正が容易かつ大幅なコストダウンが実現できるでしょう。

メリット②業務スピードを上げることができる

次にご紹介する教育機関,学習支援業にグループウェアを導入するメリットは、『業務スピードを上げることができる』点です。
グループウェアは、様々なシステムと連携することができます。
様々なシステムとは例えば、スケジュール管理システムや勤怠管理システム、ワークフローシステムやWeb会議システムなどです。

上記のようなシステムに登録された情報すべてをグループウェア上で一括確認することにより、それぞれのシステムにアクセスする手間を減らすことが可能となります。
また、ポータルを利用することにより上記の様々な情報の更新や取得が簡単にでき、新しい情報を見落とすこともなくなります。

たとえば、緊急時や急ぎの手続きなどをポータルで告知するとしましょう。
ポータルを利用することで、メールや電話で個別に連絡する手間を省くことができます。
また、情報の行き違いも減らすこともできるでしょう。

種々の情報の一元管理、およびそれら基本的な連絡の手間を省き情報の行き違いを減らすことで、業務スピードを上げることが可能となります。

メリット③授業日程や代理講義の調整がスムーズになる

3つ目にご紹介する教育機関,学習支援業にグループウェアを導入するメリットは、『授業日程や代理講義の調整がスムーズになる』ことです。

教育機関,学習支援業では、多数の職員の予定を把握し授業の日程調整をするのに多大な時間を費やしがちです。
また、出張や休暇などで職員が授業をすることができない際の授業日程調整や、他講師への代理講義の依頼も難儀でした。

グループウェアを導入することで、職員のスケジュールをリアルタイムで把握することが可能に。
これにより、上記のような日程調整に関するやり取りをスムーズにすることができるようになります。

メリット④ノウハウ共有により教育の質を向上させることができる

最後にご紹介する教育機関,学習支援業にグループウェアを導入するメリットは、『ノウハウ共有により教育の質を向上させることができる』点です。

教育機関,学習支援業では、在籍する講師間での情報交換の場が少ないといったケースもあります。
グループウェアを導入することで、講師間の横のつながりを強化することができ、ノウハウの共有をすることが容易になります。

俗人化しがちだった教育や授業に関するノウハウを共有することにより、教育の質を向上させることができるでしょう。

グループウェアは教育機関,学習支援業特有の課題の解決にも役立つ!

いかがでしたでしょうか?
この記事をお読みいただくことで、教育機関,学習支援業でグループウェアを導入する4つのメリットがご理解いただけたと思います。

「うちもグループウェアを導入してみようかな」
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