2020.02.26

働き方改革を推進!?自治体でグループウェアを導入するメリット3選

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編集部員 M・S

編集部員のM・Sと申します。EMEAO!のコンテンツの取材、編集、ライティングを担当させていただいております。複雑な情報を分かりやすく整理し、忙しい皆様にとって読みやすい記事にまとめてご提供させていただきます!よろしくお願いします!

「グループウェアはビジネス現場のもの。保守的な自治体には向かないのでは?」
そうお思いのご担当者様もいらっしゃいますよね。

そこで当記事では自治体でグループウェアを導入する3つのメリットについて紹介します。
自治体でどうグループウェアが活用されているかを知り、グループウェア導入の検討にお役立てください。

この記事でわかること
・自治体でグループウェアを導入する3つのメリット

自治体でグループウェアを導入する3つのメリットとは?

自治体でグループウェアを導入するメリットは、主に以下の3つです。

自治体でグループウェアを導入するメリットまとめ

  • 自治体どうしの連携を促進することができる
  • セキュリティを強化することができる
  • 働き方改革の推進ができる

ここからは、どんなメリットなのかを1つひとつ解説していきます。

自治体におけるグループウェア導入メリット①自治体どうしの連携を促進することができる

まずご紹介する自治体でグループウェアを導入するメリットは、『自治体どうしの連携を促進することができる』というところです。

たとえば、各自治体同士のやり取りをメールで行っていたとします。
しかし、メールでは宛先に指定されている職員しか情報を確認できません。
また、複数間でメールのやり取りを行った際には、話の経緯が分かりづらく、議論を行い辛いといったこともあります。

グループウェアを導入すると、『ディスカッション機能』や『掲示板機能』『ポータル』を使った各自治体の壁を越えた幅広いコミュニケーションが可能となります。
上記の機能では、プロジェクトごとに議論の場を作成することができるため、やり取りや情報の時系列での整理も容易に。
また、アクセスできる職員を任意で設定することができるため、担当者不在の場合のフォローを複数人で行うことも可能。

グループウェアを導入して各市町村の情報共有のためのインフラを整えることで、自治体同士の連携が促進されます。

自治体におけるグループウェア導入メリット②セキュリティを強化することができる

次にご紹介する自治体でグループウェアを導入するメリットは、『セキュリティを強化することができる』というところです。
自治体では住民の個人情報を取り扱うため、セキュリティの強化は大きな課題。
クラウドのグループウェアを導入すると、たとえば以下のような面でのセキュリティ強化を行うことが可能です。

グループウェアを導入することで実現できるセキュリティ強化の例

  • メールの誤送信を防ぐことができる
  • レポート機能を使うことで、ネットワーク内だけでの情報共有ができる
  • 添付ファイルにIPアドレスによるアクセス制限をかけることができる

など

グループウェアを用いることで、単一のシステム内で情報共有が可能になります。
これにより、セキュリティの強化を行うことができます。

自治体におけるグループウェア導入メリット③働き方改革の推進ができる

次3つめにご紹介する自治体でグループウェアを導入するメリットは、『働き方改革の推進ができる』というところです。
昨今の働き方改革に対応するためには、様々な働き方ツールの利用が不可欠。
様々な働き方ツールとは例えば、タイムカード機能やウェブ会議、各種コミュニケーションツールなどです。

グループウェアの中には、上記の機能が備わったシステムもあります。
そのため、グループウェアを導入するだけで働き方ツールを取り入れ、テレワークといった新たな働き方が可能な環境づくりに取り組めます。

また、ポータル上で上記ツールに関する情報の共有や、使用の呼びかけを職員全体に対して行うことで、職員へ働き方改革を浸透させていくこともできるでしょう。

自治体でグループウェアを導入すると、安全な情報共有による業務効率化が実現できる!

いかがでしたでしょうか?
この記事を読んでいただくことで、自治体でグループウェアを導入する3つのメリットがご理解いただけたと思います。

自治体で同じグループウェアを導入して、安全な情報共有による業務効率化を実現しましょう。

「よし、早速グループウェアの導入を検討しよう」
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