グループウェアを比較する際チェックすべき6つのポイント

グループウェアを漠然と比較していらっしゃいませんか？
自社に合ったグループウェアは、実際の使用を見据えて目的に合致するものを選ばなければなりません。
では、具体的にどんな点を比較する際のポイントとすればよいでしょうか。

当記事ではグループウェアを比較する際チェックすべき6つのポイントをご紹介しております。
自社にどんなグループウェアを導入するか比較検討中の事業者様は、ぜひご一読ください。

グループウェアを比較する際チェックすべき6つのポイント

ここからは、グループウェアの比較ポイントを1つひとつ解説していきます。

グループウェア比較ポイント①利用可能人数はどれくらいか

グループウェアを比較する際には、まず、利用可能人数はどれくらいかをチェックしましょう。
多くのグループウェアでは、１グループで利用可能な人数の上限や、システムの最低利用人数が設定されていることがあります。

そのため、会社の規模の大小によらず、グループウェアの利用可能人数はしっかり確認する必要があります。

グループウェア比較ポイント②自社に合った料金プランか

グループウェアを比較する際には、次に、自社に合った料金プランかをチェックしましょう。
具体的には、月額制であれば契約期間を、将来的に拡張予定があるならば拡張料金などを確認する必要があります。

導入コストや運用コストのバランスに注意して、自社に合った料金プランのグループウェアを検討すると良いでしょう。

グループウェア比較ポイント③クラウド型かオンプレミス型か

グループウェアを比較する際には、クラウド型かオンプレミス型かもチェックしましょう。
グループウェアは、自社サーバーで運用する『オンプレミス型』と、グループウェアの提供側が用意したサーバーを利用する『クラウド型』があります。

ざっくりというと、オンプレミス型はサーバー費用やシステム構築費用がかかりますが、セキュリティやカスタマイズ性に優れています。
一方クラウド型は、利用料金が安く、登録後すぐに利用できますが、カスタマイズなどは完全には自社の自由にはなりません。

一長一短ですので、自社の利用したい条件に合致する方を選ぶと良いでしょう。

なお、グループウェアのオンプレミス型とクラウド型の違いについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

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グループウェア比較ポイント④簡単に操作できるか

グループウェアを比較する際には、簡単に操作できるかのチェックも重要です。
日常的に使うツールは、使いやすいことが重要です。
さもなければ、社員にとってグループウェアの使用が負担になるばかりか、業務に支障が生じたりしてしまうことも。

そうならないためにも、グループウェアを比較する際には、操作性をよく確かめる必要があります。
お試し版を利用し社員に実際の画面を操作してみてもらい、使いやすいかどうか、業務の実態に沿っているかなどを判断してもらうと良いでしょう。

グループウェア比較ポイント⑤カスタマイズが可能か

グループウェアを比較する際には、カスタマイズが可能かもチェックしましょう。
グループウェアは自社に合ったシステムにカスタマイズすることで、グンと使いやすさがアップします。
自社に必要な機能を見極めて追加したり、逆に不要な機能を削除したりすることで有用性が上がり、スムーズな運用も可能となります。

また、継続して使う内に、業務形態や業務規模が変化することもあるでしょう。
そういった際にグループウェアを自社の変化に合わせてカスタマイズしていけるかといった点でも、カスタマイズ性は重要です。

グループウェア比較ポイント⑥セキュリティ対策が万全か

グループウェアを比較する際には、セキュリティ対策が万全かどうかも忘れずにチェックしましょう。

グループウェア内では、社内で共有する様々な情報や、社員やお客様の個人情報を管理することがあるでしょう。
セキュリティ面に不安があっては元も子もありません。

そのため、導入を検討中のグループウェアの情報セキュリティが十分かどうか、きちんと調べて見極めましょう。

グループウェアを比較する際には、実際の使用イメージや使用目的を明確にすることを心がけましょう！

いかがでしたでしょうか？
この記事を読んでいただくことで、グループウェアを比較する際チェックすべき6つのポイントがご理解いただけたと思います。
グループウェアを比較する際には、実際の使用イメージや使用目的を明確にすることを心がけながら、今回のポイントをチェックすると効果的かと思います。

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