クラウド型グループウェアを導入するメリットデメリットについて解説

グループウェアの導入やリプレイスをするにあたって、クラウド型とオンプレミス型で迷っている企業様はいらっしゃるのではないでしょうか？

クラウド型のサービスが主流になる前は、オンプレミス型と言って自社でサーバーや周辺機器を用意してグループウェアを使うことが一般的でした。
セキュリティの面から今でもオンプレミス型を選ぶ企業様はいらっしゃいますが、近年では導入や運用などの手軽さからクラウド型のグループウェアが選ばれる傾向にあります。

今回はオンプレミス型よりも選ばれている、クラウド型グループウェアのメリットとデメリットについてご紹介します。

クラウド型グループウェアのメリット

クラウド型グループウェアのメリットです。

初期投資とランニングコストを抑えられる

クラウド型グループウェアの多くは、初期費用がかかりません。
使える機能や利用人数、オンラインストレージの容量で月額料金が決まる仕組みです。
料金は1人あたり月額600円～800円で利用できます。

導入に初期費用がかからないので、お試しでグループウェアを使わせてくれる開発元も多数あります。
無料トライアル期間は一般的に2週間～1ヵ月間です。

複数のグループウェアに同時に登録し、機能や使い勝手を比べながら候補を絞り込んでいくことができるのもメリットです。

導入後の運用に手間がかからない

クラウド型のグループウェアはサーバーや周辺機器を用意する必要がありません。
アップデートとメンテナンスの際は、グループウェアの開発元が対応するため自社でコストや人員を割かなくて済みます。

また、社員が増えても製品によってはWEBサイト上のフォームにユーザー登録をするだけでID・パスワードが発行されてすぐに利用できます。

自社で用意をするものはネット環境のみなので導入後は管理者の負担がほとんどありません。

クラウド型グループウェアのデメリット

クラウド型グループウェアのデメリットです。

他のソフトウェアと繋ぎにくい

クラウド型グループウェアはwebサーバー上で使用するため、オフィスのパソコンにインストールされている顧客管理システムや会計ソフトなどと直接つなぐことができません。

最近では、オフィスのパソコンにインストールされているソフトと連携ができたり、機能をカスタムするアプリが付いているクラウド型グループウェアも増えてきてはいますが、自由度の高さではまだオンプレミス型の方が高いようです。

サーバーを共有するので処理が遅くなる

他のユーザーの影響を受けやすいことはクラウド型のデメリットの1つです。

クラウド型グループウェアは、サーバーとネットワークを他社と共用するため、アクセスが集中することがあります。
また、他のユーザーが容量の重いファイルをアップロードして、サーバーに負荷をかけたりすると一時的に処理が遅くなることがあります。

クラウド型グループウェアのメリットデメリット

いかがでしょうか？
クラウド型グループウェアは、融通がきかなかったり、他のユーザーの影響で処理が遅くなることもある一方、手軽にコストを抑えて導入できるメリットがあります。

メリットデメリットを把握した上で、手軽にコストを抑えたい企業様は導入を検討してみてください。