2020.01.16

グループウェアで働き方改革を実現!テレワークに役立つ機能とは?

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編集部員 濵岸

編集部員の濵岸と申します。コンテンツ作成と取材を主に担当しております。身長が低いため学生時代は「お豆」と呼ばれていました!豆らしく、皆様の役に立つ記事を「マメに豆知識を!」の意識で作成します!どうぞよろしくお願いいたします!

働き改革により、テレワーク制度を導入する企業も多くなってきました。
それに伴って業務効率向上を目的とするグループウェアにも、テレワークに役立つ機能が搭載されるようになりました。

しかし、グループウェアを導入しているものの、どのような機能がテレワークに役立つのか分からない事業者様も多いのではないでしょうか?

そこで本記事では、グループウェアで働き方改革を実現するためにテレワークに役立つ機能を紹介していきます。
グループウェアを活用して働き方改革を目指す事業者様は、ぜひ最後までご覧ください。

この記事でわかること
  • テレワークに役立つグループウェアの機能
  • テレワーク支援機能について
  • グループウェアをテレワークに使用する際の注意点

テレワークに役立つグループウェアの機能について

テレワークを行う際に考えられるデメリットとして、情報の共有がしにくかったり会議に参加できないといったことがあります。
それらのデメリットを解消させるグループウェアの主な機能を、以下にまとめました。

テレワークに役立つグループウェアの機能

  • テレワーク支援機能
  • チャット機能
  • ビデオ会議機能
  • スケジュール管理機能

上記の機能の共通点は、リアルタイムで情報の共有ができる機能だということです。
すぐに情報の共有ができることで緊急の案件にも対応しやすく、またビデオ会議機能によって会社から離れた場所でも会議に参加することができます。

テレワーク支援機能とは

グループウェアの中には、『テレワーク支援機能』を搭載しているものもあります。
レワーク支援機能の大きな特徴は、アクセス状況管理や在席・離籍状況を確認できることです。

テレワークの不安の1つに直接上司や同僚に見られていないため、「きちんと仕事をしていないのではないか?」と誤解されることがあります。
グループウェアの在席・離籍状況管理やアクセス状況管理を使うことで、仕事をしているというアピールをすることができ、また上司はその状況を確認することができます。

アクセス状況によって時間内に働けているかを可視化できるため、仕事の評価がしやすいメリットがあります。

グループウェアをテレワークで使用する際の注意点

テレワークに最適なグループウェアですが、気を付けなければいけないこともいくつかあります。
まず、正アクセス防止などのセキュリティ強化は必須といえます。
テレワークにグループウェアを利用する際、クラウド型のグループウェアを選ぶ必要があります。

クラウド型グループウェアは提供会社のサーバーを使っているため、情報漏洩のリスクがあります。
ファイルの送信には、パスワードをつけるといったセキュリティ対策をするべきでしょう。

また、グループウェアを使う上でのルールも決めておくべきです。
ファイル送信の形式や報告の仕方など、人それぞれで異なっている場合に管理する側は混乱します。
テレワークで近くに本人がいないため、間違いの指摘にもすぐに対応されないケースもあるので、あらかじめルールを決めて共有しましょう。

テレワークにグループウェアを活用して働き方改革を実現させよう!

以上、テレワークに役立つグループウェアの機能や、使用する際の注意点を解説してきました。

テレワークの不安点は、コミュニケーションが取りづらくきちんと仕事をしているか互いに伝わらない点にあります。
それらの不安を解消するグループウェアは、テレワークに最適なツールといえるでしょう。

ただし、グループウェアによって搭載されている機能は異なるため、テレワークに使える機能をきちんと搭載しているかを確認してツールを選びましょう。
とはいえ、自分で機能を確認してグループウェアのツールを選ぶのは手間も時間もかかってしまします。

EMEAO!にお問合せいただければ、テレワークを支援する機能を搭載したグループウェアを提案する、優良なグループウェア提供会社を事業者様にご紹介いたします。
テレワークをグループウェアに活用して働き方改革を目指す事業者様は、ぜひお気軽にお問合せください。

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