2020.01.15

グループウェアでタスク管理をするメリットとは?役立つ機能を紹介

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グループウェアは、チームで業務をする際のタスク管理や進捗状況の把握に役立ちます。

しかし、「どの機能を活用して、タスク管理に役立てればいいか分からない…」
「そもそもタスク管理にグループウェアを使うメリットとはなに?」
このようにお考えの事業者様も中にはいらっしゃると思います。

そこで、本記事ではタスクや進捗状況の管理にグループウェアを活用するメリットと、進捗状況の管理業務で活躍する機能を解説します。
プロジェクト・タスク管理にグループウェアの活用を検討している事業者様は、ぜひ最後までご覧ください。

この記事でわかること
  • グループウェアをタスク管理・進捗状況の把握に用いるメリット
  • タスク管理とスケジュール管理の違い
  • タスク管理に便利なグループウェアの機能

グループウェアをタスク管理・進捗状況の把握に活用するメリット

グループウェアを業務に活用することで、業務上のタスク・進捗状況の共有が簡単にできるというメリットがあります。

複数人のチームで1つのプロジェクトを進める際、細かいタスクを個人に振り分けられることがほとんどです。
このタスクをこの人がするといったことを明確に可視化し共有するために、グループウェアは役に立ちます。
タスクや進捗状況の共有することで他の人の進み具合を確認し、全体の進捗状況がどの程度かをすぐに把握することが可能です。

また他の機能を利用することで、情報共有も簡単にできるため、グループウェアはチームでの業務に適しているといえます。

タスク管理とスケジュール管理の違い

グループウェアを使う上でよく混同されがちなのが、タスク管理とスケジュール管理です。
2つは業務を行う上の予定という点においては同じですが、使用する目的が微妙に異なります。

スケジュール管理は、主に会議や訪問の約束など第三者が関わるような業務を他の人にも共有することを目的としています。
対して、タスク管理は今自分がやっている業務の上でやらなければいけない細い作業を記すことです。

つまり、スケジュール管理は自分が席を外している時間帯の共有ができ、タスク管理は今自分がやっている作業の共有できるということです。

グループウェアの機能でタスクの管理や進捗状況の把握に役立つ機能

グループウェアツールに搭載されている一般的な機能で、タスク管理に役立つ機能は主に管理機能として扱われるケースが多いです。
以下に、グループウェアの一般的なタスク管理機能まとめました。

タスク管理に役立つグループウェアの一般的な機能

  • TO DOリスト機能
  • スケジュール管理機能
  • プロジェクト管理機能
  • 文書管理機能

グループウェアは種類によって搭載されている機能が異なるため、上記とは違う呼称であったり機能自体が搭載されていない場合があります。
自社がタスク管理を重視するのであれば、目的に役立つ機能を搭載したグループウェアを選びましょう。

グループウェアはチーム内で情報共有し状況を可視化すつることに役立つ!

以上、グループウェアでタスク管理をするメリットについて解説してきました。

タスク・進捗管理にグループウェアを活用するメリットは、自分のタスクを他の人に共有することで進捗状況の可視化ができることです。
チームで1つのプロジェクトを行う場合に最適であり、タスクの抜け漏れを防ぎ全体の進捗状況の把握にもつながります。

ただし、リリースされているグループウェアごとに搭載されている機能は異なるため、導入前にはどの機能がタスク管理に役立つかを把握しておきましょう。
とはいえ候補に挙がったグループウェアのどの機能が、タスク管理に役立つかは分かりにくいですよね。

そこでEMEAO!にお問合せいただければ、機能や運用についてのサポートが充実した優良なグループウェア提供会社を事業者様にご紹介いたします。
グループウェアでしっかりとしたタスク管理をしたいとお考えの事業者様は、ぜひお気軽にお問合せください。

この記事を書いた人

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編集部員 濵岸

編集部員の濵岸と申します。EMEAO!のWebコンテンツの記事を作成させていただきます。 身長が低いため学生時代は「お豆」と呼ばれていました。 豆らしく、皆様の役に立つ記事を「マメに豆知識を!」の意識で作成します!どうぞよろしくお願いいたします!

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