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グループウェアの機能の1つであるワークフローシステムについて解説

公開日:2019.12.06 最終更新日:2020.07.20

近年、煩雑な業務になりがちな稟議や申請を効率化するために、ワークフローシステムは業務を改善する方法として注目されてます。

特に、稟議や申請は決裁までの過程が複雑なため、どうしたら効率化が図れるかと考えている事業者様は多いはずです。

グループウェアの導入を検討されていて、何ができるのかを知りたい企業様はいらっしゃるのではないでしょうか?

そもそもワークフローって何?

企業や組織では申請を出すと、上長の確認と承認などのフローを経て申請を通すことが一般的です。
申請内容によって、誰に申請を出してどういうフローで確認や決裁を行うかが異なるケースが多く、決済までの手続きが煩雑になりがちです。

ワークフローとは、組織の中で複数人が携わる業務を、ルールによって決められたフローに沿って処理することと、その流れを図式化したものをさします。

ワークフローシステムについて解説します

ワークフローシステムとは、申請や稟議の業務の流れを自動化するシステムです。

ワークフローを紙やメールを用いて行っている場合は、申請書を探したり承認者・決裁者が誰なのかを都度調べる過程が必要になります。

一方、ワークフローをシステム化すると、申請された業務情報は申請者の組織・役割や申請内容によって自動的に承認者・決裁者を特定してリレーされていきます。
決裁された後はデータや電子ファイルとして保管されます。

グループウェアの中で利用するので、ファイルの共有が一元化されパソコン上でも探す手間が省けます。

また、全てデータ上で行われるためメールや紙と違い、紛失や改ざんを防ぐ効果があります。

ワークフローシステムは承認までの流れをスムーズにするシステムです

グループウェアにおけるワークフローシステムについてご理解していただけたでしょうか?

ワークフローは業務を進める上でのルールで、ワークフローシステムはワークフローのルールに基づいて自動で稟議や申請を進めるシステムです。
ワークフローのルールを定めてから、ワークフローシステムを作ることで業務改善を図ることができます。

グループウェアを活用して業務改善を行いたいと考えている事業者様はぜひ導入してみてください。

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この記事を書いた人

編集部員 岡本

編集部の岡本です。以前はWEBディレクターとして中小企業のホームページ制作のディレクション等をしておりました。ユーザー様の声をきちんとコンテンツの内容や方向性に反映して、より良いメディアに出来るように日々精進してまいります。

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