グループウェアを導入する2つの方法について解説！

グループウェアとは、社内の情報共有やコミュニケーションの円滑化、業務効率化はかるためのソフトウェアです。
代表的な機能にはファイル共有機能、議事録、チャット機能、スケジュール管理機能などがあります。

グループウェアは、自社でサーバーを構築して導入するオンプレミス型とインターネット環境さえあれば導入できるクラウド型の２つがあります。

グループウェアの導入を検討している企業様はまずどちらの方法でグループウェアを導入するかを検討しましょう。

どちらの方法で導入するか検討されている企業様のために、この記事ではオンプレミス型とクラウド型の違いについて解説をします。

オンプレミス型とクラウド型の違いを解説

オンプレミス型とクラウド型の違いを解説します。

オンプレミス型とは？

オンプレミス型とは、グループウェアを購入し、自社のサーバーにインストールして使うタイプのことをいいます。

一般的には導入から運用まですべて利用者側に任せられます。
サーバーの準備と設定やセキュリティ対策、グループウェアのアップデート、定期メンテナンスを利用者側で行う必要があります。

サーバーを設置する場所によっては、電源やネットワーク、空調設備などを自社で用意する場合もあります。

導入までの準備に時間がかかったり、費用が高くなってしまいますが、機能の追加に融通が聞いたり、セキュリティが強いというメリットがあります。
クラウド型が主流になりつつある今も、オンプレミス型のグループウェアを選ぶ企業は少なくはありません。

クラウド型とは？

クラウド型とは、webブラウザかスマートフォン・タブレット専用のアプリ上で利用するタイプのグループウェアのことをいいます。

データは全て運営会社が管理するクラウドサーバーに保存されます。
サーバーや周辺機器を自社で用意する必要はなく、アップデートとメンテナンスも運営会社に任せることができます。
また、グループウェアによっては、グループウェアのサイトに社員情報を入力するだけでID・パスワードが出され、その日のうちに利用開始することができます。

ただし、サーバーやネットワークを他社と共有するため、サーバーに負荷がかかり一時的に処理が遅くなることもあります。

クラウド型のグループウェアは無料のトライアル期間が設けられていることがあります。
手軽に使い勝手を試して、自社に合ったグループウェアを見つけることができます。

クラウド型とオンプレミス型はコストに違いがあります

今回は、クラウド型・オンプレミス型の違いについて紹介しました。

カスタマイズを前提に導入する場合や、セキュリティ重視の企業様ならオンプレミス型。
手軽に試せてコストをできるだけ抑えたい企業様にとってはクラウド型がおすすめです。

今回の記事を参考に、ぜひグループウェアの導入を検討してみてください。