オンプレミス型グループウェアを導入するメリットデメリット

グループウェアの導入を検討する際、クラウド型とオンプレミス型で迷う事業者様もいらっしゃるでしょう。
それぞれに導入や運用にはメリットとデメリットがあり、どちらが自社に適しているかは運用形態によって大きく変わります。

そこで今回は、オンプレミス型に注目してオンプレミス型グループウェアのメリットとデメリットについてご紹介します。
グループウェアのオンプレミス型かクラウド型でお悩みの事業者様は、ぜひ参考にしてみてください。

オンプレミス型グループウェアとは

そもそもオンプレミス型グループウェアというものは、どのようなものなのでしょうか？
オンプレミス型グループウェアとは、企業で用意しているサーバーに直接ソフトウェアをインストールするタイプのグループウェアです。

つまり、社内でのみ使えるグループウェアということになります。

オンプレミス型グループウェアのメリット

社内でのみ使えるタイプの、オンプレミス型グループウェア。
導入するメリットは、以下のような点があげられます。

メリット①セキュリティ性が高い

オンプレミス型のグループウェアは自社にサーバーを設置してデータを管理できるため、クラウド型よりもセキュリティ性が高いといえます。

自社内のローカル回線を用いるのでデータが外に漏れたり、ウイルスを送られるリスクが低いため安全にデータを保管できるでしょう。

メリット②カスタマイズがしやすい

オンプレミス型のグループウェアは、自社に合ったカスタマイズをしやすいというメリットがあります。

自社内でシステムを構築できるため、専門的な知識や技術があればシステムを自由にカスタマイズすることが可能です。
現場でこういう機能がほしいという意見を反映させることができるため、自社で使いやすいシステムを構築できるでしょう。

また、社内ネットワークで構築されているので、会計ソフトなどの既存のシステムと連携がしやすいという点もポイントです。

オンプレミス型グループウェアのデメリット

上記でオンプレミス型グループウェアのメリットをご紹介してきましたが、もちろんデメリットもあります。
オンプレミス型グループウェアのデメリットを、以下にまとめました。

デメリット①導入までに時間がかかる

オンプレミス型グループウェアのデメリットの1つに、導入までに時間がかかることがあげられます。

サーバー、インターネット機器、ソフトウェアなどを準備するため、機器類を選定してから調達するまでに数週間、数ヵ月かかってしまう場合があります。
オンプレミス型グループウェアはすぐに導入できるものではないため、導入時には準備期間を見積もっておくことが重要です。

デメリット②専門知識をもった人員が必要

オンプレミス型のグループウェアの場合、サーバーのメンテナンスや監視などが必須となります。
サーバーのメンテナンスや監視には専門知識が必要なため、運用技術を持った人材の確保や人件費がかかることがデメリットといえます。

また、トラブルがあった際も自社内で対応しなければいけないので、その分の時間や費用が掛かってしまいます。

オンプレミス型グループウェアはセキュリティ性が高いなどのメリットがあるが、導入には時間がかかる

以上、オンプレミス型グループウェアのメリットとデメリットについて解説してきました。

オンプレミス型グループウェアは、導入までまでに時間がかかったり、運用コストがかかるといったデメリットがある一方、セキュリティが固くてカスタマイズ性が高いというメリットがあります。
特にセキュリティ性の高い情報を取り扱う場合や、市販のクラウド型グループウェアでは管理しきれない勤務形態の場合は、オンプレミス型で自社に適した形にカスタマイズするほうがよいでしょう。

自社の取り扱う情報や勤務形態をよく吟味したうえで、オンプレミス型かクラウド型かを選択しましょう。
もし、自社がどちらを導入るべきか分からないという場合は、ぜひEMEAO!にご相談ください。
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