43179a8e1467aee772bf6704f82cf3fd - グループウェアを導入する際に役立つ3つの選び方

グループウェアを導入する際に役立つ3つの選び方

公開日:2019.12.12 最終更新日:2019.12.27

近年、自社の業務効率を向上させるためにグループウェアを導入している会社が増えてきています。

実際に導入を検討されている企業様の中には、何を基準にグループウェアを選んだらいいか分からない企業様もいらっしゃるのではないでしょうか?

この記事では選び方の基準にポイントを絞り、グループウェアの選び方について3点解説します。

グループウェアの選び方のポイント

グループウェアを選ぶするにあたり、3つの選び方のポイントを見ていきましょう!

①グループウェアを導入する目的を明確にする

自社に合ったグループウェアの選び方1つ目は、まず自社の課題を分析してなぜグループウェアを導入するのかを考えましょう。

業務効率化の課題で代表的な事例は、チームや部署間でのコミュニケーションツールが違うためにおこるすれ違いや、申請・稟議の流れの煩雑さなどが挙げられます。

自社の課題が明らかになったらどのような機能が必要なのかを検討しましょう。

②機能の選定

選び方2つ目は課題点に合った機能を見つけることです。

例えば、コミュニケーションの円滑化が自社の課題点だった場合はチャットか社内SNSどちらを使うかを検討することになります。
課題点が少なかった場合や無料のサービスで補えることがあった場合は、必要な機能だけを使うことができるグループウェアもあるので機能選びは重要です。

社内報や申請・稟議の業務など紙ベースで行ってきたことをペーパレス化するなど、網羅的に機能を利用したい場合は、グループウェアを無料で体験することも検討しましょう。

③オンプレミス型かクラウド型か

選び方3つ目は導入方法です。
グループウェアの導入方法にはクラウド型とオンプレミス型があります。

オンプレミス型とクラウド型の違いはこちらの記事をご覧ください。

オンプレミス型はセキュリティが固くカスタマイズ性に優れいて、クラウド型はコストと運用の負担が軽い特徴があります。

自社の設備環境や従業員数に合わせた導入方法を選びましょう。

グループウェアの選び方3つのポイント

グループウェアの選び方3つのポイントについてご理解いただけたでしょうか?

グループウェアを導入するだけでは、自社に合った使い方ができないことがあります。
使い勝手が悪いとせっかく導入しても業務効率化に繋がらなくなってしまいますよね。

自社の課題とグループウェアを導入する目的を明確にし、必要な機能と自社の環境に合った導入方法を選びましょう。

最近ですと無料のお試し期間を設けているグループウェアもあるので、比較検討がしやすいので実際に使ってみるのもおすすめです。

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この記事を書いた人

編集部員 岡本

編集部の岡本です。以前はWEBディレクターとして中小企業のホームページ制作のディレクション等をしておりました。ユーザー様の声をきちんとコンテンツの内容や方向性に反映して、より良いメディアに出来るように日々精進してまいります。

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