グループウェアとワークフローシステムの違いについて解説！

グループウェアとワークフローシステムを業務改善のために、導入を検討されている企業様はいらっしゃるのではないでしょうか？

しかし、グループウェアとワークフローシステムの相違点を確認しないと、使いこなすことができなくなって導入コストが無駄になりかねません。

業務効率化のためのツールである、グループウェアとワークフローシステムの具体的な特徴と機能を挙げて違いを解説していきます。

グループウェアの特徴と機能について

グループウェアの特徴と機能を解説します。

グループウェアの特徴

グループウェアを導入すると業務の課題点が見つかりやすくなるという特徴があります。
なぜグループウェアを導入するのか、どんな課題をグループウェアで解決したいのかを明確にしてから導入するからです。

グループウェアの機能

グループウェアで業務改善ができる機能はスケジュール管理機能が挙げられます。
スケジュール管理機能を使うことで社員のスケジュールを確認できます。

社員がどのようなスケジュールで何の業務を行っているかが分かります。
作業の工数や時間が見える化されるので、効率的に業務を進めることができます。

他にもToDo・タスク管理の機能でどの社員に作業を振るかを確認ができたり、電子掲示板やWEB会議機能で遠隔地にいる社員にもリアルタイムで情報共有ができます。

グループウェアはスケジュール管理や情報共有を特に得意としています。

ワークフローシステムの特徴と機能

ワークフローシステムの特徴と機能を解説します。

ワークフローシステムの特徴

ワークフローシステムは、稟議・申請の業務をペーパレス化できます。
書類が電子化されているため改ざんや紛失の心配がないことも特徴の１つです。

ワークフローシステムの機能

ワークフローシステムとは、申請・稟議を通すまでの流れを自動化するシステムです。

いつどの申請が出されているかを検索・閲覧機能を使うとすぐに調べられて、承認もシステム上で行うことができます。
申請と承認のステータスの一覧や承認履歴など条件を指定して検索ができるため、承認漏れや止まっている申請の確認も直ぐに確認できます。

また、紙媒体で申請作業を行うと改ざんや紛失などのリスクが考えられますが、ワークフローシステムで電子化することで防止できます。

グループウェアとワークフローシステムは得意な機能が違います

システムの特徴と機能について解説してきました。
グループウェアとワークフローシステムは、コミュニケーションや情報共有が得意なのか申請・稟議が得意なのかという点に違いがあります。

なお、ワークフローシステムはグループウェアに組み込まれているものと、独立したシステムとして利用できるものがあります。
グループウェアに含まれているものは機能が限られていることがあるので、どの機能を使いたいかを明確にしましょう。

この記事でグループウェアとワークフローシステムの違いが分かったかと思います。
目的に合わせてグループウェアまたはワークフローシステムを導入してみてください。