無料のグループウェアを導入する前の3つの注意点

グループウェアの導入を検討されている企業様の中には、費用をかけずにグループウェアを使いたい方やグループウェアで使いたい機能は決まったけど、実際の使い勝手を試してみたいという方もいらっしゃるのではないでしょうか？

最近、グループウェアの開発元が無料お試し版をリリースしていたり、限定された機能だけ付いている無料のグループウェアなどが増えてきました。
そのため、無料のグループウェアを手軽に導入できるようになりました。

この記事では無料のグループウェアを利用する際の注意ポイントを3つ説明していきます。

無料のグループウェアの注意点

無料のグループウェアを利用するにあたって注意するべき点を解説していきます。

注意点①機能などに上限がある

無料のグループウェアはユーザー数や機能、容量などの上限が設定されている場合があります。

グループウェアの活用を検討されている場合や、経営に発展が見込まれるのであれば、最初から機能に融通のきくサービスを選んだ方がいいでしょう。
また、これから人員が増える予定のある企業様や、希望の機能が決まっている企業様は無料のグループウェアを使い続けることは難しいと思います。

注意点②サービス提供を中止してしまうケースもあります

無料版のグループウェアはサービス停止を利用規約で免責としているケースがあります。
免責事項になっているので開発元を責めることができません。

直近の事例では、2019年４月にサイボウズLiveという無料グループウェアのサービスが終了しました。
この影響で約200万ユーザーが替わりのサービスを探すことになりました。

こうした事態に備えたバックアッププランを立てておく必要もあります。

注意点③サポートが無いこともあります！

無料のグループウェアにはサポートサービスが無い場合があります。

トラブルが発生しても、自社で解決する必要があります。
システムに詳しいスタッフがいない組織では、ネックとなるでしょう。
そのため、自社で対応ができるように体制を立てておくことをおすすめします。

サポートサービスが無いことを考慮していないと、トラブルが発生した際すぐに解決できないため、業務が中断されてしまうこともあります。

無料のグループウェアの導入には注意が必要です

無料のグループウェアのメリットはコストを抑えられることです。

ただし、導入するにあたって機能の上限やサービス停止の可能性、サポートサービスが無いことの3点に注意をしてください。

グループウェアの活用を考えていらっしゃる企業様には、導入前のお試し版として使うことをおすすめします。