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中小企業に最適なグループウェアの3つの選び方

公開日:2019.12.13 最終更新日:2019.12.27

業務効率化をはかるためグループウェアの導入を考えているが、「従業員数の少ない中小企業だからグループウェアの導入は不必要ではないか」と導入をためらっている企業様もいらっしゃるでしょう。

グループウェアを選ぶポイントが分からないと、費用面だけでグループウェアを選ぶことになってしまいます。

グループウェアを価格のみで選ぶと使い勝手が悪い、自社に合った機能なかったといった問題が後で起こる可能性もあります。

この記事では、中小企業がグループウェアを取り入れるときのポイントをまとめました。

グループウェアを中小企業が導入するメリット

中小企業のように従業員が少ない組織ではマンパワーが重要です。
限られた人数で効率的にパフォーマンスを発揮することが競争力に直接繋がります。

人数が少ないと一人の裁量権は増しますが、一人がミスをしたとき全体に与えるダメージが大きくなってしまう恐れがあります。
情報共有ができていれば、全体にダメージが広がるリスクを抑えることができます。

中小企業がグループウェアを選ぶ時の3つのポイント

グループウェアを導入する際に以下の3つを参考にしてみてください。

①低コストで導入できるか

中小企業のような小規模組織には、クラウド型のグループウェアが向いています。
クラウド型で運用するグループウェアは、オンプレミス型と違い自社でサーバーを運用する必要が無いため費用が抑えられるからです。
クラウド型はユーザーごとの月額課金制なので低コストで導入と運用ができます。

また、オンプレミス型の方はユーザー数に応じて割引がされますが、少人数のままであれば割引はないのであまりメリットはありません。

②最小契約ユーザー数に制限がないこと

グループウェアによっては、契約するユーザー数に下限を設けている製品もあります。
人の出入りがあることを考慮すると、従業員数が契約ユーザーの最小契約数より少なくなり割高になる場合があります。

③解決すべき問題を明確にして機能は絞る

例えば、スケジュール管理の見える化が自社の課題点だった場合はスケジュール管理機能や電子掲示板などを使うかを検討することになります。

課題点が少なかった場合は、必要な機能だけを使うことができるグループウェアもあるので機能選びは重要です。

ただし、あまりタイトに機能を絞ってしまうと事業が拡大した際に融通がきかなくなってしまうので、拡張性があるグループウェアがおすすめです。

グループウェアを中小企業が選ぶ時のポイント

中小企業のような小規模組織でグループウェアを選ぶときのポイントは、低コストで運用ができるか、契約できる人数に下限が無いか、どういう機能がほしいかの3点です。

最近では無料版のグループウェアもあるので、使い勝手をみてから導入を行うのもおすすめです。

従業員数が少ない中小企業でもグループウェアの導入を希望されている企業様は、この記事を参考に導入の検討をしてみてください。

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この記事を書いた人

編集部員 岡本

編集部の岡本です。以前はWEBディレクターとして中小企業のホームページ制作のディレクション等をしておりました。ユーザー様の声をきちんとコンテンツの内容や方向性に反映して、より良いメディアに出来るように日々精進してまいります。

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