グループウェア導入後の問題と解決方法について解説

社内でのコミュニケーションを円滑にするため、業務効率化をはかるためにグループウェアを導入した企業様もいらっしゃるのではないでしょうか？

グループウェアを導入したものの、実際には社内で活用ができていないなどの問題があるようです。

今回は、グループウェアを導入後にうまく利用できてない企業様に向けて、グループウェアが浸透しない問題の解決方法について解説していきます。

グループウェア導入後に起こる問題

グループウェアを導入したばかりだと、グループウェア内に情報が蓄積されていないために、社員が見ていないことがあります。
また、Excelや社内のシステムと連携が取れてないために社員が使いにくいと感じ結局導入前と同じことになります。

グループウェアを普及させるための3つのポイント

グループウェアを導入したのに活用されていない事態を防ぐために3つの解決方法を紹介します。

①グループウェアを導入することを事前に説明する

グループウェアを導入する際は、社員の仕事の進め方や報告の形態などの変更が必要になります。
グループウェアの浸透のためには社員の理解は不可欠です。
まずは社員に向けて導入について説明を行い、相談窓口も設けましょう。

グループウェアを導入する理由とメリットについて告知し、新しいシステムを導入する理解を得ることが重要です。

②社員に合った情報を載せる

グループウェアについて理解を促すことができても、自分に関する情報がないと利用されなくなります。
そこで、パーソナライズ機能を使えば各社員に合った情報が載るのでグループウェアへの関心が無くなることはありません。

パーソナル機能とは、例えば営業成績を見ることができます。
役職によってどこまでのデータを見れるようにするかも設定できます。

③他のシステムと連携をして情報を統一する

グループウェアがあるのに情報管理が散らばっていると、社員が情報を探す時間がかかります。
手間がかかると結果的に利用頻度が少なくなってしまう問題が起こります。
グループウェアは基幹システム、経費データ、ワークフローシステムなどと連携ができます。

グループウェアによっては、既存システムとの連携機能が部品として用意されているので活用しましょう。

グループウェアを社内で普及させましょう

グループウェアを導入した後は、社員に使ってもらうことが重要です。
社内でグループウェアを活用してもらうには利便性の高さが重要視されます。

グループウェアを導入することを事前に説明する、社員に合った情報を載せる、他のシステムと連携をして情報を統一するこの3点をおさえてグループウェアを普及させましょう。