OCRの仕組みとOCRで電子化したデータの活用方法3選

スキャニング代行業者の中には、“OCR処理”というものをサービスとして提供している場合があります。
このOCRとは一体どのようなものなのか、自社で依頼する場合に必要なのか、わからないという事業者様もいらっしゃることでしょう。

そこで今回は、OCRとは何か、具体的にはどのような活用方法があるのかを解説していきます。
スキャニング代行業者のご利用をご検討されている事業者様はぜひご覧ください。

OCRとは

OCRとは、画像のデータに記載されているテキストを文字のデータへと変換してくれる光学文字認識機能のことです。
主に、紙媒体のさまざまな資料をPCでテキスト保持するために活用できます。
人であれば目で見てすぐに判断できる文字を、フォントなどの垣根を越えてコンピューターでも即時に判断できるようにしたものです。

OCRとRPAの連携でより効率的な活用が可能に

OCRを活用する事によってテキスト化したデータは、さらにRPAというシステムと合わせて活用することによってテキスト化したデータを自動で読み込んだり書き換えるということができるようになります。

RPAとは、本来人的作業として行っていたようなデータ抽出やファイル作成などの作業をシステムが代行して行うことです。
データの読み取りをOCRで行いそのデータの書き換えをRPAが行う事で、作業に本来必要な人的コストを大幅に削減できます。

OCRで電子化したデータの活用方法3選

ここからは、OCRで電子化したデータの具体的な活用方法を紹介していきます。

OCRの活用例①経理や会計業務の効率化

経理や会計業務でOCRは活用できます。
たとえば、請求書やレシートなどを読みこんで自動でテキスト化できるため、目視確認と手入力で作業を行うことによるミスや手間を削減でき、結果的に大幅なコストカットへ繋がります。

OCRの活用例②チラシのデータベース化

スーパーのチラシのように、不規則なレイアウトで印刷されている媒体でこそOCRは活用できます。
チラシに掲載されている商品の価格や情報を読み込んでテキストデータに置き換えることで、値段変動をデータベース化し市場調査などに役立てることも可能です。

OCRの活用例③名刺の一括管理

営業先の多数の名刺の管理もOCRを活用すれば簡単に行うことができます。
名刺のデータ化自体はExcelなどに手入力で打ち込むなどの方法で管理されている企業様も多いですが、手入力の場合はどうしてもミスが起きる可能性があり、入力にも時間がかかってしまいます。
OCRで名刺をデータ化すれば時間をかけず正確に名刺を管理できるため、本来の業務に集中でき、連絡先の取り違えといったトラブルも未然に防ぐことができます。

OCRデータはビジネスにおけるさまざまな面で活用できる紙媒体のデータ変換方法

今回は、スキャニング代行サービスで付随して行われることのあるOCRについて、そのデータの活用方法を紹介しました。
OCRによるデータ化をご検討される際の参考となりましたでしょうか？

OCRを使って画像データをテキストデータに置き換えることで、レシートやチラシ、名刺といった紙媒体も簡単にパソコン上で管理できるようになります。
従来の手入力と違い、確実かつ素早くデータ化できるため、効率化やコストカットにも繋がるというメリットがあります。

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