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契約書のスキャンサービスを選ぶ際の4つの注意ポイント

公開日:2020.07.29 最終更新日:2020.08.27

契約書を保管することは重要ですが、そのまま保管しておくと場所を取ってしまうので、スキャンしてデータ化したいですよね。
また、契約書をデータ化すれば社内共有がスムーズになります。
しかし、取引先やお客様との重要な契約書をスキャンを依頼する業者選びには慎重になる必要があります。

そこでこの記事では、契約書のスキャンサービスを選ぶ際の4つの注意ポイントを紹介します。
省スペース化を目指している事業者様やテレワークを推進している事業者様はぜひ最後までご一読ください。

契約書のスキャンサービスを選ぶ際の4つの注意ポイント

ここからは、契約書のスキャンサービスを選ぶ際の4つの注意ポイントを紹介していきます。

ポイント①価格設定の形式を確認する

まず気になる価格については価格設定の形式や相場よりも安いか高いかを確認するようにしましょう。

契約書のスキャンでは、書面1枚あたりの単価で金額が計算されます。
1件あたり1,000~3,000円ほどの基本料金が設定されており、最低受注料金が決まっている場合もあるため、各代行業者がどの形式をとっているのか確認しましょう。

1度に大量の契約書スキャンを依頼する場合は、最低受注料金を設定している業者が適しており、そうでない場合は基本料金が設定されている業者を選んだほうが安くなります。
ただし、あまりにも破格な業者の場合、クオリティやセキュリティに不備のある可能性が高まります。
以下で紹介するポイントにも注意しながら、価格とのバランスを見て選択するのがおすすめです。

また、製本されている契約書の場合はその製本を解体するか否かでスキャン方法が変わり、解体をせずにスキャンすると手間がかかるため、高額です。

ポイント②e−文書法対応のサービスを選ぶ

契約書のスキャンを依頼するのであれば、必ず「e−文書法対応」と明記されているスキャンサービスを選びましょう。
e−文書法とは、契約書や帳票、取締役会議事録など、従来数年単位での書面保存が義務付けられている書類の電子データ保存を容認する法律です。

このe−文書法に則るためには、見読性(画像としての明瞭さ)・完全性(改ざんや消去がないか)・検索性(すぐに見つけられるか)など、いくつかの基準を満たす必要があります。
もしこれらに満たない部分があればe−文書法の対象外となり、データは法的証明力を持ちません。

e−文書法対応とはその契約書の効力を保存すると同時に、完成物のクオリティを担保する指標にもなります。

ポイント③セキュリティ・情報漏えい対策は万全かチェックする

契約書類の外部流出は、決して許されるものではありません。
必ずセキュリティ・情報漏えいに対して確実な対策がされているスキャンサービスに委託しましょう。

「プライバシーマーク(Pマーク)」や「ISO9001」の認定を受けているかどうかで、その業者のセキュリティ意識を測ることができます。
プライバシーマークは個人情報の取り扱い、ISO9001は機密情報の取り扱いに対して、一定の基準を満たしている事業者のみが認定されます。

また、社員に「文書情報管理士」という資格の保有者がいれば、機密書類の取り扱いについて熟知しているといえるため、クオリティ面も含めた安心材料といえるでしょう。

書類の回収・輸送を代行業者自身が行っているところであればなおよいです。
なぜなら、郵送や宅配便など、第三者による輸送であると情報漏えいのリスクが高まってしまうからです。

ポイント④サービスメニューが充実しているか確認する

自社が希望するサービスのメニューがそろっているスキャンサービスを選ぶことも重要なポイントです。
派遣での作業に対応しているか、納品は希望の方法に対応しているかなど、見ておくべき点は少なくありません。
定期的に契約書を電子データ化したい場合は定期契約メニューがある業者であれば、安定したサービスを受けられるでしょう。

また、業者によっては契約書のスキャンだけではなく、クラウドでの管理・運用サポートなどにより、発展的なサービスを提供しているところもあります。

契約書のスキャンはセキュリティがしっかりしている業者に外注しよう

契約書のスキャニングを外注する際は、価格だけを見るのではなくe−文書法対応していてセキュリティがしっかりしている業者に外注しましょう。
その上でサービス内容を比較して外注する業者を絞り込むことをおすすめします。

「いくつものスキャンサービス内容を比較している手間はおしい!」
という方はぜひEMEAO!コンシェルジュにご相談ください。
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この記事を書いた人

編集部員 岡本

編集部の岡本です。以前はWEBディレクターとして中小企業のホームページ制作のディレクション等をしておりました。ユーザー様の声をきちんとコンテンツの内容や方向性に反映して、より良いメディアに出来るように日々精進してまいります。

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