スキャニングでスキャン保存できる文書とできない文書の種類とは？

社内の大量の書類をまとめ、適切に管理するにはスキャニング代行サービスのご利用がおすすめです。
しかし、実はどんな書類もスキャン保存できるというわけではありません。

そこで本記事では、スキャン保存ができる文書とできない文書の種類を解説します。
ペーパーレス化をお考えの事業者様はぜひご覧ください。

スキャン保存できる文書

スキャニング可能な文書かどうかは、電子帳簿保存法に基づいて判断されます。
下記はスキャニング保存が可能な文書の一例です。

スキャニングでデータを電子化することにより、紙媒体の収納スペースを削減できます。
スキャン保存が可能な書類は電子化して、元の紙書類を廃棄処分すれば限られた保管スペースを効率よく使用できるでしょう。

スキャニングできない文書

スキャン保存できない文書の代表的なものをまとめました。

これらは、電子データで作成し保存することは認められていますがそれ以前に紙で作成した場合は、定められた保存期間内は紙媒体で保存しないといけません。

詳しい文書の種類については、電子帳簿保存法に基づいて管理が求められています。

電子帳簿保存法における文書保存方法

かつて帳簿や証憑書類などは、法人税法や所得税法により原則7年間保存する義務があり、紙原本の保管が必須でした。
しかしIT化が進化してきた現在、1998年に施行された電子帳簿保存法により電子データでの保存も可能となりました。
電子帳簿保存法の一部内容の緩和がされてからは、それまでは認められていなかった紙媒体のスキャンやスマホで撮影した画像保存も可能になっています。

電子帳簿保存法で認められている保存方法は、主に電磁的記録とスキャン保存です。
電磁的記録はパソコンを使って作成した電子データのことであり、スキャン保存は受理した紙書類をスキャンしてデータ化してから電子文書として保存することを指します。

たとえば、自社だけが関係している帳簿と決算関係書類の場合だと電磁的記録だけが対象となり、会計ソフトで入力したデータを保存することで決算書・総勘定元帳等の印刷を省くことができます。

帳簿の電子化は自社で統一してから電子的な会計データを作成しないといけません。
流通している一般的な会計ソフトならば導入もしやすくなるので、電子保存も容易にできるでしょう。

スキャニング保存できる文書は契約書や請求書など

以上、スキャニング保存できる文書と出来ない文書についての解説をしてきました。

スキャニングできる文書は、主に契約書・領収書・小切手・請求書・送り状などが該当します。
ただし電子帳簿保存法に基づいて、紙媒体の保管期間が決められている場合はスキャン保存ができません。

機密情報をスキャニングする際は、電子帳簿保存法を参照してスキャンを行いましょう。

「機密保持性の高い業者にスキャンを任せたい！」
このようにお考えの事業者様は、ぜひEMEAO!にお問合せください。

情報の取扱いに対して信頼性の高いスキャニング業者を、完全無料でご紹介いたします。