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スキャニング依頼前の準備で必要な3つのステップとは

公開日:2021.01.05 最終更新日:2021.02.08

大量の書類や写真などをプロの技術と機材によってデータ化してもらえるスキャニング代行サービスですが、初めてご利用される方はどのような準備が必要なのかもわからずお困りではないでしょうか?

こちらの記事では、スキャニング代行の依頼前に準備しておくべき内容を3つのステップに分けて解説します。
スキャニングの外注を予定されている事業者様は、準備のご参考にご覧ください。

スキャニング依頼前の3つの準備内容

ここからは、スキャニング代行サービスの依頼前に必要な準備を3つのステップごとに解説していきます。

準備①電子化する書類を選ぶ

まずは必要となる書類を事前に選定しましょう。

どのデータが大切なものなのかは、人・企業でそれぞれ異なります。
そのためスキャニング専門会社では、前提としてクライアント側で書類の選定作業を行なっておくことを提示していることがほとんどです。

ざっくりと「契約書類の束」のようにまとめるよりも、可能であれば一枚一枚確認して必要なページや必要な箇所のみを抽出しておきましょう。

もし、1枚の書類の中でスキャニング不要な箇所がある場合や、特定のページが不要な場合は赤ペンでバツ印などをつけてスキャニングが不要である旨をわかりやすく明記しましょう。
必要最低限のデータのみをスキャニングすることで無駄な費用を抑えることができますし、のちのデータ管理もスムーズに行うことができます。

準備②データの管理方法を決める

スキャニングサービスを利用すると、必ず完成品のデータをどのように管理するのかも問われます。

管理方式としては、「CD-ROM」「フラッシュメモリ」の2つが代表的なものですが、昨今では「クラウドサーバーに保管」という方法も主流となりつつあります。
スキャニングを依頼する時は、このような管理方法のうちどれを使うのかも決めておきましょう。

会社内のスタッフでスキャニングしたデータを共有閲覧・使用できるように管理するには、クラウドサーバに保管するのがベストな方法です。
オンライン上にあるサーバー内にデータをアップロードするのですが、この方法であればパソコンはもちろんのこと、スマホやタブレット端末でも閲覧できます。

準備③見積もり時に必要な情報を整理しておく

上記2点のほかにも、必要事項をあらかじめ明確にしておくことで見積もりがスムーズに進みます。
具体的には以下の情報をまとめて準備しておくとよいでしょう。

スキャニング代行依頼前に準備すべき内容
  1. 書類の種別
  2. 書類のサイズ
  3. 書類の枚数
  4. 希望している納期

スキャニングの依頼前に必要な準備は、書類の整理と希望条件の明確化

今回は、スキャニング代行サービス依頼前に済ませておくべき準備内容をまとめて紹介しました。
自社でどのような準備をすべきか参考になりましたでしょうか?

スキャニング代行の見積もりをとる前に、スキャンしたい書類の整理やデータ化の方法の決定、条件の明確化といった準備を行うことで見積もりや作業がスムーズに進みます。
スキャニング代行のご利用をご検討されている事業者様は、ぜひ本記事を参考に準備を進めてみてください。

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この記事を書いた人

編集部員 城下

EMEAO!編集部員の城下です。雑誌編集者と人材コーディネーターの勤務経験を生かし、現在はWebコンテンツの作成を担当しています。業者選定ガイドでは真っ白でクリーンな情報を届け、皆様にとって有益な知識の溢れるお城となるようなメディアを目指します。よろしくお願いします!

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