スキャニングを行った後のデータ管理の2つのポイント

本記事では、スキャニングを行った後にデータを管理するポイントを紹介します。
データ管理の方法を誤ると、情報漏洩のリスクや運用がうまくいかないこともあります。
ポイントを押さえてスキャニングデータを効率的に管理しましょう。

スキャニングを行った後のデータ管理のポイント

今回紹介するスキャニングデータの管理のポイントは、以下の2点です。

ポイント①セキュリティ設定をする

スキャニングデータを管理する場合、紙媒体の管理方法とは異なる電子データのセキュリティ設定をする必要があります。

セキュリティ設定の代表的なものとしては、パスワードの設定や暗号化やアクセス権限の設定などがあげられます。
重要度に応じて、スキャニングしたデータに対する制限レベルの高低を設定すると良いでしょう。
データにセキュリティ設定をしておけば、万が一外部に流出しても簡単には閲覧できません。

また、スキャニングを外部の業者に依頼する場合は、セキュリティ対策の有無を確認すべきです。
施設のセキュリティ管理はもちろん、情報セキュリティに関わる国際規格であるISO・ISMSの資格を保持しているかどうかもチェックすることをおすすめします。

ポイント②保存方法・運用方針を決める

紙媒体をスキャニングする際には、事前にデータの保存方法や運用方針など決めておくとよいでしょう。

具体的には、分かりやすいファイル名をつけたり属性データを付属すると管理がしやすくなります。

ファイル形式については、データ容量や用途に合わせて最適な形式を選ぶ必要があります。
たとえば、社内で使っているツールやシステム等で活用可能な形式を選択しましょう。

また、建築業などの業種等で鮮明な画像データが必要な場合、スキャン時に解像度を高くする必要があります。
さらに、スキャンした書類を社内のシステムでテキストデータ化して活用したい場合には、OCR処理も必要です。

スキャニング後のデータはセキュリティ面や管理方法を考慮する

以上、スキャニング後のデータ管理についての2つのポイントを解説してきました。
スキャニング後のデータは、情報漏洩のリスクを減らすためにも高いセキュリティ設定を行う必要があります。
また、社内で運用しやすいようなファイル形式や管理方法を選ぶことも重要です。

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