スキャニングを行った後のデータ管理の2つのポイント

公開日:2021.01.07 最終更新日:2021.01.07

スキャニングを行った後のデータ管理のポイント

スキャニングを行った後、データの管理にはいくつか注意点があります。
データ管理の方法を誤ると、情報漏洩のリスクや運用がうまくいかないことも。

ポイントを押さえてスキャニングデータを効率的に管理しましょう。
今回紹介するスキャニングデータの管理のポイントは、以下の2点です。

スキャニングデータの管理のポイント
  • セキュリティ設定をする
  • 運用しやすい形式で保存する

ポイント①セキュリティ設定をする

スキャニングデータを管理する場合、紙媒体の管理方法とは異なる電子データのセキュリティ設定をする必要があります。

セキュリティ設定の代表的なものとしては、パスワードの設定や暗号化やアクセス権限の設定などが挙げられます。
重要度の高いデータにパスワードを設定しておけば、最悪外部に流出しても簡単には閲覧できません。

また、アクセス制限や閲覧制限をかけられる点は、紙を使用した書類にはない大きなメリットでしょう。
アクセス権限を設定して、必要な人しか閲覧できなくする運用方法も有用でしょう。

社員が容易に重要データにアクセスできなくすることは、データの安全度を高める上で非常に大切です。
重要度に応じて、スキャニングしたデータに対する制限レベルの高低を設定すると良いでしょう。

なおスキャニングを外部の業者に依頼する場合は、セキュリティ対策の有無を確認すべきです。
施設のセキュリティ管理はもちろん、国際規格であるISO・ISMSの資格を保持しているかどうかも大切です。
情報セキュリティに関わる国際規格をしっかりと遵守している会社を選ぶようにしましょう。

ポイント②運用しやすい形式で管理する

紙媒体をスキャニングした後、事前にデータの保存方法や運用方針などを事前に決めておくとよいでしょう。

ファイル形式については、データ容量や用途に合わせて最適なものを選ぶ必要があります。
特に、社内で使っているツールやシステム等での活用が可能なファイル形式を運用しやすいでしょう。

たとえば、建築業などの業種等で鮮明な画像データが必要な場合、スキャン時に解像度を低くしすぎてしまうとその後の活用に不便が生じます。
また、スキャンした書類を社内のシステムでテキストデータ化して活用したい場合には、OCR処理をする必要もあります。

スキャニングを行う際には、分かりやすいファイル名をつけたり属性データを付属すると管理がしやすいです。
このように、データをどう運用・使用していくのかに適したファイル形式を指定することが大切となるのです。

スキャニング後のデータはセキュリティ面や管理方法を考慮する

以上、スキャニング後のデータ管理についての2つのポイントを解説してきました。

スキャニング後のデータは、情報漏洩のリスクを減らすためにも高いセキュリティ設定を行う必要があります。
また、社内で運用しやすいようなファイル形式や管理方法を選ぶことも重要です。

スキャニング代行サービスを活用する場合は、ファイルの保存方法や形式などを細かく指示しておくとスムーズに運用できるでしょう。

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この記事を書いた人

編集部員 濵岸

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