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スキャニング代行サービスを比較する際に確認したい5つのポイント

公開日:2020.07.27 最終更新日:2020.08.07

社内の省スペース化、テレワークの実施、書類の社内共有などを進めやすくするために、書類をデータ化しようとスキャニング代行サービスの利用をお考えの事業者様もいらっしゃるでしょう。
しかし、いろいろなサービスがあるので、どこに依頼していいかわかりませんよね。

そこでこの記事では、スキャニング代行サービスを選ぶ際に確認したい5つの比較ポイントを紹介します。
スキャニング代行サービスをお探し中の事業者様はぜひ最後までご覧ください。

スキャニング代行サービスを比較する際の5つのチェックポイント

ここからは、スキャニング代行サービスを比較する際の5つのチェックポイントを紹介していきます。

ポイント①料金

まず確かめたいのが、価格設定はどれくらいで追加費用がかかることがあるのかという点ですよね。

スキャニング代行の料金は、依頼したい書類の枚数やサイズ・紙質、スキャン解像度が複合的に考慮され設定されます。
一般的に枚数が多いほど1枚あたりの金額は安くなることが多く、少量になるほど単価が高くなります。
依頼1件ごとの基本料金や受注最低価格を設定しているなど、単純に「依頼枚数×単価」では計算できない場合もありますので注意しましょう。

また、スキャンした書類データの分類やラベリングなど、電子データ化以上の作業を依頼する場合は、さらに追加費用がかかる業者も存在します。
どの範囲までの業務が基本メニューに含まれているのか、事前に確認しておくと安心です。

ポイント②クオリティ

せっかくスキャンを依頼したのに、文字が潰れていたり書類自体が傾いていたりするという事態は避けたいものです。
スキャン後のデータのクオリティが高い業者かどうかという点はまずチェックすることをおすすめします。

見積もりや打ち合わせのタイミングでサンプルなどを用意してもらい、事前にクオリティを確認しておけると安心です。
また、どのような機器を使ってスキャンを行うのかやこれまでの実績件数など、信頼につながるポイントも確認しましょう。

また、代行業者の社員に「文書情報管理士 」の資格保有者がいるかどうかはクオリティを見る上で大きな基準になります。
文書情報管理士とは、文書、帳票、図面などオフィスで扱われるあらゆる書類の取り扱い、スキャニングを含む処理、保管・破棄に関しての法知識などに精通することを示す認定資格です。

ポイント③セキュリティ・情報漏えい対策

スキャニング代行では機密情報が記されている書類を預ける場合もあるため、依頼先がどのようなセキュリティ・情報漏えい対策をとっているかは最重要ポイントです。
いくら価格が安い代行業者があったとしても、これらがおろそかであった場合には大きな問題が生じる可能性があるため、依頼を避けましょう。

これらを確認するポイントは、依頼する代行業者が「プライバシーマーク 」、「ISO27001( 情報セキュリティマネジメントシステム)」のどちらか、または両方を取得しているかどうかです。
プライバシーマークは個人情報の取り扱いについて、ISO27001とは機密情報の取り扱い全般について一定のレベルをクリアしている企業にのみ取得できる認定制度です。
これらの認定を受けている業者であればセキュリティについて信頼できます。

また、依頼する書類の輸送方法も重要です。
宅配便や郵送などよりも代行業者の専用車で引き取りに対応しているとさらによいでしょう。

ポイント④原本の取り扱い

スキャニング後の原本をどのように処理してもらえるのかも、代行業者選びの基準となります。
電子データ化の目的が社内のスペース確保である場合、原本となる書類を代行業者で破断・処分してもらえたほうが便利です。
このようなオプションに対応しているか、対応しているとすれば適切な手順で処分を行っているか確認しましょう。

また、「e-文書法 」対応となっていれば、本来は原本の保存が義務付けられている税務・財務関係の書類や取締役会議事録などを電子化できます。

ポイント⑤運用サポートの有無

さいごにスキャンしたデータを運用していくためのサポートに対応してくれるかという点もチェックしておきましょう。
電子化した書類データを今後どのように運用するかを事前に決めておいて、希望に合わせたサポートが受けられる代行業者を利用するようにすると大変便利です。

書類データを社員全員が共有し、逆に機密書類データにはアクセス権限を付与するなど、社内管理システムを構築するメニューやオプションがあれば、紙書類の処理がワンストップで行えます。

スキャニング代行サービスを比較する際はセキュリティやサポートなども比較しよう

いかがでしたか?
スキャニング代行サービスを比較する際は、料金はもちろんセキュリティ対策や運用サポートの内容なども含めて比較しましょう。

しかし、複数業者をしっかりと比較するには、時間がかかるもの。
EMEAO!ではコンシェルジュが数分のヒアリングで条件に合ったスキャニング代行会社を数社ピックアップしてご紹介いたします。
完全無料のサービスなので、お気軽にご相談ください。

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この記事を書いた人

編集部員 岡本

編集部の岡本です。以前はWEBディレクターとして中小企業のホームページ制作のディレクション等をしておりました。ユーザー様の声をきちんとコンテンツの内容や方向性に反映して、より良いメディアに出来るように日々精進してまいります。

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