大判図面をスキャンする際はプロへの外注がおすすめな4つの理由

「大判図面をデータ化する必要があるけど、どうやってスキャンしようかな」
とお考え中の事業者様やご担当者様もいらっしゃるでしょう。
大判図面をスキャンする際は、オフィスにあるような複合機の使用はおすすめできません。

この記事では、大判図面をスキャンする際はプロへの外注がおすすめな4つの理由をご紹介いたします。
大判図面をスキャンする必要がある事業者様やご担当者様はぜひご一読ください。

大判図面のスキャンをプロに外注するべき4つの理由

ここからは、大判図面のスキャンはプロに任せた方がいい4つの理由を紹介していきます。

理由①一般的なスキャナー・複合機では対応できない

AO、A1など大きなサイズの用紙をスキャンできる機器は一般的ではなく、通常のオフィスにあるような複合機などでは対応できません。
これらをスキャンするためには大型のスキャナーが必要ですが、購入するとなると数十万円から数百万円ほどの費用がかかります。

リースやレンタルをするにしても使用頻度が少ないため、あまり経済的ではありません。
機器自体も巨大であるため、事務所・オフィスのスペースの確保や、搬入・撤去の問題も生じます。

これらのコストを考えると、大判図面のスキャンを自社内で行うことはハードルが高いため、代行業者への委託がおすすめです。

製本されている場合は別のスキャナーが必要

図面などの1枚紙のものであれば、フラットヘッドスキャナー（ガラス天板で挟むもの）や、シートフィードスキャナー（FAXのように引き込むもの）で対応できます。
しかし、冊子状に製本されているものだとこれらでは対応できず、綺麗にスキャンするためには分解する必要があります。

冊子状を維持したままスキャンを行うには見開いた状態を上からスキャニングする「オーバーヘッドスキャナー」が必要です。
オーバーヘッドスキャナーもまた導入費用がかさみ、用途も限定されるため、自社で用意するメリットは薄いです。

理由②大判スキャンには技術と経験が必要

両手の幅ほどある用紙を綺麗にスキャナーにかける作業は想像以上に技術が必要で、慣れない人の作業では困難です。

用紙が傾いたりシワが寄ってしまったり、影が出てしまうなどうまくスキャンができなかった場合は、一からやり直さなくてはいけません。

図面を折りたたんで保管していて強い折り目がついている場合は、その折り目が極力影響しないようにスキャンする技術が必要です。
折り目を薄くするには用紙をアイロンがけするなどの方法がありますが、これらの作業を付随して行うとなると、負担も倍増します。

経年劣化で線や文字が薄くなってしまった図面に対しては、スキャン時の設定を細かく調整する必要があります。

このように用紙それぞれの状態に合わせた方法でのスキャニング作業は、代行業者へ任せてしまったほうが効率的です。

理由③今後の運用を考えてデータ形式を選ぶ必要がある

スキャン後のデータ形式でもっとも一般的なものはPDFで、データ容量が軽く、編集ができないといった特徴があります。
編集ができないという点は改ざんを防げるメリットになりますが、デメリットにもなります。

そのため、電子データ化したあとにパソコンなどで編集をする予定がある場合は、編集用のソフトウェアで取り扱える形式で取り込みを行う必要があります。
代行業者には使用するソフトウェアに合わせてデータ形式を調整してもらえるところもありますので、依頼前に確認しておきましょう。

注意点③検索性を考えて整理する必要がある

大量の図面をただ電子データ化するだけでは、目的の図面を探し出すことが困難になってしまいます。

今後の運用のことを考えると、一つひとつのファイルにしっかりとわかりやすいファイル名をつけていく作業が必要です。
さらに建築物図面の場合には、「施工日」「所在地」「建物名」「作成日」などの情報を含めておくと検索性が向上します。

検索性まで考えてデータを整理するとなると、かなりの手間暇がかかってしまいますよね。
一方で代行業者へ依頼すれば、これらの作業についても任せられるので便利です。

大判図面のスキャンには大型スキャナーと技術が必要なので外注しよう！

以上、大判図面をスキャンする際は外注をした方がいい理由をご説明してきました。
技術面や、スキャン後の運用のことを考えるとやはりスキャニング代行を利用した方が安心です。

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