スキャンを専門業者に依頼すべき解像度の目安とは？

自分でスキャニングをすると文字や画像が見にくくなるということがあるので、重要な書類や図面など正確性と精密さが求められる場合などは、スキャニング代行の利用をおすすめします。

そこでこの記事では、どのくらいの解像度から外注をした方がよいのかを解説します。
正確性や緻密さを求められる書類をスキャニングする機会がある事業者様やご担当者様は、ぜひご一読ください。

スキャンを行う際の解像度ごとの特徴を3段階に分けて紹介

スキャンを行う際には、必ず適した解像度の設定を行う必要があります。
一般的なオフィスにある複合機のスキャン機能だと200〜600dpiの範囲での対応が多く、dpiの数値が高いほど高解像度です。

しかし、すべてを高解像度な600dpiでスキャンすれば良いというものではありません。
解像度が高くなるほどスキャンした電子データの容量も大きくなるため、保存容量を圧迫してしたり表示に時間がかかってしまったりするなど、デメリットが存在します。

スキャンを行うときには、その後どのような運用を想定しているのか、スキャンする書面の内容によって調整しましょう。

またカラーでスキャンを行う場合には、色からも判別できるため、低い解像度でも判読性が高くなりますが、データ容量が増えてしまうので注意しましょう。

【ケース別】スキャンする際のおすすめの解像度を紹介

以下では解像度を含めた外注がおすすめのケースを、具体的な例で紹介します。

ケース①書籍・ビジネス文書の電子データ化：300dpi

書籍やビジネス文書を電子データ化し活用する場合は閲覧が目的のため、解像度を高く設定する必要はありません。
300dpi程度の解像度があれば、文字が潰れて読みにくくなることもないでしょう。
一般的な複合機でも十分対応できる解像度であるため自社内で行う選択肢もありますが、ページ数が多い場合には時間がかかり、取り込み後のファイル整理も大変です。

また書籍など製本化されているものは、複合機に採用されているフラットヘッド型のスキャンを利用すると歪みや影が発生しやすくなります。

このような場合に効率性・クオリティ面を考えると、外注化がおすすめです。

ケース②契約書：400dpi

契約書を電子データ化すると、その電子データ自体の有効性は弱くなります。
これは電子データにすると容易に複製・編集可能になってしまうことが理由です。

契約書など判読性を担保する必要がある文書をスキャンする際にもっとも適当な解像度は400dpiです。
個の解像度でスキャンしたいのであれば、スキャンサービスに外注すると安心です。

ただし、外注する際は「e-文書法」に対応している代行業者に依頼しましょう。
e-文書法に則ってのスキャンは判読性や完全性、検索性など一定の条件をクリアする必要があり、自社でこれらすべての要件をクリアすることは大変困難です。

ケース③図面・絵画：600dpi

精密さが求められる図面や絵画のスキャン解像度は、600dpiが適しています。
データ容量が大きくなると読み込みに時間がかかってしまいますが、極端な拡大にも耐えられます。
絵画の場合であれば細かなニュアンスや風合いも、原画に近い状態で残すことが可能です。

また、A0・A1など大きなサイズのスキャンを内製化することは難しく、専用のスキャン機器の準備も必要になります。
熟練した技術が必要な図面や絵画のスキャンは、外注化したほうが良いでしょう。

スキャンする際の適切な解像度は契約書なら400dpi、図面や絵画なら600dpi

契約書や図面、絵画など正確性や緻密さを求められるものは、解像度でスキャンする解像度は400dpi以上が適しているので、専門業者に外注した方がよいことがおわかりいただけたでしょうか。

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