紙カルテをスキャニングする際の3つの注意点とは

この記事では、紙カルテをスキャニングする際の注意点について解説します。
紙カルテをスキャニングしてデータ化すると管理しやすくなりますが、機密文書かつ量が多いので、トラブルが起こらないよう慎重に扱いましょう。

紙カルテをスキャニングする際の注意点

今回は紙カルテをスキャニングする際の注意点を、以下の3点に焦点を絞って解説します。

注意点①綴じられたカルテをスキャンするには裁断機が必要

紙カルテの保存方法として、糊付けされて1つの冊子に綴じられてるケースが多々あります。
綴じられたカルテをスキャニングする場合には、スキャナーとは別に裁断機が必要になるという点も注意しましょう。

裁断機には、押し切りタイプやスライドカッター式、ギロチン式などのタイプがあります。
こういった裁断機が用意できない場合は、業者に依頼するほうがローコストで品質の良いスキャニングが可能です。

また、裁断をせずに元の紙カルテも保存しておきたい場合は、裁断せずにスキャン可能なスキャナーを持っている業者に依頼する必要があります。

注意点②データの品質を確認する

紙カルテをスキャニングする際、電子化したデータの品質を確認するように注意しましょう。
データの品質が悪ければ、せっかくデータを電子化したのに情報が読み取れないケースがあります。

データの品質を高くするためには、業務用の機器を使うのがおすすめです。
一方、家庭用の汎用スキャナーでのスキャニングはおすすめできません。
なぜなら、家庭用汎用スキャナーは大量にスキャニングする用途には向いておらず、スキャン精度も粗いことが多いからです。

また、データを保存する際には、PDF形式で保存することをおすすめします。
PDFは解像度が高いことはもちろん、複数の文書を1つのファイルにまとめられるので、別途資料等が付随する場合も一元管理することが可能です。

注意点③ファイル名を統一した規則で保存する

紙カルテをスキャニングする際に気を付けるポイントとして、規則性のあるファイル名でデータ保存することがあげられます。
検索しやすいようなデータ名を付けておかないと、見たいカルテに速やかにアクセスできないからです。

おすすめの命名規則としては、患者のID番号と氏名を紐づける方法があります。
ID番号と紐づけることで、同姓同名の患者がいても混同してしまうリスクが少なくなります。

また、患者数が数千単位になる場合については、ID番号のみをデータ名にする方法がおすすめです。
こうすることで、データ容量を抑えつつ検索しやすい状態でデータを保存できます。

紙カルテをスキャニングする際は、データ品質に注意し管理しやすいファイル名をつける

以上、紙カルテをスキャニングする際の3つの注意点を解説してきました。
紙カルテをスキャニングする際は、「綴じられたカルテをスキャンするには裁断機が必要」「データの品質を確認する」「ファイル名を統一した規則で保存する」という3点に気を付ける必要があります。

「自分たちでスキャニングするのは思ったより大変そうだから、全部業者に任せたい！」
このようにお考えの事業者様は、ぜひEMEAO!にお問合せください。
Pマーク取得済など機密情報の取扱いに長けたスキャニング業者を、完全無料でご紹介いたします。