システム開発の依頼時に提出するRFP（提案依頼書）に必要な6つの項目

「システム開発を依頼したいけど、RFP（提案依頼書）の書き方がよくわからない……」
とお困りの事業者様やご担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか？

そこで今回は、システム開発の依頼に必要なRFPについて記載すべき要素を解説します。
RFPをしっかり書き込むことによってプロジェクトをスムーズに進められるようになるので、これからシステム開発を外注する予定の事業者様はぜひ準備の参考にしてください。

提案書を作成する際に意識したいこと

提案書の書き方を確認し、クライアントに伝わる内容で作成できるように以下のポイントを意識することをおすすめします。

担当者に合わせて内容を考える

提案書を提示する担当者を明確にします。システム部署の担当者なのか？またはそれ以外の部署の担当者なのかで内容の書き方が変ります。
システム以外の担当者306Bは専門用語を省いた内容を意識してください。一方、システム部署の担当者であれば、システムに踏み込んだ内容を盛り込みましょう。

決済権の立場の理解度は？

提案書を提示した場合、システム部署の担当者が理解しても、決済権のある社長、会社役員部長が専門的な内容を理解できないケースもあります。

提案書の内容は、最終的には決裁権のある立場の役員がどれだけ理解をしているかが重要です。そのためには、クライアントとのヒアリングで、決済者の提案書に対する理解度をつかんでおくと良いでしょう。

クライアントの要望に応えられているか？

クライアントとのヒアリングで、提案書に対する要望を受けた場合は、リクエストに応じた提案書を作ることが大切です。提案する側が、自社のメリットを重視した内容で提示することは、クライアントからの評価が低くなる原因となります。
クライアントが抱えている課題を理解し、それを解消できる解決策を提示できているかを考え、提出前に再度提案書の内容を確認しましょう。

システム開発依頼のためのRFP に必要な要素

ここからは、システム開発依頼のためにRFPを作成する際、どのような要素を記載するべきなのかをご説明します。
なお、あわせてこちらのシステム開発業者を選ぶポイントもご確認ください。

要素①プロジェクトメンバーの部署・肩書・フルネーム

まず、RFPの最初にはプロジェクトメンバーの部署と肩書、フルネームを記載するようにしましょう。
どのような社内でプロジェクトを進めていくのかを業者に伝えることで、コミュニケーションをとりやすくなるからです。

要素②本RFP の意義

次に、そのRFPを作成している目的を記載しましょう。
システム導入の目的が明確であることで、初めてシステム導入の決断に進むことができます。また、システム導入前の問題に対して、システム導入後に解決できるプロセスを詳しく説明することが必要です。

要素③プロジェクトの概要

次に、本プロジェクトの概要について記載しましょう。
具体的には、システム開発を開発することになった背景、課題、目的、目標とする成果、ターゲットユーザー、予算感、納品期日などを記載する必要があります。

記載例ではかなり簡略化していますが、背景、課題、目的、目標とする成果に関してはなるべく詳しく記載するようにしましょう。

背景には、システム導入の動機や目的、導入するタイミングについての明確な裏付けが必要です。また、企業データに基づいて、導入するための根拠をハッキリさせることが重要です。
課題については、すでに認識している課題（顕在的課題）とまだ認識できていない課題（潜在的課題）の両方の視点で検討しましょう。課題に対する解決案については、これから取り組んでいくプロジェクトの内容を記載してください。
目的については、システム導入することが目的ではなく、導入したことで得られる効果についても明確に説明しましょう。
導入効果については、クライアントが納得しやすいように数値で具体的に提示してください。既存のシステムに、新しいシステムを導入するプロセスについては、サンプルイメージを図で示すとクライアントの理解度が高まります。さらに、システム導入による効果をフロー図で説明するとわかりやすくなります。
加えて、システム導入に関わる人員体制についても記載してください。

スケジュールがはっきりとは決まっていなくとも、区切りとしてひとまず期日を設けるようにしましょう。
後で依頼先とスケジュールを調整して、必要あれば期日をずらしても問題ありません。

費用についてはなるべくこれくらいの予算になるといいなという最低額と、ここまでなら出せるという最高額を記載して幅を持たせるといいでしょう。
システム開発を外注する際にかかる費用の相場について知りたい事業者様は、ぜひ以下の記事もチェックしてみてください。

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既存システムと連携可能か

提案書の内容には、既存のシステムと連携できるか否か確認が必要です。導入するシステムと連携できると業務効率化に繋がります。例えば、既存システムからのデータ共有で情報の信頼性がアップすることや、データ一元管理で保守管理が簡易的になります。

システム連携ができないと非効率的な運用に繋がるため、既存のシステムとの兼ね合について確認が必要です。

要素④提案書の提出期限と方法

本RFPをもとに、いつまでに提案書を制作してどのように提出してほしいのかということも忘れず記載するようにしましょう。
本項目を記載しておくことによって、余計なやり取りが発生せずにすみます。

要素⑤提案書に必要な項目

業者に提出してもらう提案書に記載してもらいたい項目も記載しておきましょう。
以下の記載例は最低限必要な項目ですので、必要であれば項目を足してください。

要素⑥制限事項

プロジェクトの進行において障害となると懸念される自社の事情を記載しておきましょう。

システム開発におけるRFP とは、提案書を作成してもらうための説明書

以上、システム開発の依頼に必要なRFPについて記載すべき要素を解説してきました。
RFPは発注先候補に提案書を作成してもらうための、プロジェクトの説明書です。
どのようなシステムを開発してもらいたいのかしっかり伝えるために、最低でも本記事で紹介した6つの要素は記載するようにしましょう。

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