システム開発の依頼時に提出するRFP（提案依頼書）に必要な6つの項目

「システム開発を依頼したいけど、RFP（提案依頼書）の書き方がよくわからない……」
とお困りの事業者様やご担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか？

そこで今回は、システム開発の依頼に必要なRFPについて記載すべき要素を解説します。
RFPをしっかり書き込むことによってプロジェクトをスムーズに進められるようになるので、これからシステム開発を外注する予定の事業者様はぜひ準備の参考にしてください。

システム開発依頼のためのRFP に必要な要素

ここからは、システム開発依頼のためにRFPを作成する際、どのような要素を記載するべきなのかをご説明します。
なお、あわせてこちらのシステム開発業者を選ぶポイントもご確認ください。

要素①プロジェクトメンバーの部署・肩書・フルネーム

まず、RFPの最初にはプロジェクトメンバーの部署と肩書、フルネームを記載するようにしましょう。
どのような社内でプロジェクトを進めていくのかを業者に伝えることで、コミュニケーションをとりやすくなるからです。

要素②本RFP の意義

次に、そのRFPを作成している目的を記載しましょう。

要素③プロジェクトの概要

次に、本プロジェクトの概要について記載しましょう。
具体的には、システム開発を開発することになった背景、課題、目的、目標とする成果、ターゲットユーザー、予算感、納品期日などを記載する必要があります。

記載例ではかなり簡略化していますが、背景、課題、目的、目標とする成果に関してはなるべく詳しく記載するようにしましょう。

また、スケジュールがはっきりとは決まっていなくとも、区切りとしてひとまず期日を設けるようにしましょう。
後で依頼先とスケジュールを調整して、必要あれば期日をずらしても問題ありません。

費用についてはなるべくこれくらいの予算になるといいなという最低額と、ここまでなら出せるという最高額を記載して幅を持たせるといいでしょう。
システム開発を外注する際にかかる費用の相場について知りたい事業者様は、ぜひ以下の記事もチェックしてみてください。

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要素④提案書の提出期限と方法

本RFPをもとに、いつまでに提案書を制作してどのように提出してほしいのかということも忘れず記載するようにしましょう。
本項目を記載しておくことによって、余計なやり取りが発生せずにすみます。

要素⑤提案書に必要な項目

業者に提出してもらう提案書に記載してもらいたい項目も記載しておきましょう。
以下の記載例は最低限必要な項目ですので、必要であれば項目を足してください。

要素⑥制限事項

プロジェクトの進行において障害となると懸念される自社の事情を記載しておきましょう。

システム開発におけるRFP とは、提案書を作成してもらうための説明書

以上、システム開発の依頼に必要なRFPについて記載すべき要素を解説してきました。
RFPは発注先候補に提案書を作成してもらうための、プロジェクトの説明書です。
どのようなシステムを開発してもらいたいのかしっかり伝えるために、最低でも本記事で紹介した6つの要素は記載するようにしましょう。

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