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システム開発におけるRFP(提案依頼書)に記載すべき6要素を解説

公開日:2020.11.10 最終更新日:2020.11.24

「システム開発を依頼したいけど、RFP(提案依頼書)の書き方がよくわからない……」
とお困りの事業者様やご担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか?

そこで今回は、システム開発の依頼に必要なRFPについて記載すべき要素を解説します。
RFPをしっかり書き込むことによってプロジェクトをスムーズに進められるようになるので、これからシステム開発を外注する予定の事業者様はぜひ準備の参考にしてください。

システム開発依頼のためのRFP に必要な要素

ここからは、システム開発依頼のためにRFPを作成する際、どのような要素を記載するべきなのかをご説明します。

要素①プロジェクトメンバーの部署・肩書・フルネーム

まず、RFPの最初にはプロジェクトメンバーの部署と肩書、フルネームを記載するようにしましょう。
どのような社内でプロジェクトを進めていくのかを業者に伝えることで、コミュニケーションをとりやすくなるからです。

プロジェクトメンバーの記載例
  • 〇〇部部長 田中太郎
  • 〇〇部〇〇課課長 佐藤 花子
  • 〇〇部〇〇課メンバー 鈴木 一郎
  • 〇〇部〇〇課メンバー 高橋 夏子

要素②本RFP の意義

次に、そのRFPを作成している目的を記載しましょう。

RFP の意義の記載例
弊社は、社内の業務効率化のために既存の業務システムのリニューアルを予定しています。
本RPFの目的は、貴社に提供可能なソリューションについて提案書をまとめていただく際の参考として、プロジェクトの要件を伝えることです。
弊社は記者からの提案書をもとに、システム開発の発注先を選定いたします。

要素③プロジェクトの概要

次に、本プロジェクトの概要について記載しましょう。
具体的には、システム開発を開発することになった背景、課題、目的、目標とする成果、ターゲットユーザー、予算感、納品期日などを記載する必要があります。

プロジェクトの概要の記載例
背景:●●年にシステムを導入しましたが、社内体制や業務内容の変化によってシステムが使いづらくなってています。そのため、システムのリニューアルを行うことになりました。
課題:仕入れ業務に関しては、取引量の増加に伴って業務にかかる手間暇が増えてしまっています。また、連絡漏れによるトラブルも発生しています。出荷業務に関しては……
目的:現在ある課題全てを解決した、全従業員がスムーズに利用できる業務システムの開発
目標とする成果:業務の効率化
ターゲットユーザー:弊社従業員(アルバイト含む)●●名
納品期日:2021年3月15日
予算:200万~350万円(税抜)

記載例ではかなり簡略化していますが、背景、課題、目的、目標とする成果に関してはなるべく詳しく記載するようにしましょう。

また、スケジュールがはっきりとは決まっていなくとも、区切りとしてひとまず期日を設けるようにしましょう。
後で依頼先とスケジュールを調整して、必要あれば期日をずらしても問題ありません。

費用についてはなるべくこれくらいの予算になるといいなという最低額と、ここまでなら出せるという最高額を記載して幅を持たせるといいでしょう。
システム開発を外注する際にかかる費用の相場について知りたい事業者様は、ぜひ以下の記事もチェックしてみてください。

要素④提案書の提出期限と方法

本RFPをもとに、いつまでに提案書を制作してどのように提出してほしいのかということも忘れず記載するようにしましょう。
本項目を記載しておくことによって、余計なやり取りが発生せずにすみます。

提案書の提出期限・方法の記載例
提出期限:2020年12月15日16時
提出方法:〇〇部〇〇課メンバー鈴木一郎 (emeao@emeao.com)宛に、提案書を添付したメールを送信してください。

要素⑤提案書に必要な項目

業者に提出してもらう提案書に記載してもらいたい項目も記載しておきましょう。
以下の記載例は最低限必要な項目ですので、必要であれば項目を足してください。

提案書に必要な項目の記載例
  • 会社概要と担当者名、連絡先
  • 提案システムの概要
  • システム構成
  • 本RFPにはないプロジェクト完了後に期待できる結果
  • 本システム開発の工数や順序、優先順位
  • 納品物一覧
  • ドキュメントサンプル
  • プロジェクトメンバー各位の役割分担
  • 想定される開発スケジュール
  • 契約形態(請負/準委任/派遣)
  • 見積もり金額
  • 類似システムの開発実績
  • 保守運用内容
  • 制約事項

など……

要素⑥制限事項

プロジェクトの進行において障害となると懸念される自社の事情を記載しておきましょう。

制限事項の記載例
  • 弊社プロジェクトメンバーはIT専門用語の知識なし
  • 弊社にIT人材はいるが、実務経験は豊富ではない
  • 弊社の意思決定には3名以上の責任者の合意が必須
  • 承認フローに時間がかかる
  • 貴社事業所内での作業が必須
  • 打ち合わせは原則的にビデオ会議
  • 弊社指定サーバ管理業者以外のクラウド(AWSなど)利用不可
  • 保守費用の予算は月額〇〇万円まで

など……

システム開発におけるRFP とは、提案書を作成してもらうための説明書

以上、システム開発の依頼に必要なRFPについて記載すべき要素を解説してきました。
RFPは発注先候補に提案書を作成してもらうための、プロジェクトの説明書です。
どのようなシステムを開発してもらいたいのかしっかり伝えるために、最低でも本記事で紹介した6つの要素は記載するようにしましょう。

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この記事を書いた人

編集部員 河田

編集部員の河田です。編集プロダクションでの書籍編集の経験を経て、現在はEMEAO!のWebコンテンツ編集・執筆とお客様へのインタビューを担当させていただいています。日々、コツコツと皆さんのお役に立つ情報を発信していきます!よろしくお願いします。

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