システム開発における仕様書の重要性を解説

「システム仕様書ってなに？」
「どれだけ重要なものなの？」
「どんなことが記載されているの？」
このような疑問を抱えている人は多いのではないでしょうか。
システム仕様書は開発業務における土台のような位置づけのため、重要性の高い文書です。
なんとなく重要そうだとわかっていても、なぜ重要かまで理解できている人は少ないでしょう。
ここからは、システム開発における仕様書の重要性や、わかりやすい仕様書の特徴について紹介します。
仕様書の作成に役立つツールについても紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

仕様書とは

仕様書とは、システム開発の目的を満たすために、要件や性能、機能を記載した文書のことを指します。
仕様書により依頼者と開発者の認識が一致し、システムが何をすべきか、どのように動作すべきかを理解しやすくなるのです。
記載内容は、システムの設計や仕様、動作方法や利用方法など概要部分が記載されています。
そのため、仕様書を確認することでシステムの全体像の把握が可能です。
作成は、相互理解を深めるために、依頼者と開発者が一緒に行います。

設計書との違い

仕様書と似た言葉で設計書があります。
設計書は、システムを実際に作成するための詳細を示した、ガイドラインのような文書を指します。
設計書の記載内容は、システムの構築方法や使う言語、データベース設計やアルゴリズム、モジュールやインターフェースなどです。
この内容を参考に、システムエンジニアは開発業務を進めるため、技術的な内容が多く記載されています。
仕様書を元に作成するため、仕様書が変更になれば設計書の内容も変更することになるでしょう。
作成から利用まで開発者側が行うため、依頼者が目にすることはない文書です。

仕様書の重要性

仕様書を作成していなかったり内容が不十分であったりする場合は、開発途中で仕様変更や追加作業が発生してしまう可能性があります。
システム開発は多くの人の手を借りて作成するため、認識のズレが起きてしまうと満足のいくシステムが完成しません。
さらに、仕様変更や追加作業が発生してしまうと、追加で費用がかかったり納期が遅れてしまったりします。
そうすると、大きな損失を抱えてしまう可能性があるため注意が必要です。
このようなトラブルを防ぐために、仕様書が存在します。
仕様書の完成度によってシステムの完成度に直結すると考えていいでしょう。

仕様書の種類

重要な位置づけにある仕様書ですが、3つの種類に分かれます。
ここからは、仕様書の種類について紹介していきましょう。

• 要求仕様書
• 機能仕様書
• 詳細仕様書

場面によって、作成する仕様書が異なるためそれぞれ見ていきましょう。

要求仕様書

要求仕様書は、依頼者が開発したいシステムの概要を記載した文書です。
依頼者が開発会社に開発依頼を行うときに提出します。
記載内容は仕様の要求や要望のほか、予算や納期などです。
この要求依頼書を元に、開発会社は準備を行います。
依頼者も、要求仕様書の作成によって必要な機能を洗い出せるため、業務を依頼する前に必ず作成しましょう。

機能仕様書

機能仕様書は、システムを動作させるための機能や動作の順番、動作環境などを記載した文書です。
主に参考にするのは開発者側ですが、依頼者との認識を合わせるために一緒に作成します。
そのため、機能仕様書は依頼者と開発会社間の合意書の役割も果たしているのです。
作成した機能仕様書は、開発にかかわるすべての関係者に共有されます。
特に、システムエンジニアやプログラマーは直接開発にかかわるため、細部まで確認するでしょう。

詳細仕様書

詳細仕様書は、システムに実装させる機能を記載した文書です。
詳細設計の工程で開発会社が作成し、システムエンジニアやプログラマーが利用します。
記載内容はデータ構造の設計や関係データベースの設計、開発ツール機能のアルゴリズムなどです。
依頼者が内容を確認しても理解できないような専門的な内容が記載されています。
しかし、作成時には認識の差をなくすために依頼者が参加することもあることを念頭に置いておきましょう。

仕様書に記載される項目

仕様書には、主に以下の項目が記載されています。

• 仕様書のステータス
• 担当者
• 納期
• 各種リンク
• 開発目的
• KPI
• 概要
• 機能一覧
• 機能の仕様
• 画面遷移
• 分析ログ

担当者や納期といった概要から機能や画面遷移といった詳細な内容まで記載されています。
記載内容も、画面が複数ある場合は画面の遷移を添付し、視覚的にわかりやすいように配慮されているため、専門知識がなくても理解しやすいでしょう。
認識のずれを起こさないように作成しているため、ボタンは画像なのかテキストなのかまで記載されています。

わかりやすい仕様書の特徴

ここからは、理解しやすい仕様書の特徴を5つ紹介します。

• 細部まで説明されている
• イメージ画像が使われている
• シーケンス図が使われている
• 画面遷移がわかるように工夫されている
• 複数の選択肢が用意されている

それぞれ見ていきましょう。

特徴①細部まで説明されている

わかりやすい仕様書は、細かい部分まで説明が記載されています。
たとえば、コンテンツの文字制限数やポップアップ表示されるメッセージの内容、フォームの文言などです。
さらに、なぜこうした作りにしたかの理由や背景まで記載すると、仕様変更や検討のときにすぐ確認することができます。
このように細部まで記載すると、仕様書の作成に時間がかかってしまうでしょう。
しかし、細部まで記載することで、質問や解答の時間が削減されるため、結果的にコミュニケーションにかかる時間の削減につながります。
そのため、わかっていることや考えていることは可能な限り記載するようにしましょう。

特徴②イメージ画像が使われている

イメージ画像を多く使っている仕様書は相互理解を深めやすいでしょう。
百聞は一見にしかずということわざがある通り、言葉にして説明するよりもイメージ画像を載せる方が伝わりやすいです。
さらに、画像の方が視覚的に訴えてくるため、イメージの差が起きにくいメリットがあります。
そのため、言葉だけでなくイメージ画像も積極的に記載するようにしましょう。

特徴③シーケンス図が使われている

シーケンス図が使われている仕様書も理解しやすいです。
シーケンス図とは、システム開発の設計内容を時間軸に沿って表現したものです。
ユーザーが起こしたアクションに対してシステムがどのように対応しているのか、次にどんなアクションを起こせばいいのかを細かく記載してあります。
クラスやオブジェクト間のやり取りを視覚的に表現できるため、専門知識がない人でも理解しやすいでしょう。
シーケンス図は作りこむと時間がかかってしまいますが、システムにトラブルが起こったときにも役立つため、作成することをおすすめします。

特徴④画面遷移がわかるように工夫されている

画面の移り変わりがわかるように工夫されている仕様書も理解しやすいでしょう。
画面の遷移を入れることで、システムの完成形をイメージしやすくなります。
さらに、どのように遷移させるとユーザーに理解してもらいやすいかもイメージできるため、具体的な改善策を練りやすいでしょう。
画面の遷移があるだけで、システムの全体像を把握しやすいため、関係者間の相互理解が深まるのです。
そのため、初期段階から抜け漏れを減らすことができます。

特徴⑤複数の選択肢が用意されている

複数の選択肢が用意されている仕様書もわかりやすいでしょう。
システム開発のゴールは業務改善です。
しかし、改善する方法は複数あります。
選択肢が多いと思考の幅が広がるため、アイディアを増やすことができるでしょう。
そのため、1つのシステム設計で複数のプランを作成し、選択肢の幅を広げてください。

仕様書の作成に役立つツール

最後に、仕様書作成に役立つツールを紹介します。

• moqups
• cacoo
• PowerPoint

活用して業務の効率化につなげてください。

ツール①moqups

moqupsは、無料でワイヤーフレームを作れるサービスです。
ブラウザベースのサービスですが、ステンシルやアイコン、フォントが用意されています。
ワイヤーフレームのほかにも、モックアップやダイアグラム、グラフをだれでも簡単にドラッグ＆ドロップで作成可能です。
使い勝手がいいオールインワン・オンライン・デザインツールのため、仕様書作りに役立ちます。
無料プランでも利用できますが、プロジェクト数やオブジェクト数に限りがあるため、本格的に業務で使用するのであれば有料プランがおすすめです。

ツール②cacoo

cacooは、オンライン型の作図ツールです。
クラウドベースのため、場所や時間関係なくアイディアを図に起こすことができます。
そのため、依頼者と開発会社がオンラインで会議をするとき、会話をしながらアイディアやプロジェクトの可視化が可能です。
moqupsと並んでおすすめのオンラインツールで、様々なテンプレートが用意されています。
そのため、ダウンロードしてすぐ、仕様書の作成をはじめられるでしょう。

ツール③PowerPoint

PowerPointも仕様書作成のために活用できるツールです。
会議資料やプレゼンのとき用いられるイメージが強いPowerPointですが、ワイヤーフレーム作成に必要な画像や図の挿入機能がそろっています。
ユーザー数が多く、使い勝手がいい点から仕様書として利用する企業も多いでしょう。
クラウド保存も行えるため、外出先でも作業が可能です。
しかし、企画書のような体裁にならないように注意してください。

システム仕様書でトラブルを防ごう

システム開発における仕様書の重要性について紹介しました。
仕様書はシステム開発の土台となる重要な部分です。
仕様書の作りが甘いと、後々仕様変更や追加業務が起こる可能性があります。
このようなトラブルが発生してしまうと、納期通りにシステムが開発できなかったり追加費用が発生してしまうでしょう。
このようなトラブルを防ぐために仕様書を作りこむ必要があります。
納期遅延や追加費用が起きても誰も得をしないため、システム仕様書はやりすぎと思うくらいに作りこんでおきましょう。

システム開発の仕様書に悩んだ際にはEMEAO!へのご相談を一度ご検討ください。