2020.02.20

勤怠管理にエクセルを使うデメリットは?勤怠管理はシステムを使おう

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編集部員 岡本

編集部の岡本です。以前はWEBディレクターとして中小企業のホームページ制作のディレクション等をしておりました。ユーザー様の声をきちんとコンテンツの内容や方向性に反映して、より良いメディアに出来るように日々精進してまいります。

勤怠管理を行うにあたり、使い慣れているからという理由で、エクセルでデータを集計している労務担当者様は少なくないはず。

実は、使い慣れているエクセルにもデメリットがあります。

そこでこの記事では、勤怠管理にエクセルを使うデメリットを紹介します。
現在エクセルを使って勤怠管理しているけど、システムに乗り換える動機が見つからないという労務担当者様はぜひ最後までご覧ください。

この記事でわかること
  • 勤怠管理にエクセルを使うデメリット

勤怠管理にエクセルを使う3つのデメリット

勤怠管理にエクセルを使う3つのデメリットを紹介していきます。

デメリット①正しい情報を保存するのに手間がかかる

エクセルによる勤怠管理は、全従業員が毎日必ず正しく入力することが大前提です。

全従業員が正しく勤怠状況を入力した上で、労務担当者にはチェックの手間がかかり、入力ミスやエラーが見つかれば入力者にその都度確認する必要があります。

入力ミスやエラーなどのトラブルが勤怠データの締め日に発生すると、集計作業に多くの時間と工数が取られてしまいます。
エクセルでの勤怠管理は、正しい情報を保存するまでに手間がかかります。

デメリット②法改正に対応が必要なときがある

2019年4月からの働き方改革関連法の施行と同時期に、労働基準法の法改正があり残業時間の上限規制が設けられましたよね。

エクセルで勤怠管理を行う場合は、法改正の度に確認項目や計算式を見直す作業が必要になります。

確認項目や計算式を全部見直すのは大変ですが、勤怠管理システムなら自動で対応してくれます。

デメリット③客観的な記録と見なされない場合がある

エクセルでの勤怠管理の場合、手入力で勤怠状況を記録していると思います。
手入力だとミスや入力漏れ、不正申告などが起こりやすく、正しく管理するのが難しいのが最大のデメリット。

厚生労働省が発表している「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によると「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録」が正しいものとされています。

エクセルはいつでも誰でも内容を変更できるので、エクセルの勤怠データは客観的な記録と見なされないことがあります。

エクセルで勤怠管理を行うには限界があるのでシステムを使いましょう

いかがでしょうか?
エクセルを使って人力で勤怠管理を行うには、手間がかかったり法改正に対応しなくてはいけなかったりと、やることが多いことをお分かりいただけたはずです。

現在エクセルを使って勤怠管理している労務担当者様は、勤怠管理システムを導入して業務効率化をはかりましょう。

無料業者紹介サービスのEMEAO!では、優良な勤怠管理システムを多数ご紹介しております。
勤怠管理システムの提案を受けてみたいという労務担当者様は、ぜひEMEAO!コンシェルジュまでお問い合わせください。

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