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勤怠管理システムとは?管理者がメリットを感じる機能を紹介します

公開日:2019.12.24 最終更新日:2020.09.10

勤怠管理は、給与計算や現場の負担の把握・改善など円滑な企業経営には欠かせない多くの役割があります。
従来は、紙のタイムカードに打刻しExcelに勤務時間を入力して管理するという手法が主流でした。
より効率的に、正確な勤怠管理が実現できる「勤怠管理システム」をご存じでしょうか?

本記事では、特に管理者にとってメリットとなる勤怠管理システムの基本的な機能を紹介します。
勤怠管理の効率化を実現したい担当者様は、ぜひご覧ください。

勤怠管理システムの機能

勤怠管理システムは、名前の通り管理者側にとってメリットを感じる機能が充実しています。
今回は、基本的な5つの機能を紹介します。

機能①タイムカードを用いない打刻

従業員は、PCのシステム上でボタンを押すだけで出退勤時の打刻ができます。
タイムカードを用いないことにより、経費の削減や不正を防止する効果があります。

他にも、ICカードを用いた打刻を勤怠管理システムと連携させるなど、企業環境に合わせたタイムレコーダーを比較的柔軟に導入できます。

タイムレコーダーの種類については、こちらの記事もご覧ください。

機能②勤怠情報の集計

従業員が打刻したデータをもとに、従業員ごとの出退勤時刻や残業時間を集計し、ひと目で勤怠状況が把握できるよう表示する機能があります。
また、システム内で申請・承認された有給休暇を反映し、有給取得日数も同じく表示できるため、有給取得の義務化にも問題なく対応することができます。

機能③シフト管理

サービス業や工場などシフト制の業種では、シフト管理機能がとても役に立ちます。
従来、シフトの作成は担当者の負担がとても大きいものでした。
数人、数十人の従業員の希望をそれぞれがかみ合うように反映した上で現場の人員バランスが偏らないよう調整する必要があり、作成だけで長時間難儀したことのある方も多いのではないでしょうか。

勤怠管理システムのシフト管理機能を作成すれば、自動で簡単にシフトを作成することができます。

シフト管理機能については、こちらの記事もご覧ください。

機能④他システムとの連携

業務の効率化を進められるITツールは、他にも人事管理システムや給与計算システムなどがあります。

勤怠管理システムの中には他のシステムの連携に対応しているものもあり、より効率的にミスのない管理を実現できます。
例えば、従業員の勤怠データをCSV形式で出力し、給与計算システムに取り込むことで出退勤時刻から自動で給与を計算し反映させることができます。

機能⑤休暇や残業の申請・承認

従業員が有給休暇や特別休暇、残業の申請を送り、管理者や上長が承認するというフローがシステム上で完結します。
従来の申請方法では有給の取得は申請用紙を渡す必要があり、オフィスへ立ち寄る機会の少ない業種の従業員などはタイミングが合わず不便に感じるデメリットがありました。
申請機能によってタイムラグがなく申請が可能となり、同時にペーパーレス化を進めることができます。

残業の申請機能は、ワークライフバランスの改善や残業代の削減が期待できます。
残業申請というワンクッションを義務付けることにより、過度な残業をせず帰宅するという職場環境が整います。
また、応用的な使い方として、残業申請せず定時以降に打刻を行うと、エラーとなり打刻が反映されないという設定を行うことができます。

勤怠管理システムの機能を活用すれば、コンプライアンス意識の向上や業務の効率化が見込めます

いかがでしたか?
今回は、勤怠管理システムの基本的な機能を5つ紹介しました。

勤怠管理システムは、紙のタイムカードや申請用紙で行っていたものをシステムに一元化することで経費の削減と効率化を進めることができます。
他にも、勤怠情報の自動集計やシフト作成など管理者の負担を軽減する多くの機能があります。

EMEAO!では、ご相談内容に応じてそれぞれの企業環境に適した勤怠管理システムをご紹介いたします。
勤怠管理システムを導入して、クリーンで効率的な職場環境作りに取り組んでみませんか?

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この記事を書いた人

編集部員 城下

EMEAO!編集部員の城下です。雑誌編集者と人材コーディネーターの勤務経験を生かし、現在はWebコンテンツの作成を担当しています。業者選定ガイドでは真っ白でクリーンな情報を届け、皆様にとって有益な知識の溢れるお城となるようなメディアを目指します。よろしくお願いします!

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