シフト管理のために勤怠管理システムを導入する3つのメリット

営業時間が長い店舗や、インフラや医療など24時間体制での対応が求められる業種では、シフト制が多く採用されています。

しかし、毎月個々のスタッフのシフト勤務希望日時を取りまとめ、シフトを作成するのは、手間と時間のかかる煩雑な作業です。

シフト制の勤務形態をとる企業の管理担当者様は、もっとシフト管理業務にかかる
負担を減らし、効率的な人員配置を行いたいとお考えのことと思います。

しかし、導入や利用コストを考えると、勤怠管理システム導入に二の足を踏んでしまうこともあるのではないでしょうか？

そこで今回は、シフト管理に対応した勤怠管理システムを導入する、３つのメリットをご紹介します。
毎月のシフト作成に苦労しているご担当者様は、ぜひ参考にしてください。

メリット①シフト作成が簡単に行える

勤怠管理システムを利用すると、シフトの作成が簡単に行えます。

勤怠管理における「シフト」とは、勤務時間を月や週、曜日ごとに切り替える交代制の勤務形態を意味します。
シフト制ではスタッフごとに変則的なスケジュールで勤務が行われるため、シフト管理業務の担当者には、煩雑なスケジューリングや人員配置の調整などが課されます。

勤怠管理システムでは、それらスケジューリングや人員配置調整などを含むシフト作成を、自動化またはサポートする機能が構築されています。

以下に具体的な機能を紹介します。

勤怠管理システムでシフトの提出や管理ができる

勤怠管理システムを導入すると、シフトの提出や管理が簡単に行えるというメリットがあります。

これまでシフトを作成するには、まずスタッフ全員から希望日時を提出してもらい、それをシフト業務担当者が取りまとめる必要がありました。
そのため、人数が増えるほど、希望できる時間単位が細かくなるほど、担当者のシフト管理業務の負担が増大していました。

一方、勤怠管理システムを導入すると、上記のシフト提出とその管理が簡単に行えるようになります。

スタッフが勤怠管理システムのシフト申請画面から希望のシフトを提出すると、それらはクラウド上に自動的に保存されます。
シフト管理業務担当者は、それらの自動集計されたデータを、同じくクラウド上で一括管理をしたり、リアルタイムで確認したりすることができます。

勤怠管理システムがシフトを自動で組んでくれる

勤怠管理システムでは、曜日や時間ごとに必要な人数を設定すれば、自動的にシフトを組んでくれます。
そのため、ダブルブッキングや希望日の把握漏れなどの人為的ミスの発生を防ぐことができ、業務の効率化も望めます。

作成したシフトの共有ができる

また、作成および確定したシフトは、スタッフと管理業務担当者の間で共有することが可能です。
クラウド上のシフト表を共有することで、シフトの確認や変更が容易に行うことができます。

メリット②人員の過不足を勤怠管理システムが自動判断

勤怠管理システムでは、上述の通り、登録されたシフト情報を自動で集計することができます。
そのため、あらかじめ設定した必要な人員の数に対する、実際のシフト申請数の過不足を自動で把握することができます。

人員不足の際に勤怠管理システムからヘルプ要請も出せる

これにより、人員不足の際には、勤怠管理システムから自動でスタッフにヘルプ要請を出すこともできます。

メリット③最適な人員配置を行える

勤怠管理システムによっては、他の人事評価システムと連携することができます。
そのため、個々のスタッフのスキルや給与などを、シフト作成に利用することができます。

例えば、あらかじめ人件費の計算までをもしながら、一ヵ月のシフトを簡単に作ることが可能です。

勤怠管理システム導入で、シフト作成や人員配置などの業務効率化に取り組もう

いかがでしたでしょうか？この記事を読んでいただくことで、シフト管理に勤怠管理システムを導入する3つのメリットがご理解いただけたと思います。

勤怠管理システムを導入することで、シフト作成の手間を削減し、人員配置の改善を行うこともできます。

どんな勤怠管理システムを自社が導入すべきか検討中のご担当者様は、ぜひEMEAO!のコンシェルジュにご相談ください。