勤怠管理システム導入のメリットとデメリットを解説

今までの業務の進め方を変え、新しいツールの導入の際は不安がつきものです。
特に、勤怠管理システムは従業員の管理、そして給与計算に直結するものなので、「明確なメリットがなければ」と慎重に考えられている企業様も多いのではないでしょうか。

今回は、勤怠管理システムのメリットとデメリットをそれぞれ解説していきます。
勤怠管理システムの導入に少しでも不安を感じられている方は、ぜひ最後までお読みください。

勤怠管理システム導入のメリット

勤怠管理システムは、管理担当者と従業員、そして企業経営者にとってもメリットがあります。
ここからは、3つのメリットを紹介します。

勤怠管理システムの基本的な機能については、こちらの記事をご覧ください。

メリット①企業は法令を遵守できる

ブラック企業を問題視する声が大きくなっている昨今、法令順守の企業である証拠を持てることは大きなメリットです。

法定労働時間は1日8時間、週40時間が限度として定められており、超過分は時間外労働として別計算となります。
さらに、2019年4月1日には労働基準法が改正され、新たに有給休暇の消化が義務付けられました。

勤怠管理システムでは、打刻された出退勤時刻がリアルタイムで反映・記録されるため、「月末になるまで従業員の状況がわからない」ということを防ぐことができます。
また、休暇をとれていない従業員がいたら通知が来るように設定ができるため、法令を遵守した勤怠管理が実現できます。

メリット②従業員・管理者の負担軽減

どのような業務においても、手間を削減し生産性を上げられることは何よりのメリットです。

交通系ICカードにタイムカードとカードキーの機能をつけられるものや、指紋認証、顔認証、WEB・アプリ上での打刻など勤怠管理システムにはさまざまな打刻方法があります。
システムと連携したタイムレコーダーで打刻されたデータはそのままシステム上の勤怠記録に記録されるため、紙のタイムカードに記録してExcelに入力するといった手間を軽減できます。

直帰・直行や有給休暇の取得も、申請から承認がシステム上で完結できるため、「申請用紙を印刷して上司の承認を得て提出しなければならない」という一連の手順を大幅にカットできます。

勤怠管理システムを導入すれば、手間を削減できるため、残業が減り、コストの削減にもつながるというメリットもあります。

メリット③不正を防止できる

メリット②でも紹介したように、勤怠管理システムは対応しているタイムレコーダーと紐づけることにより、確実な勤怠の記録ができます。

生体認証や通勤定期券として利用しているICカードとの紐づけであれば、本人でなければ打刻ができません。
打刻の修正は管理者の権限によって設定可能です。
そのため、欠勤日や遅刻した日に仲の良い同僚に代理で打刻してもらうことや、あとで打刻時間を修正するという不正を防ぐことができるというメリットがあります。

打刻時間の修正自体は管理者権限で可能であることがほとんどです。
システムのエラー時や、うっかり打刻を忘れてしまった場合などは、規定をもうけた上で担当者への申請を義務付けるなど、あらかじめ社内ルールを明確にしておきましょう。

勤怠管理システム導入のデメリット

法令順守、負担軽減、不正の防止など、勤怠管理システムは間違いのないクリーンな企業経営が期待できるメリットがあることがわかりました。
それでは、デメリットはどのようなものがあるのでしょうか。
考えられる2点を対策とともに紹介します。

デメリット①費用対効果がわかりづらい

勤怠管理システムは、コストが少なからずかかってしまう反面、目に見えてわかりやすい費用対効果があるわけではないというのはデメリットといえます。

従業員にとって得られるメリットは「出退勤の打刻が簡単に済ませられる」「有給の申請が楽になる」程度で、管理者にとってのメリットのほうが多いです。
また、勤怠管理システムは管理者にとっても、作業時間の短縮というよりは、クリーンな企業経営を進め働き方改革を実現できる、という側面のほうが大きいツールです。

「費用対効果がない」という理由で、別の部署との対立を生むきっかけとなったり、運用を中止されてしまってはとても残念です。
このような事態が起こらないためには、全社での情報共有の徹底が大切です。

「労働基準法を守った企業経営を補助するツールである」というコンセプトを理解したうえで、導入目的や上記で解説したメリットをしっかりと解説し誤解や対立を防ぎましょう。

デメリット②就業規則が特殊な企業は相性が悪い場合も

企業によっては、同じ業務に複数の雇用形態（正社員、契約社員、派遣社員、アルバイトなど）の従業員が取り組んでいる場合があります。

フルタイムやパートタイム、シフト勤務といった複数の就業形態で運用している場合も多くあります。
このように、従業員ごとにルールが異なる場合は要注意です。
ひとつの就業規則を基準に運用する前提のシステムを選択すると、管理できない部分が出て手間となり、メリットを感じることができない可能性があります。

全従業員で勤怠管理システムを統一して設定をカスタマイズする、もしくは雇用形態ごとに勤怠管理方法を使い分けるなど対策を考える必要があります。

勤怠管理システム選びに失敗しないためのコツについては、こちらの記事もご覧ください。

勤怠管理システムはコストを削減しつつ正確な勤怠管理ができるメリットが。デメリットは綿密な事前準備で回避しましょう

いかがでしたか？
今回は、勤怠管理システムのメリットとデメリットについて解説しました。

勤怠管理における管理者や従業員の負担を軽減し、不正のない企業経営を実現できるという大きなメリットのある勤怠管理システム。
費用対効果がわかりづらく、企業環境によっては導入が難しい可能性がありますが、事前の商品調査や社内での準備をきちんと進めておくことである程度のリスク回避が可能です。

EMEAO!では、完全無料で企業環境に最適な勤怠管理システムをご紹介します。
「不安な点がある」「自社に合ったシステムがわからない」というお悩みを感じている方は、ぜひEMEAO!までご相談ください。