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タイムカードより勤怠管理システムを使うべき?導入メリットを解説

公開日:2020.01.17 最終更新日:2020.07.20

集計作業やカード保管の手間を減らすために、勤怠管理業務をタイムカードから勤怠管理システムに移行させたいとお考えの労務担当者様は多いのではないでしょうか?
しかし、勤怠管理システムの具体的なメリットや、なぜタイムカードより優れているのか分からないですよね。

そこで本記事では、タイムカードより勤怠管理システムを使うべき理由と導入メリットを解説します。
タイムカードによる勤怠管理を行っている労務担当者様は、ぜひご一読ください。

この記事でわかること
  • タイムカードより勤怠管理システムを使うべき理由
  • 勤怠管理システムの導入メリット

タイムカードより勤怠管理システムを使うべき理由

タイムカードより勤怠管理システムを使うべき理由としては、勤怠管理業務を効率化し人的ミスを減らせることがあげられます。
タイムカードは各社員がタイムカードで出退勤を記録する形式のため、集計作業が必要になりミスも出やすくなります。

しかし、勤怠管理システムはそれらの作業を自動で行ってくれるため、勤怠管理業務の効率化につながります。
勤怠管理システムでできてタイムカードでできない作業を、以下にまとめました。

勤怠管理システムでできてタイムカードでできない作業

  • 社員の打刻情報を自動で毎日集計
  • リアルタイムで各社員の勤怠状況を把握できる
  • 有給取得や直行直帰が把握しやすい

勤怠管理システムは、各社員の打刻情報をシステム上で自動で集計するため、タイムカードを労務担当者が回収して打刻情報を手打ち入力するという手間がかかりません。
そのため。入力ミスや申請漏れなどの人的ミスを減らすことが可能になります。

また、タイムカードであれば各社員の勤務時間や有休取得・直行直帰などを回収時にしか把握できないことに対し、勤怠管理システムはリアルタイムで各社員の勤怠状況を把握できます。

勤怠管理システムの導入メリット

ここまでで、タイムカードよりも勤怠管理システムを使うべき理由をご理解いただけたかと思います。
しかし、上記で述べた点だけでなく勤怠管理システムにはさまざまなメリットがあります。

次の項目では、勤怠管理システムを導入する3つのメリットを解説します。

メリット①初期費用が無料で始められる

勤怠管理システムにはクラウド型とオンプレミス型があり、クラウド型であれば初期費用なしで導入できます。

クラウド型勤怠管理システムは、ランニングコストとして1ユーザーあたりの料金を課金することで使用できます。
システムの利用料は、1ユーザーにつき300~500円なので、100ユーザーの場合は、月額30,000~500,000円ほどとなります。

メリット②社員全員が自分の勤怠状況を確認できる

勤怠管理システムはタイムカードの集計と異なり、各社員が手持ちの端末で自分の勤怠状況を確認できます。
出退勤の時間から月内の勤務時間を自動で計算してくれるため、残業時間も把握しやすく働き方改革に見合った労働ができるでしょう。

また、有給の取得数や消化数なども確認できるため、申請がしやすくなるというメリットもあります。

メリット③セキュリティ性が高く不正が起きにくい

タイムカードは基本的に各社員が管理するものであるため、セキュリティ性が低く不正が起きやすいという問題があります。
その点勤怠管理システムはサーバー上で情報を管理するため、セキュリティ性が高く不正が起きにくいというメリットがあります。

労務担当者も自分自身も閲覧できるため、正確な勤務状況を知ることができます。

タイムカードから勤怠管理システムに変えることで業務の効率化と人的ミスの軽減ができる

以上、タイムカードよりも勤怠管理システムを使うべき理由と、勤怠管理システムの導入メリットについて解説してきました。

タイムカードはあくまで打刻時刻を記録するためだけなので、集計作業や数値入力などの作業が必要になります。
しかし勤怠管理システムはそれらの作業を自動化して業務効率をあげるだけでなく、人的ミスを軽減させるも可能です。

導入メリットとしては、各社員が自分の勤怠状況を細かく把握することができ、不正を防ぐことも可能なめ働き方改革に大きく役立つでしょう。

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この記事を書いた人

編集部員 岡本

編集部の岡本です。以前はWEBディレクターとして中小企業のホームページ制作のディレクション等をしておりました。ユーザー様の声をきちんとコンテンツの内容や方向性に反映して、より良いメディアに出来るように日々精進してまいります。

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