2020.01.17

タイムカードの問題点と勤怠管理システムを導入するメリットを解説

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編集部員 岡本

編集部の岡本です。以前はWEBディレクターとして中小企業のホームページ制作のディレクション等をしておりました。ユーザー様の声をきちんとコンテンツの内容や方向性に反映して、より良いメディアに出来るように日々精進してまいります。

タイムカードで勤怠管理業務を行っている人事担当者様の中には、手作業で労働時間の集計をすることに手間を感じていらっしゃるのではないでしょうか?

そこでこの記事では、タイムカードの問題点と勤怠管理システムを導入するメリットを解説します。

この記事でわかること
  • タイムカードの問題点
  • 勤怠管理を電子化する3つのメリット

タイムカードの3つの問題点

タイムカードを使っていると、業務効率が悪い上に従業員のマネジメントにも支障が出てきてしまいます。
ここからは、タイムカードの問題点を3つ挙げていきます。

問題点①集計に時間がかかり人的ミスも多い

タイムカードを使用すると集計に時間がかかり、人的ミスも発生しやすくなります。
タイムカードを集計する側である人事担当者は、タイムカードを各部署から回収しに行ったり、カードをエクセルに手打ちする作業などがあります。

まず、タイムカードを回収しに行く時間もかかりますし、手打ちをしていると必ずミスが出てくるのでダブルチェックの工程も欠かせません。

タイムカードを使っていると、必然的に作業工数が多くなります。

問題点②勤怠状況をすぐに把握できない

タイムカードの記録をエクセルで集計するまで、各従業員の勤怠状況を把握することは難しいですよね。

勤務時間をすぐに確認できないと、勤務時間の調整ができていない部署や従業員に注意喚起を早期に行えません。
もし、自社で働き方改革も進めているのであれば、従業員の勤怠状況を把握することは必須です。

また、タイムカードに記録されていた勤務状況と実態がずれていた場合、正しい給与計算に支障が出ます。

問題点③機能がランニングコストに見合わない

タイムレコーダーには何種類かありますが、中でもタイムカードは紙代とインク代がかかります。

従業員が100名の場合、タイムカードのランニングコストは、下記の通りです。

  • タイムカード:1,000円~2,000円
  • インクカセット:1,500円~2,000円

タイムカードのランニングコストを抑える努力をしても、2,500円はかかります。
従業員の勤怠管理に手間がかかる上、打刻する機能しかない機器に2,500円かかってしまうのはコストに見合いませんよね。

勤怠管理を電子化する3つのメリット

勤怠管理をタイムカードから電子化することで、得られるメリットは3つあります。

メリット①勤怠状況を自動で正確に集計できる

勤怠管理をタイムカードから勤怠管理システムに変更すると、勤務状況を自動で正確に集計可能です。
勤怠管理システムにログインをして、打刻をするだけで出退勤が自動的に記録されます。

勤怠状況が自動で集計されるので、人事担当者はタイムカードを回収しに行く手間もエクセルに打ち込んで集計する作業もなくなります。

タイムカードの集計の手間がなくなることで、他の業務に回せる時間が増え業務改善にもつながるでしょう。

メリット②従業員の働き方まで目が届く

タイムカードで打刻をするとエクセルで集計するまで、勤怠状況の確認ができません。

勤怠管理システムを導入するとリアルタイムで従業員の勤怠を確認することができます。
労働時間をすぐに把握できることで、勤務時間の調整ができていない従業員や部署に対して注意喚起ができます。

勤怠管理システムによっては、残業時間の上限を設定すればアラートを出して残業調整を行えます。

システムを導入すると勤務時間を把握できて、働き方改革を進める動きにも対応できます。

メリット③ランニングコストと機能が見合っている

タイムカードから勤怠管理システムに変えるメリットは、費用対効果の向上が見込まれることです。

勤怠管理システム(クラウド型)のランニングコストは、1ユーザーあたりの料金で計算されます。
システムの利用料は、1ユーザーにつき300~500円なので、100ユーザーの場合は、30,000~500,000円です。

また、勤怠管理システムは、自社の従業員の勤怠管理だけでなく派遣社員やアルバイトのシフト管理などもできます。
ランニングコスト自体はタイムカードよりも上がってしまいますが、多岐に渡る雇用形態の従業員の管理もできることなどを考慮すると、ランニングコストと機能が見合っているはずです。

勤怠管理をシステム化すると費用対効果良く従業員の勤怠状況を正確に管理できます

勤怠管理システムを使うことのメリットは主に3つあります。

  • 勤怠状況を自動で正確に集計できる
  • 従業員の働き方まで目が届く
  • ランニングコストと機能が見合っている

勤怠管理システムを導入すると、タイムカードよりも費用対効果良く、従業員の勤怠状況を正確に管理できます。

業務効率化の向上をコストパフォーマンス良くはかりたいとお考えの企業様は、ぜひ勤怠管理システムの導入をご検討ください。

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