勤怠管理システム選定の４つのポイント

働き方改革が叫ばれる昨今、企業には従業員の勤怠を適切に管理することが求められています。
こういった状況に対処する人事労務担当者様や経理担当者様の中には、勤怠データの集計やチェックに多くの時間を費やさざるを得ない方もいらっしゃるでしょう。

また、シフト制やフレックスタイム制の導入などによって、勤怠管理の複雑化に頭を悩ませている担当者様もいらっしゃるかもしれません。

そのような勤怠管理の負荷を軽減し、業務の効率化を図ることができるのが、勤怠管理システムです。
利便性の高い勤怠管理システムですが、自社の勤務形態に合ったものを選ばなければ、うまく機能しないことも……。

そこで今回は、勤怠管理システム選定のポイントを、４つご紹介します。

勤怠管理システム導入を検討中の人事労務担当者様や経理担当者様は、ぜひ参考になさってください。

勤怠管理システム選定の４つのポイント

勤怠管理システムを選定する際に着目すべき、４つのポイントをご紹介します。

自社の就業規則・勤務体系に合っているか

勤怠管理システムを選ぶ際は、まず自社の就業規則および勤務体系に合っているかどうかを確認します。
なぜなら、企業の事業内容や規模、職種、雇用形態などで、就業規則や勤務体系は大きく異なるからです。

具体的には、まずシフト制や変形労働時間、交代制勤務などといった勤務形態に対応できる勤怠管理システムかどうかを確認します。

次に、直行直帰の記録や、場所ごとの勤務時間の記録が可能かどうかといった点も確認します。
勤務形態のバリエーションが多い場合、就業規則・勤務形態が特殊な場合には対応できない勤怠管理システムもあるので、注意が必要です。

また、支社や支店など、勤怠管理の対象が複数ある場合は、ネットワーク機能に対応している勤怠管理システムでなければ集計を行うことができません。

上記のように、就業規則や勤務体系によって、勤怠管理は複雑化していきます。
勤怠管理システムを選ぶ際には、自社の就業規則や勤務体系、細かなルールに対応できるシステムを選定しなければなりません。

打刻方法は従業員が使いやすいか

勤怠管理には、従業員の手による正確な打刻が欠かせません。
そのため、打刻システムは自社の勤務形態に則したものであるか、従業員が使いやすい打刻方法であるかの選定が必要です。

打刻機械には、タイムカードやICカードを利用するタイプの他、PCやスマートフォン端末を利用したタイプ、生体認証を利用したタイプなどがあります。

コストはどうか

勤怠管理システムを導入および運用するには、初期費用、月額利用料の他、打刻機器の購入やレンタルといった費用がかかります。

自社の従業員数や事業所数といった規模によって費用は大きく異なるため、勤怠管理システムを選定する際には注意が必要です。

法令遵守の仕組みはあるか

勤怠管理システムの選定には、働き方に対する法令順守の仕組みがあるかどうかも重要なポイントとなります。

2019年4月1日、働き方改革の一環としていくつかの労働関連法が改正されました。
これに伴い、より適切な勤怠管理を行うことが、企業には求められています。

働き方改革と勤怠管理システム

適切な勤怠管理とは例えば、月100時間、複数月平均80時間超の残業時間の把握といったものです。

勤怠管理システムによっては、こういった法令を遵守するための仕組みや機能が搭載されています。
具体的には、残業時間が設定した水準を超えると上司や本人に通知のいくアラート機能や、年次有給休暇の付与や取得を記録する仕組みなどがあります。

働き方改革の推進に伴い、今後も労働時間に関する法改正があるといわれています。
勤怠管理システムを選ぶ際には、こういった法改正などに合わせて自動でアップロードしてくれるかどうかといった点を重視するとよいでしょう。

勤怠管理システムは自社の勤務形態や労働実態に合わせて選ぼう

今回は、勤怠管理システム選定の４つのポイントについて紹介してきました。
自社にとって、どんな勤怠管理システムの導入が必要か判断する材料となりましたでしょうか？

勤怠管理システムを導入することで、事業者様は勤怠管理業務に関するコストを削減できます。
また、適正な就業管理を行うことは、社員のモチベーションアップにもなります。

勤怠管理を効率化したい事業者様は、ぜひ勤怠管理システムの導入をご検討ください。