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勤怠管理システムがもたらすコスト削減4つの効果

公開日:2019.12.18 最終更新日:2020.09.10

組織の運営に携わっている経営者であれば、経営に関わるコスト削減について常に考えていらっしゃるのではないでしょうか?

実は労働時間の管理を自動化することでコストを削減できます。
勤怠管理システムを取り入れると今までの会社の体制を変更しなければいけなくなる可能性も。
体制を変えることを考慮すると、勤怠管理システムの導入をためらってしまうこともあるでしょう。

この記事では、勤怠管理システムを導入すると得られるコスト削減効果について4つ紹介します。

勤怠管理システムで得られるコスト削減4つの効果

勤怠管理システムを導入することでもたらされるコスト削減の効果を4つ紹介します。

コスト削減効果①ペーパーレス化

紙のタイムカードをペーパーレス化

勤怠管理システムを導入することで、ペーパーレスを実現できます。
ICカード型・指紋や声紋などの生体認証型・位置情報を利用したスマホ型などの方法があります。

紙のタイムカード使っていると1枚10~20円のタイムカード代と、タイムカードに従業員の名前を打刻するコストなど前準備のコストや、保管コストがかかってしまいます。

一方、勤怠管理システムであればどの方法を選択しても、物理的にかかるコストが削減できます。

申請書をペーパーレス化

勤怠管理には申請書がセットで付いてくると言っても過言ではありません。
残業申請書や休日出勤届、有給休暇申請書などがあげられます。

申請書は勤怠管理システムを導入することで電子化できます。
申請書を電子化すると、社員が申請書を出しに業務から離れる時間的コストも削減できるので業務効率化にもなります。

パソコン上で全ての申請・承認・事務処理を終わらすと紙代だけでなく人的コストの削減にもなります。

コスト削減効果②システムの自動化で工数を削減

データ入力を自動化

データ入力はタイムカードの打刻時間をパソコンに入力する単純作業です。
しかし、入力ミスがないように気をつける必要があるので、多くの時間がかかってしまいます。

データ入力を勤怠管理システムで自動化すると、データ入力が一瞬でミスなく終わります。

最適な方法は、会社の規模や就業形態によりますが、事務員のデータ入力がなくなるのでその分コストを削減できます。

計算を自動化

労働時間の計算は複雑なため、計算に時間がかかる上にミスが起きやすい作業です。
勤怠管理システムで自動化することで、計算にかかる時間が削減できてミスもなくなります。

システムにあらかじめ労働時間の計算条件を設定しておくだけで計算がされます。
裁量労働制やシフト制、部署によって労働時間の計算方法が違うなど、条件が複雑でも問題ありません。

コスト削減効果③不正打刻を防止して残業代を削減

勤怠管理システムを導入していない場合、労働時間を従業員の申告に任せることになります。
従業員が残業代を得るために、労働時間を少し上乗せして申告してしまうこともあります。
また、悪質で稀なケースですがわざと労働時間を長くして、退職後に違法労働時間をさせられていたと訴えられてしまうことも。

残業代の上乗せや悪質な金銭目的の労働時間改ざんの不正によるコストとリスクは、勤怠管理システムを導入すれば削減できます。

コスト削減効果④法改正にもコストをかけずに対応できる

勤怠管理はすべて労働法に基づいて行われています。
労働法が改正されると、法改正に合わせて管理の仕方を変える必要があります。

勤怠管理に関わることを労働法が改正される度に学んでいても、給与の未払いなどの人的ミスによるトラブルになる恐れがあります。

勤怠管理システムは法改正にも対応しているので、従業員を育成するコストもトラブルによる損失も削減することができます。

勤怠管理システムは業務効率化向上だけでなく人的ミスも防ぎます

勤怠管理は法律や会社規則でルールが決まっています。
ルールが決まっていてシステム化されていることに関しては、コンピューターが一番得意としていることです。

勤怠管理を人間が行っていては、ミスとコストは削減できませんよね。
もし勤怠管理を人が行っているのであればコスト削減のチャンスです。

まだ勤怠管理システムを導入していないのであれば、今すぐ導入することをおすすめします。

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この記事を書いた人

編集部員 岡本

編集部の岡本です。以前はWEBディレクターとして中小企業のホームページ制作のディレクション等をしておりました。ユーザー様の声をきちんとコンテンツの内容や方向性に反映して、より良いメディアに出来るように日々精進してまいります。

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