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勤怠管理システム導入で業務が簡単になる4つの理由

公開日:2019.12.19 最終更新日:2020.09.10

社員の勤怠管理に膨大な時間を費やしている企業様はいらっしゃるのではないでしょうか?
もしかすると勤怠管理を手間に感じているのは人事や総務の社員だけでなく、実際に使っている社員も申請などを面倒だと感じているかもしれません。

この記事では、まだ勤怠管理システムの導入を検討中の企業様に向けて、勤怠管理システムを導入すると業務効率化に繋がる理由を4つ紹介します。

勤怠管理システム導入で業務効率化がはかれる4つの理由

業務を簡単に早く行えるかは、業務効率化あたり大事な要素です。
ここからは、勤怠管理システムでできる業務効率化の機能を紹介します。

① 申請・承認作業が簡単にできる

クラウド型の勤怠管理システムを導入すると、パソコン以外の端末からもシステムにログインできます。

インターネット環境があれば、パソコンだけでなくスマートフォンとタブレットからも、直行直帰の申請、有給取得などの申請ができます。

管理者側には、従業員が申請した際にメールで通知が来てシステム上で承認ができます。
承認までの流れをシステム化することができ、複数人の承認が必要な場合は承認のフロー図を調整することも可能です。

勤怠管理システムを導入後は、管理する側も利用する側も手間なく運用ができます。

② 勤怠データから残業時間を自動集計できる

勤怠管理システムは手入力やタイムカードでの打刻と違い、正しい労働時間を把握できるようになります。

記録された勤怠データは管理画面から、実労働時間や残業時間などのデータを確認することができ、打刻時刻をエクセルに手入力する必要がなくなります。

集計したデータは、社内で使われている給与計算システムに合わせたデータとして出力ができます。
勤怠管理システムを導入すれば月末月初の集計業務にかかる時間を無くすことができます。

③その日のうちに勤怠状況を把握できる

これまでタイムカードや出勤薄などで打刻をするとエクセルで集計するまで、勤怠の確認ができませんでした。
勤怠管理システムを導入すればその日のうちに従業員の勤怠を確認することができます。

勤務時間をすぐに把握できることで、勤務時間の調整ができていない従業員や部署に対して注意喚起ができます。
勤怠管理システムによっては、残業時間の上限を設定すればアラートを出して残業調整を行えます。

システムを導入すると勤務時間を把握できて、働き方改革を進める動きにも対応できます。

④自動でシフト管理ができる

勤怠管理システムには、基本的にシフト管理機能が備わっています。
従業員が希望のシフトを入力するだけでシフトの調整が可能です。

従業員がシフトの提出を忘れていても、通知機能があるのでシフトに漏れがありません。
また、自社の繁忙期を設定することで、人員の過不足の計算も自動で行います。

シフト作成を自動化することで、シフト調整作業は人員が足りない時に従業員に出勤を依頼するだけになります。

勤怠管理システム導入で業務効率化ができる理由は4つあります

タイムカードなどで勤怠を管理するより、勤怠管理システムを導入するべきメリットをご理解いただけたでしょうか?

勤怠管理システムができる業務効率化につながることは下記の4つです。

  • 申請・承認作業が簡単にできる
  • 勤怠データから残業時間を自動集計できる
  • その日のうちに勤怠状況を把握できる
  • 自動でシフト管理ができる

従来、紙ベースで行っていた勤怠管理や申請などでは紙代とインク代がかかっていたり、残業時間をすぐに確認できないために勤務時間の調整に時間がかかっていたと思います。
また、特に医療系の現場ですとシフトを組むのに時間がかかっていたりしていたのではないでしょうか?

勤怠管理システムを導入するとこうした手間がなくなるため、業務効率化に繋がります。
この記事を参考に勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

編集部員 岡本

編集部の岡本です。以前はWEBディレクターとして中小企業のホームページ制作のディレクション等をしておりました。ユーザー様の声をきちんとコンテンツの内容や方向性に反映して、より良いメディアに出来るように日々精進してまいります。

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